صاحبان کسب و کار اغلب حسابداری خود را به دلیل بسیاری از ترس از نمایندگی اطلاعات حساس مالی، خواسته کنترل کامل و هزینه های کارکنان را کاهش می دهد. این دلایل، در حالی که مطمئنا برای شروع و عملیات کوچکتر قابل اعتماد است، به مرور کسب و کار شما رشد می کند. برخی صاحب نظران وظایف حسابداری را به اعضای خانواده و یا کارمندان مورد اعتماد منتقل می کنند، اما کارآفرینان موفق و باهوش به سرعت یاد می گیرند که حسابداری و امور مالی به عنوان یک منبع درآمد کسب شده است و از مدیریت حرفه ای متخصصان مالی ماهر مستثنی است.
سه مقام اصلی مدیریت مالی در اکثر بنگاه ها عبارتند از حسابدار یا حسابدار، مدیر عامل و مدیر ارشد مالی یا مدیر مالی.
به عنوان یک صاحب کسب و کار، شما ممکن است خودتان مسئولیت های این موقعیت ها را به عهده بگیرید یا آنها را به یک کارمند یا متولی مورد اعتماد تحویل دهید، اما به محض رسیدن کسب و کار، بیشتر صاحبان متوجه می شوند که متخصصان استخدام، مزایای ارزش افزایی جامع را ایجاد می کنند، مسائل مربوط به کسب و کار نتایج استخدام متخصصان حسابداری شامل موارد زیر می شود: - اما محدود به آن نیست - مزایای کسب و کار زیر:
- پیدا کردن صرفه جویی در هزینه در فرایند تولید، روابط فروشنده، عملیات اداری و مدیریت کارکنان
- صرفه جویی در مالیات
- مدیریت حجم روزافزون از پرونده های داخلی و گزارش های خارجی
- طراحی یک شبکه ایمنی مالی با رفع خطرات با پوشش بیمه، مدیریت موجودی، تنوع و ارزیابی تهدید مالی
- گسترش برنامه ریزی
- دستمزد دستمزد
- عملیات ساده سازی و به حداکثر رساندن سود
- اجتناب از جریمه ها، جریمه ها، رتبه بندی اعتباری پایین تر و هزینه های بهره که از لحاظ گمرکی گم شده است، اشتباه محاسبه حقوق و دستمزد، فراموش کردن پرداخت صورتحساب و از دست رفتن فرصت های تجاری حساس به زمان
در واقع، اکثر کسب و کارها با استخدام کارکنان مالی حرفه ای برای مدیریت عملیات تجاری روزانه خود، صرفه جویی می کنند.
با این حال، بسته به اندازه کسب و کار شما، صنایع و عوامل دیگر، ممکن است فقط یک حسابرس نیمه وقت داشته باشید یا نیاز به یک کارمند مالی کامل داشته باشید که شامل یک کنترل کننده و مدیر مالی می باشد. تصميم گيري كه كاركنان مالي شما واقعا نياز دارد، يك تصميم پيچيده است كه به عوامل متعدد بستگي دارد. تقاضای شما تقریبا به طور قطع در طول زمان تغییر خواهد کرد و اگر کسب و کار شما با موفقیت رشد کند، شما می توانید از طریق تمام این موقعیت ها چرخه را تجربه کنید. بخش های زیر جزئیات هر یک از حرفه ای را توضیح می دهد و زمانی که کسب و کار شما ممکن است نیاز به یک یا چند از این متخصصان مالی:
توابع حسابداری اساسی
اکثر کتابفروشی ها به طور واضح ضبط کرده اند آنچه که قبلا در این شرکت مالی انجام شده است با تأثیر کمی یا بدون تاثیر بر استراتژی کسب و کار. حسابداران بر مبنای مبادله کار می کنند و به ندرت در مورد معاملات تجاری آینده تصمیم می گیرند. یک حسابدار با استعداد ممکن است گزینه های شما را توضیح دهد، سوابق و گزارش های موجود را حفظ کند، اختلافات را در کتاب ها شناسایی کند و ایده های صرفه جویی در هزینه را پیشنهاد کند، اما مشاغل اصلی آنها این است که تجارت و معاملات مالی آن را ثبت کند و گزارش ها را از این اطلاعات کامپایل کنند. برخی از وظایف روزانه یک حسابدار شرکت عبارتند از:
- ضبط فروش، هزینه ها، حساب های قابل پرداخت و حساب های دریافتنی
- هزینه های نظارت بر منابع، هزینه های اداری، اجاره، خدمات پس از فروش و سایر هزینه های ثابت و متغیر
- مدیریت حقوق و دستمزد ، ضمانت مالیاتی، حساب های مالیاتی فروش، ضمانت دستمزد و کسر بیمه
- اطمینان از اینکه اشکال و اسناد ضروری به طور کامل تکمیل و ذخیره می شوند
- آماده سازی گزارش های روزانه، هفتگی، ماهیانه، سه ماهه و سالانه برای مدیریت، سازمان های دولتی، سهامداران، کارمندان و سهامداران
- پرداخت صورتحساب در زمان
- تحقیق در مورد تامین کنندگان جایگزین و مقایسه هزینه ها
- شناسایی مناطق مشکل مانند زباله، مدیریت سوء مدیریت، تقلب و سرقت
- ردیابی مواد، منابع، موجودی و منابع انسانی
- آماده سازی مالیات و سپرده های مالیاتی روزانه، ماهانه یا سه ماهه برای شهر، ایالتی، IRS، سازمان های بیکاری و شرکت های بیمه
- مدیریت کار و بیمه کارکنان و برنامه های بهداشتی
- حفاظت از سوابق شرکت
- برآورد و پیدا کردن و پرداخت خدمات و تعمیرات مردم
- بررسی مشکلات رعایت موارد
- رسیدگی به مسائل اعتباری مشتری در داخل و اعتبار کسب و کار با فروشندگان خارجی و وام دهندگان خارجی است
دانستن زمانی برای استخدام حسابدار
بیشتر صاحبان کسب و کار - به ویژه کسانی که دارای یک روحیه کارآفرینی هستند - در حال رشد هر جنبه ای از کسب و کار خود هستند و حسابداری با تمام نرم افزار های بصری که در دسترس است، آسان تر شده است. این کاملا برای صاحبان کسب و کار امکان دارد که کتاب ها را نگه دارند، اما لزوما به عنوان کسب و کار رشد نمی کند. وقتی که کارهای کاغذی شروع به کنترل مدیریت زمان، رضایت شغلی و یا کارآیی خود می کند، وقت آن است که حسابداری استخدام شود. شما ممکن است نیازی به استخدام یک کارمند تمام وقت نداشته باشید و حتی می توانید تمام یا بخشی از کارهای حسابداری مانند حقوق و دستمزد را خارج از کنترل کنید. اگر یکی از موارد زیر به شما و کسب و کار شما اعمال می شود، یک حسابرس استخدام می کند:
- شما واقعا حسابداری را درک نمیکنید، اما به نرم افزار اعتماد کنید تا همه چیز را که شما باید بدانید به شما بگویم.
- شما با کدهای مالیاتی و استراتژی های اجتناب مالی آشنا نیستید.
- کسب و کار شما رشد سریع در یک زمان کوتاه است.
- سرمایه گذاران، وام دهندگان و یا سهامداران مایلند گزارش های حرفه ای تهیه کنند.
- شما زمان بیشتری را صرف انجام این کتاب صرف ساختن فروش یا کسب و کار جدید می کنید.
- شما قصد دارید به یک منطقه دیگر، صنعت یا خط تولید بپردازید.
- شما می خواهید برای خرید، فروش و یا فروش دارایی ها.
- شما اطلاع دارید که کتابهای شما مورد بازبینی قرار خواهند گرفت.
استخدام یک کتابفروشی لازم نیست که فرایند دردناکی باشد زیرا شما می توانید با برون سپاری کار را به یک شرکت حسابداری حرفه ای آغاز کنید. این استراتژی بسیار موثر است اگر شما با حسابداری، استخدام حسابدار یا حسابرسان و یا متقاضیان برای مشاغل مالی آشنا نیستید.
چه موقع باید یک کنترل کننده را استخدام کرد
کنترل کننده ها، که گاهی اوقات حسابرسان نامیده می شوند، حسابرسان، مدیران مالیاتی، مدیران اعتباری و سایر کارکنان حسابداری را تحت نظارت می گذارند در حالی که به طور مستقیم به مدیر مالی، مدیر عامل یا صاحب کسب و کار گزارش می دهند. در شرکت های کوچک تر، یک کنترل کننده ممکن است تنها حسابدار رسمی خبره در شرکت باشد یا یک تیم حسابداران را نظارت کند. بسیاری از این متخصصان وظایف خود را با کمک یک کارمند، حسابدار یا دستیار اداری مدیریت می کنند.
کنترل کننده حسابدار اصلی این شرکت است و مسئولیت تهیه صورتهای مالی، طرح های تجاری، بودجه، مالیات، گواهینامه های انطباق و پروژه های خاص مانند برنامه ریزی استراتژی های کسب و کار کوتاه مدت و بلند مدت، کسب و کار، فروش دارایی ها، ادغام شرکت ها و تامین مالی یا سرمایه گذاران. مدیران ارشد مالی در سطح متوسط، کنترل کننده ها معمولا وظایف زیر را انجام می دهند:
- مدیریت کارکنان مالی
- چک های ثبت نام و تحمل مسئولیت مسئولیت برای عملیات شرکت.
- به گزارش مالی و اسناد مربوطه مراجعه کنید.
- ایجاد سیاست های مالی و روش های مالی شرکت.
- برای بررسی داخلی ایجاد گزارش کنید.
- سیاست های مدیریت بیمه و مدیریت ریسک.
- حفاظت از دارایی های شرکت
- تهیه، نظارت و به روز رسانی بودجه.
- آمادگی ویژه برای ارائه عمومی
- مشاوران صاحبان و مدیران در بازارهای مالی، روند و بهترین شیوه.
- استراتژی های مالیاتی پیشگیرانه را توسعه دهید.
- نرم افزار حسابداری را انتخاب و اداره کنید.
- مجموعه ها را دنبال کنید
- مقابله با مسائل مربوط به منابع انسانی مانند حفظ پرونده کارکنان.
- آموزش کارکنان در مورد مزایای کارکنان و مسئولیت های کسب و کار.
نشانه هایی که نشان می دهد کسب و کار شما نیاز به کنترل کننده دارد
بزرگتر کسب و کار شما رشد می کند، بیشتر احتمال دارد شما بیش از یک حسابدار نیاز داشته باشید. اگر سهامداران دارید یا یک هیئت مدیره که متشکل از افرادی که دوست ندارند، نزدیک همکاران و خانواده هایی که منصوب کرده اید، استخدام یک کنترل کننده، یک عمل تجاری صحیح است که از شرکت و دارایی های شما محافظت می کند. به طور کلی، یک کنترل کننده بر حسابداری تمرکز می کند در حالی که یک CFO بر روی امور استراتژیک تمرکز می کند.
همانطور که ذینفعان شرکت گسترش می یابد، یک کنترل کننده گزارشات مدیریت تاکتیکی و نظارت بر کارکنان را در مورد مسائل حسابداری ارائه می دهد در حالی که CFO برنامه ریزی مالی می کند و مسئولیت کنترل و تیم حسابداری را بر عهده دارد. اکثر شرکت های کوچک نمی توانند یک کنترلر تمام وقت را بفروشند، اما به عنوان کسب و کار رشد می کنند، شما نمی توانید بدون کنترل کننده کار کنید، حتی اگر او در یک زمان یا مشاوره ای عمل کند.
هنگامی که استخدام یک افسر مالی اصلی
کارفرمایان فراتر از محدودیت های شدید با مشارکت در تصمیم گیری های تجاری و حمایت از بهترین منافع مالی سازمان می پردازند. همانطور که هر کارآفرین یا صاحب کسب و کار چاشنی می داند، ارزیابی دقیق مالی تنها یکی از اهداف کسب و کار موفق شرکت است. ابتکاراتی که سود قابل توجهی به دست می آورند می توانند به راحتی شرکت را با مشتریانی که دوست ندارند با قیمت های بالا برای محصولات پایین تر یا مشتریان وفادار که اهداف، اصول، تعهدات زیست محیطی و یا تکنیک های عملیاتی را به ارمغان می آورند، دوست ندارد.
بهترین CFO ها نه تنها هزینه های انجام کسب و کار را ارزیابی می کنند بلکه خطرات و تهدیداتی که هر سازمانی می تواند ایجاد کند. کارفرمایان به عنوان مقامات ارشد شرکت های بزرگ، کارفرمایان با صاحبان، هیئت مدیره، مدیر ارشد و دیگر سهامداران اصلی کار می کنند و نقش مهمی را در تحقیق و توسعه، نظارت بر شرکت، نظارت بر مقررات و عملیات روزمره ایفا می کنند. وظایف CFO دیگر عبارتند از:
- هدایت یک شرکت را از طریق ادغام، ادغام، پیشنهادات عمومی و تغییرات در ساختار و عملیات تجاری
- مدیریت گسترش تجارت بزرگ به بازارهای جدید
- حمایت از شیوه های مالی صحی در تصمیم گیری پیچیده
- مدیریت دارایی ها و روابط مالی با سهامداران مختلف
- عملیات ساده سازی
- ارزیابی و مدیریت خطرات مالی
- برنامه ریزی اهداف کوتاه مدت و بلند مدت مالی
- تفسیر داده های بازار از شاخص های مختلف مالی و روند تجاری
- درک دلایلی که بازارهای تجاری به نحوی انجام می دهند
- تعیین نحوه سرمایه گذاری دارایی های شرکت
- پیش بینی روند بازار و چگونگی شرکت می تواند بر روی آنها سرمایه گذاری کند
هر بخشی از این شرکت به شدت بر وظایف مشترک CFO خود نظارت دارد: نظارت کنترل، مدیریت خزانه و برنامه ریزی و پیش بینی امور مالی بحرانی.
نیازهای مداوم مالی نیازهای مالی بیشتری دارند
نیاز به حسابداری و حسابداری در حال رشد است، زیرا کسب و کارهای کوچک و متوسط به رشد خود ادامه می دهند. صاحبان یا اعضای تیم تعیین شده اغلب حسابداری برای شرکت های کوچک و راه اندازی را با کمک نرم افزار حسابداری اداره می کنند. با این حال، در نهایت، اکثر کسب و کارها تعیین می کنند که استخدام کارفرمایان حرفه ای - چه در زمان کامل و چه در زمان و در خانه یا برون سپاری - کارکنان را برای انجام وظایف اصلی کار آزاد می کند و باعث افزایش دقت، انطباق و نظارت بیشتر می شود. کتابفروشی مناسب تضمین می کند که گزارش ها در زمان ثبت شده و به شرکت ها کمک می کنند استراتژی های صرفه جویی در هزینه، تقلب، سرقت و زباله را شناسایی کنند.
همانطور که کسب و کار شما رشد می کند و تقاضا برای زمان شما ضرب می شود، ممکن است متوجه شوید که شما نیاز به یک کارمند مالی دارید که تحت نظارت یک کنترل کننده یا یک مدیر مالی برای مدیریت امور مالی فزاینده شرکت است. گزینه های شما شامل استخدام کارکنان تمام وقت، کارکنان در خانه و یا برون سپاری حسابداری و وظایف مالی به یک حسابداری حرفهای حرفه ای است. هر دو گزینه روش های معتبر برای تقویت قدرت مالی کسب و کار شما هستند اما بسیاری از کسب و کارهای کوچک و متوسط از مزایای استخدام مشاوران در صورت نیاز به منظور اجتناب از هزینه های بالا برای استخدام حرفه ای تمام وقت بهره مند می شوند.