برای بسیاری از کسب و کارها، بخش حسابداری قابل پرداخت، توجه زیادی را به خود جلب نمیکند، مگر اینکه چیزی نادرست باشد. با این حال، از بخش حسابداری قابل پرداخت، که به خوبی اجرا می شود، بسیار زیاد است. برعکس، مشكلات زیادی وجود دارد كه می تواند از یكی است كه صرفا در حال شكستن است. این بخش اغلب تأثیر زیادی بر جریان نقدی کسب و کار دارد و فرصت هایی وجود دارد که می توانید از استفاده از توافق نامه های پرداخت با تامین کنندگان بهره مند شوید یا از دست بدهید.
اداره حسابداری قابل اعتماد باید قادر به استفاده از تخفیف های حجم و تخفیف های اولیه پرداخت و همچنین تعیین بهترین راه برای نگه داشتن بیشتر پول نقد در یک کسب و کار برای سایر هزینه ها و سرمایه گذاری باشد. این اداره همچنین باید بتواند اطمینان حاصل کند که تامین کنندگان تعهدات خود را براساس موافقت نامه ها و قراردادهای خود برآورده می کنند ، بنابراین اگر استانداردهای حجم یا کیفیت نتوانند، مسائل حل و فصل و اقدامات اصلاحی مناسب صورت پذیرد.
مشكلات حساب قابل پرداخت مشترك
اگر چه فرصت های زیادی برای کاهش هزینه ها و آزاد سازی پول نقد وجود دارد، اما موانعی نیز وجود دارد که شرکت ها در تلاش برای دستیابی به این اهداف با آن مواجه هستند. مطالعه 2014 بهینه سازی حساب های حسابداری کانن در بر داشت که پردازش کاغذ یکی از بزرگترین منابع مشکلی برای بسیاری از سازمان ها بود، با توجه به زمان لازم برای رسیدگی به صورت حساب های کاغذی که بزرگترین مسئله است.
سایر منابع عمده نگرانی عبارت بودند از:
- اطمینان از اینکه پرداخت ها به موقع انجام می شود
- ساده سازی روند تأیید صورتحساب
- دریافت بهترین شرایط پرداخت با تامین کنندگان و اطمینان از اینکه تعهدات در هر دو طرف برآورده شده است
- کار با انواع حسابداران تامین کننده و سیستم های صورتحساب
- ضبط و تایید امنیت داده ها و معاملات
بسیاری از مسائل ذکر شده با توجه به فاکتورهای کاغذی بدتر شده یا ایجاد می شوند. کارهای ضایع شده در بسیاری از سازمانها مشکلی مکرر است که منجر به پرداخت های دیر یا ناپدید شده می شود. علاوه بر این، در حالی که تعدادی از شرکت ها علاقه مند به چاپ دیجیتالی پرونده های خود هستند، اکثر تأمین کنندگان هنوز فاکتور نامه های کاغذی را ارسال می کنند و یا توسط فکس ارسال می کنند.
اکثر کسب و کارهای کوچک حسابداری حساب های قابل پرداخت خود را اداره می کنند، و بسیاری از این ها به صورت دستی انجام می شود. از آنجایی که تعداد کمی از تأمین کنندگان برای پرداخت صورتحساب الکترونیکی تغییر کرده اند، اکثر سازمان ها مقدار زیادی از نیروی انسانی را به صورت دستی وارد داده و کپی دیجیتالی مستندات می کنند.
استفاده از اسناد کاغذی اغلب روند تأیید فاکتور را کاهش می دهد از زمانی که کپی ها باید ساخته شوند و به اعضای مناسب مدیریت برای بررسی منتقل شوند. هنگامی که کارهای کاغذی به راحتی قابل دسترسی و یا در دسترس در یک فرمت دیجیتال نیست، یک چالش برای تجزیه و تحلیل داده ها و اطمینان از اینکه بهترین توافقنامه پرداخت دریافت می شود و تعهدات برآورده می شود، چالشی است. قراردادهای تخفیفی در زمان و به موقع می توانند به راحتی از بین بروند، اگر کسب و کار قادر به انجام پرداخت ها نباشد، بنابراین مسائل مربوط به کارهای کاغذی می تواند گران باشد.
بهبود و بهینه سازی
با توجه به این واقعیت که تعدادی از مسائل مربوط به اجرای درست حسابهای قابل پرداخت، از همان علل ریشه ای ناشی می شود، تعدادی تنظیمات نیز وجود دارد که سازمان ها می توانند آن را انجام دهند که در همان زمان به چند نگرانی مربوط می شود. سه روش موثر که کسب و کار می تواند فرایندهای بخش حسابداری قابل قبول خود را ساده تر کند عبارتند از:
- از تشخیص شخصیت شی برای استفاده از مقاله های دیجیتالی استفاده کنید
- از پورتال های آنلاین استفاده کنید که برای تامین کنندگان قابل دسترس هستند
- ایجاد گردش کار مدیریت
OCR
در حالی که بسیاری از شرکت ها به طور معمول از اسکنر ها برای ایجاد نسخه های دیجیتالی از کارهای کاغذی استفاده می کنند، این به طور کلی تنها شامل ایجاد یک تصویر از یک سند است که در یک کامپیوتر ذخیره می شود. این به این معنی است که اطلاعات هنوز باید به صورت دستی وارد یک پایگاه داده شود، در حالی که از دست دادن سوابق کمتر از یک مسئله است، هنوز زمان زیادی نیاز است.
شناسایی شخصیت شی یا OCR شامل اسکن یک سند و بازیابی اطلاعات از آن است. این داده ها می توانند به طور خودکار به پایگاه داده یا صفحه گسترده اضافه شوند. فرآیند OCR به کاهش شماره خطاهای ورودی دستی کمک می کند و اجازه می دهد تا اطلاعات به محض دریافت کاغذ و مدارک وارد شود. OCR برای یک کارمند به عنوان یک اسکن یک سند برای ایجاد یک فایل تصویری به همان زمان نیاز دارد و عموما هیچ گام اضافی نیاز ندارد. در هر گارتنر، سازمان هایی وجود دارند که می توانند 80 درصد یا بیشتر از صورت حساب خود را بدون کارمند که مستقیما درگیر آن هستند، ارسال کنند.
پورتال های عرضه کننده
ساده سازی روند ورود به فاکتورها و داده ها به یک سیستم متمرکز می تواند کسب و کار را برای ایجاد یا استفاده از یک پورتال آنلاین فعال کند که به کسب و کار و تامین کنندگان آن اجازه می دهد تا سفارشات را دنبال کند، به فاکتورها نگاه کند و زمانی که پرداخت ها انجام می شود. ایجاد این اطلاعات در دسترس تعدادی از افراد در یک سازمان می تواند به اطمینان از اینکه اداره حسابداری قابل نظارت نظارت مناسب دارد کمک می کند و می تواند به افزایش زمان لازم برای تایید فاکتورها کمک کند. تامین کنندگان اجازه دسترسی به پورتال این شرکت ها را قادر می سازند تا فاکتورها را ارسال و پرداخت ها را پیگیری کنند و همچنین از هر گونه مسائل مربوط به تامین منابع دریافت شده یا مسائل مربوط به صورتحساب مطلع شوند.
ایجاد جریان و پروسه های کاری
با این وجود، سازمان تصمیم می گیرد که تلاش های مدیریت اطلاعات خود را انجام دهد، مهم است که یک فرایند قانونی برای مدیریت حساب ها و پرداخت ها وجود داشته باشد. این امر کسب و کار را قادر می سازد تا اطمینان حاصل شود که عملیات ها کار می کنند و گزینه های دیگری را پیدا می کنند، در صورتی که آنها دست و پا گیر هستند یا منجر به خطا یا تاخیر شوند. با توجه به Deloitte، این فرآیندها باید جزئیات حسابرسی مربوط به حساب حسابرس را زمانی که یک فاکتور دریافت می کنند، چگونه اطلاعات وارد شده و به اشتراک گذاشته می شود و چه فرایندی برای دریافت صورتحساب تایید شده است. همچنین باید دستورالعمل هایی برای تعیین بهترین شیوه های برخورد با پرداخت انواع مختلف تامین کنندگان وجود داشته باشد.
در حالی که بسیاری از تامین کنندگان برای مدت 30 یا 90 روز از تخفیف برای تخفیف استفاده می کنند، اگر این کار باعث جلوگیری از جریان نقدی سازمان می شود، ارزش تخفیفی ندارد. همچنین ضروری است که یک روش برای تأیید این باشد که شرکت و تامین کنندگان در حال اجابت قرارداد یا قرارداد هستند. ایجاد جریان کاری برای مقابله با این مسائل می تواند به سازمان ها کمک کند تا انتخاب های مناسب را انجام دهند.
هنگامی که تامین کنندگان در زمان، مقادیر کافی یا مقادیر مناسب سهام عرضه نمی کنند، شرکت ها ممکن است بخواهند صورتحساب را پرداخت کنند تا این مسائل حل شود. یک گردش کار می تواند در تعیین آنچه که باید انجام شود زمانی که این مسائل رخ می دهد حیاتی است. علاوه بر این، پرداخت به تامین کنندگان نیز باید به موقع انجام شود تا از تخفیف و یا پرداخت مجازات برای پرداخت های دیرین جلوگیری شود. هر قرارداد عرضه کننده باید مستند و به روز شود به عنوان چیزهایی تغییر، و فرآیندها باید اطمینان حاصل شود که هر حساب به درستی در حال انجام است.
ایجاد گردش کار ممکن است به یک شرکت نیز کمک کند:
برون سپاری
دیجیتالی کردن سوابق، اجرای OCR و استفاده از پورتال هایی که تامین کنندگان به آنها دسترسی دارند، ممکن است چیزی برای کسب و کارهای کوچک لازم نباشد، اما سازمان ها نباید فرض کنند که هزینه ها سبب جلوگیری از کسب و کار قادر به استفاده از آنها نمی شوند. در حالی که هزینه راه اندازی و نگهداری سیستم های الکترونیکی ممكن است برای بسیاری از سازمان های كوچك و متوسط هم ممنوع باشد، انجام این كار در خانه اغلب ضروری نیست. انواع ارائه دهندگان شخص ثالث وجود دارد که سازمان ها می توانند این وظایف را به خارج از سازمان انتقال دهند. سازمانها می توانند برای هر چیز از طریق ایجاد یک فرایند OCR به منظور کمک به یک شرکت برای ایجاد جریان کاری برای تجزیه و تحلیل قراردادهای تامین کننده کمک های فرعی را دریافت کنند.
در حالی که سازمانها ممکن است قادر به پاکسازی هزینه های اجرای انواع سیستم های فناوری اطلاعات خودشان نباشند، داشتن یک شخص ثالث برای آنها بسیار مقرون به صرفه است. بنگاه ها نیاز به مقایسه هزینه های استفاده از طرف های خارجی برای توسعه این سیستم ها را در برابر صرفه جویی بالقوه و ارزش آزاد سازی پول نقد دارند، اما برون سپاری سازمان ها را قادر می سازد تا از تکنولوژی و سیستم هایی که به طور معمول بیش از حد گران هستند استفاده کنند.
- اطمینان حاصل کنید که سفارشات خرید برای هر سفارش جدید ایجاد می شود
- تأیید کنید که فاکتورها مطابق محصولات دریافت شده و موافقت نامه های قراردادی هستند
- سوابق را بررسی کنید تا اطمینان حاصل شود که پرداخت ها انجام می شود، که در زمان ساخته شده اند و آنها کپی نشده اند
- برای کاهش هزینه ها، بهترین روش پرداخت صورتحساب ها را از طریق EFT یا کارت اعتباری تعیین کنید