یاد بگیرید چه سیستم های اطلاعات حسابداری انجام می دهید
سیستم پردازش داده های الکترونیکی (EDP)
اکثر شرکت ها، به جز کوچکترین، از سیستم های کامپیوتری استفاده می کنند، همچنین سیستم های پردازش اطلاعات الکترونیکی (EDP) نامیده می شود.
این سیستم ها هر مرحله از فرایند حسابداری را از ثبت تراکنش های مالی برای تهیه صورتهای مالی بازمی دارد. شرکت ها به طور مداوم تکنولوژی های سیستم خود را بهبود می بخشند تا رقابت را حفظ کنند و با قانون Sarbanes-Oxley 2002 همکاری کنند . حتی کوچکترین شرکت ها می توانند از سیستم هایی مانند Quickbooks استفاده کنند .
مبانی معاملات تجاری و فرایندهای تجاری
برای درک اینکه چگونه این سیستم های حسابداری کار می کنند، شما باید شرایط حسابداری اولیه "معاملات تجاری" و "فرآیندهای کسب و کار" را درک کنید. مهمتر از همه، شما باید بدانید که چگونه معاملات و فرایندهای تجاری برای تولید گزارش های مالی گرد هم می آیند. با توجه به سیستم های اطلاعات حسابداری، معاملات تجاری می تواند به چندین نوع از فرآیندهای کسب و کار تقسیم شود:
1. پروسه ها، سیستم ها و کنترل درآمد و بازگشت
معاملات تجاری که تحت این فرایندهای تجاری قرار می گیرند حجم زیادی از فروش، بازده و معاملات پول نقد روزانه است.
2. فرآیندها، سیستم ها و کنترل های هزینه و بازگشت
معاملات تجاری که تحت این فرایندهای تجاری قرار دارند، حجم زیادی از هزینه ها، بازده ها و معاملات پول نقد است. معامله خرید و فروش دارایی ثابت نیز در این دسته قرار دارد.
3. فرآیندهای تبدیل، سیستم ها و کنترل ها
معاملات تجاری تحت این دسته بندی مواد اولیه و معاملات کاری در حال انجام است.
4. فرآیندهای اداری، سیستم ها و کنترل ها
معاملات تجاری که اداری هستند سرمایه گذاری، قرض گرفتن و معاملات سرمایه است.
همه این معاملات تجاری منجر به T-accounts ایجاد شده در فرآیندها، سیستم ها و کنترل های عمومی Ledger می شود. از سرفصل کلی، بیانیه های مالی داخلی و خارجی توسعه یافته است. گزارش های مالی داخلی ممکن است یک برنامه سالم برای حساب های دریافتنی یا یک گزارش وضعیت موجودی فروش باشد. گزارش های مالی خارجی بیانیه سود ، ترازنامه و بیانیه جریان های نقدی خواهد بود.
انواع سیستم های اطلاعات حسابداری
انواع مختلفی از سیستم های اطلاعات حسابداری وجود دارد. آنچه که یک شرکت تجاری استفاده می کند بستگی به نوع کسب و کار ، اندازه کسب و کار، نیازهای کسب و کار و پیچیدگی کسب و کار دارد:
سیستم های دستی
سیستم های اطلاعات حسابداری دستی عمدتا توسط شرکت های بسیار کوچک و کسب و کار مبتنی بر خانه استفاده می شود. اگر یک سیستم کاملا دستی باشد، به موارد زیر نیاز دارد: اسناد اصلی ، اسناد عمومی، مجله عمومی ، مجلات خاص یا مجلات وابسته که ممکن است لازم باشد.
سیستم های میراث
سیستم های میراث اغلب در شرکت های کسب و کار موجود هستند و قبل از استفاده از فن آوری اطلاعات، امروزه مورد استفاده قرار می گیرند. اگر چه سیستم های میراثی ممکن است به نظر می رسد قدیمی هستند، اما مزایای مشخصی برای شرکت دارند. آنها اطلاعات تاریخی ارزشمندی درباره شرکت دارند. پرسنل شرکت می دانند که چگونه از سیستم استفاده می کنند و آن را درک می کنند. یک سیستم میراث معمولا به نیازهای خاص یک شرکت فردی سفارشی شده است. شما این نوع سفارشی سازی را در بسته های نرم افزاری حسابداری عمومی پیدا نخواهید کرد.
متأسفانه، سیستم های میراث نیز معایب قابل توجهی دارند. اغلب آنها مستنداتی ندارند. معمولا سخت است که قطعات جایگزین را پیدا کنید زیرا سخت افزار و نرم افزار ممکن است منسوخ شود. حتی زبان کامپیوتری که سیستم های میراثی استفاده می کنند معمولا زبان قدیمی تر است.
بیشتر سیستم های قدیمی از ابتدا ساخته شده اند.
جایگزینی سیستم های میراث
شما می توانید سیستم میراث خود را به طور کامل با سیستم جدید و به روز شده جایگزین کنید. این یک راه حل گرانقیمت است. شما همچنین می توانید سیستم میراث خود را به روز کنید. شما می توانید یک روش به نام screen scraping را استفاده کنید که یک تکنیک است که داده های نمایش داده شده روی صفحه نمایش کامپیوتر را می گیرد و آن را ترجمه می کند تا یک برنامه جدید بتواند آن را بخواند. شما همچنین می توانید سیستم یکپارچه سازمانی شرکت را راه اندازی کنید. این نوع سیستم شبکه برنامه های مختلف در سیستم میراث خود را، مانند موجودی، حقوق و دستمزد، و دیگران.
اگر شما یک SMB هستید، مگر اینکه شما کوچکترین و پیچیده ترین انواع باشد، می خواهید سیستم اطلاعات حسابداری خود را به روز نگه دارید تا بتوانید رقابت خود را در صنعت خود حفظ کنید. گزینه های زیادی برای انتخاب وجود دارد.