صرفه جویی در زمان، پول و سردرد با اجتناب از این اشتباهات معمول
در حالی که می تواند مفید باشد برای سرعت بخشیدن به معاملات با یک نرم افزار حسابداری با قدرتمند، پرداخت اشتباهات درست چیزی است که می خواهید از آن اجتناب کنید. اغلب آن ها می دانند که اشتباهاتی که به دنبال آن هستند، تفاوت بین پرداخت را برای رفع یک خطا و گرفتن آن درست برای اولین بار ایجاد می کند. شما حتی می توانید برای کسب و کار کوچک خود زمان و پول خود را صرفه جویی کنید، از اجتناب از اشتباهات رایج صاحبان کسب و کار کوچک در هنگام نگهداری سوابق حسابداری خود. در اینجا پنج اشتباه حسابداری رایج است که صاحبان کسب و کار و برخی از پیشنهادات در مورد چگونگی حل آنها:
01 - معاملات ضمنی ضبط شده در یک دوره قبل
برگه تعادل دوره قبلی برای تغییرات را مرور کنید
اگر معاملات را در یک دوره قبلی ثبت کرده باشید، برگه تعادل تغییر خواهد کرد. بنابراین، شما می توانید برگه Balance Sheet قبلی خود را بررسی کنید تا مطمئن شوید که آن را از زمانی که کتابهایتان را قبلا بسته شده تغییر نداده اید. اگر تغییر کرده است، باید تحقیق کنید.
02 - توازن نادرست در حسابداری و حسابرسی
حساب های دارایی باید دارای توازن بدهی باشند، در حالی که حساب های مسئولیت باید دارای اعتبار اعتباری باشند. شايعترين علل داشتن توازن نادرست در اين حسابهاي صورت حسابي، اعلانهاي مربوط به حساب نادرست، طبقهبندي حسابها و کپي کردن مقالات تنظيم شده است.
برگه تعادل خود را برای خطاها بررسی کنید
شما چک کنید برگه تعادل برای اطمینان از اینکه دارایی ها و وظایف دارای تعادل صحیح هستند. اگر یک حساب با یک توازن نادرست داشته باشید، می توانید اطلاعات مربوط به آن حساب را برای کشف نوشته هایی که خطا را ایجاد کرده اید بکشید. این چک باید حداقل ماهانه انجام شود.
03 - تعادل اشتباه در درآمد و یا مخارج هزینه
حساب های درآمد باید دارای اعتبارات اعتباری باشند، در حالیکه حساب های هزینه باید دارای توازن بدهی باشند. برخی از علل این خطا عبارتند از ارسال اعلان به حساب نادرست، طبقه بندی نامحدود حساب ها و کپی کردن مقادیر تنظیم شده، که همان دلایل داشتن توازن نادرست در حساب های صورت حساب است.
بیانیه درآمد شما برای خطاها را بررسی کنید
شما اعلامیه درآمد خود را بررسی کنید تا اطمینان حاصل شود که درآمدها و هزینه ها دارای تعادل صحیح هستند. اگر یک حساب با یک توازن نادرست داشته باشید، می توانید اطلاعات مربوط به آن حساب را برای کشف نوشته هایی که خطا را ایجاد کرده اید بکشید. این چک باید حداقل ماهانه انجام شود.
04 - هزینه های غیرقابل طبقه بندی
سیستم های حسابداری کسب و کار کوچک صرفه جویی در وقت، زیرا نوشته ها می تواند به سرعت و به راحتی ارسال. هنگامی که اطلاعات وارد می شود نیز آسان است برای انتخاب حساب هزینه اشتباه و یا توضیحات هزینه. هزینه های غیرقابل طبقه بندی نه تنها به این معنی است که سیستم حسابداری ممکن است به درستی منعکس کننده آنچه در حال انجام است در کسب و کار شما نیست، اما اگر گزارش مالی و مالیاتی دقیق باشد، می تواند باعث سردرد واقعی شود.
به صورت دوره ای از طریق بیانیه های هزینه ای خود نگاه کنید
برای اطمینان از این که داده ها به نظر منطقی باشند، فردی را به صورت دوره ای هزینه های خود را اسکن کنید. به عنوان مثال، اگر هزینه هزینه غذا در حساب هزینه اجاره رزرو شده باشد، به دلیل توضیحات نوشته ها، معمولا آن را برجسته می کند. یکی دیگر از نشانه های این که هزینه ها ممکن است به اشتباه طبقه بندی شوند، تفاوت های ناخواسته ای بودجه و واقعی هستند.
05 - در صورت نیاز نیازی به راهنمایی نیست
شما شنیده اید که عبارت "پنی عاقلانه و فقیر دلار" در رابطه با افرادی است که چند ساعت وقت خود را صرف صرفه جویی در چند دلار می کنند. شما باید بدانید که کار شما این است که کسب و کارتان را انجام دهید - پیمانکار می سازد، یک نقاش نقاشی می کند و یک مسکن فروش می کند. گاهی اوقات این صرفا وقت خود را صرف وقت صرف ساعتها بر روی جزئیات سوابق حسابداری شما یا تحقیق در مورد چگونگی اصلاح خطایی که انجام داده اید نیست.
در یک حرفه حرفه ای حسابداری قرار دهید
اگر شما می توانید بیش از آنچه که با مسائل دیگر از مسائل مربوط به حسابداری خود صرف می کنید، هزینه بیشتری را صرف کنید، باید از طریق برون سپاری مشکل به یک حسابدار یا حسابدار حرفه ای توجه کنید.
06 - ذخیره نمیشود
شما مستقیما تمام هزینه های خود را در پرونده های حسابداری خود ثبت کرده اید. بیانیه هزینه شما یک اثر هنری است، بدون هیچگونه اشتباه یا بیفایده. سپس، توسط IRS خواسته می شود؛ بدون رسید، بیانیه های هزینه شما بی فایده است.
رسید خود را نگه دارید
رسید خود را ذخیره کنید و یا نسخه های اسکن شده از همه آنها را.
07 - عدم ذخیره پشتیبان
بسیاری از کسب و کارهای کوچک به نرم افزار برای انجام کار حسابداری برای آنها متکی هستند، اما برای سقوط سیستم و خطاها حساب نمی کنند. یک مشکل واحد می تواند فایل های شما را پاک کند.
پشتیبان گیری منظم برنامه
پشتیبان گیری اتوماتیک به صورت هفتگی در برنامه با استفاده از ذخیره سازی ابر یا یک سرور اختصاصی برای این کار کنار گذاشته می شود.
08 - کارکنان نیست
مهم نیست که چگونه نرم افزار شما قدرتمند است، کارکنان شما نیاز به آموزش دارند تا موثر باشند. یکی از کارکنان نادرست آموزش دیده می تواند سوابق شما را به طور تصادفی خراب کند و همه هزینه ها و مقادیر سود شما را پرتاب کند.
انجام آموزش منظم
در طول فرآیند انفرادی، جلسات آموزشی جامع و برگزاری دوره های بازآموزی را برای اطمینان از اینکه تمام کارکنان می توانند اطلاعات را به طور دقیق وارد و اجرا کنند، برگزار کنند.