اعضای هیئت مدیره نمی توانند منافع شخصی خود را با تصامیماتی که مدیران آنها را به عهده می گیرند، دخالت دهند. بنابراین، تقریبا تمام شرکت ها سیاست های تضاد منافع و اظهارات را دارند که به مدیران نیاز دارند تا امضا شوند.
تضاد منافع چیست؟
برخی از مواردی که ممکن است منافع یک عضو هیئت مدیره شرکت را ایجاد کند:
- اگر عضو هیئت مدیره علاقه خارجی به شرکتی داشته باشد که با شرکتی رقابت می کند که عضو هیئت مدیره است
- اگر عضو هیئت مدیره تصمیمات هیئت مدیره داشته باشد که می تواند بر قیمت سهام شرکت تأثیر بگذارد
- اگر اعضای هیئت مدیره در مورد ادغام یا خرید یا فروش شرکت آینده بدانند.
- اگر یک عضو هیئت مدیره در رابطه شخصی با یک کارمند شرکت باشد.
توجه داشته باشید که ممکن است جرمی وجود داشته باشد یا ممکن باشد. این معمولا ظاهر نامطلوب یا منازعه ای است که باعث مشکلات می شود.
هنگامی که یک سیاست تعارض منافع آماده می شود
یک سیاست مناقشه سود باید توسط وکیل شرکت شما تهیه و توسط همه اعضای هیئت مدیره در جلسه هیات اول (سازمان) و یا زمانی که آنها به هیئت مدیره می پیوندند.
هیچ عضو هیئت مدیره نباید بدون امضای این سیاست خدمت کند.
وظایف اعضای هیئت مدیره
سیاست تضاد منافع باید وظایف اعضای هیئت مدیره را شرح دهد:
- وظایف وظیفه، برای امور مالی و حقوقی. مسائل اداری شامل مسئولیت هایی برای مراقبت از منافع تجاری می شود. این مسئولیت محرمانه شامل تمام مسئولیت های هیئت مدیره دیگر است.
- وظیفه وفاداری، قرار دادن مسئولیت های هیئت مدیره بالاتر از دیگر منافع خارجی است
- یک وظیفه محرمانه بودن، نگه داشتن خصوصیات معاملات و اطلاعات از جلسات هیئت مدیره و کسب و کار شرکت.
خارج از منافع
سیاست های مناقشه به نفع اعضای هیئت مدیره به افشای منافع خارجی منافع شرکت می باشد. این درگیری های بالقوه منافع عبارتند از روابط یا مسئولیت ها (شخصی، مالی و دیگران). این سیاست به اعضای هیئت مدیره اجازه می دهد تا مدیران را در مشارکت در بحث، گزارش دادن یا رأی دادن در مورد مسائل شرکت کنند. این عضو همچنین می تواند خود را از این مسئله (بهانه ای) به دست آورد.
ادامه اختلافات
اگر تضاد منافع مهم، در حال وقوع و غیرقابل قبول باشد و اگر مانع توانایی فرد برای انجام وظایف موقعیت باشد، سیاست مناقشه منافعی به سازمان اجازه می دهد که شخص را از موقعیت خارج کند.
سیاست مناقشه منافع خاص
یک سیاست تعارض منافع برای یک هیئت مدیره ممکن است شامل موارد زیر باشد:
- تعاریف، مانند "علاقه مند" و "علاقه مالی"
- بحث وظیفه افشا و تعیین اینکه آیا مناقشه منافع وجود دارد
- روش برای رسیدگی به مناقشه مورد علاقه، توسط فرد یا هیئت مدیره
- چه اتفاقی می افتد اگر هیئت مدیره تعیین یا معقول باشد که اعتقاد داشته باشد که نقض مناقشه منافع رخ داده است
- بحث پرداخت غرامت مدیر از سازمان و تاثیر آن در عملکرد هیئت مدیره
- یک الزام برای بررسی سالانه سیاست تعارض منافع، افشای منافع خارجی و دوباره امضا کردن سیاست.
سیاست های منعقد منافع هر یک از اعضای هیئت مدیره بخشی از سوابق شرکت ها می باشد و باید در پرونده یا پرونده های شرکت های بزرگ نگهداری شود.