اسناد مورد نیاز کسب و کار برای پروژه های تجاری
مثال: یک شرکت (ما آنها را ZXYW LLC نامیده ایم) تصمیم گرفته است تا توابع حسابداری خود را به یک مرکز سرویس مشترک در ایالات متحده تحویل دهد. آنها روند یافتن مکان، راه اندازی سرویس ها، استخدام و مدیریت کارکنان
این یک تعهد پیچیده است و برای انجام آن چند ماه طول خواهد کشید. آنها با یک تیم شروع می شود که سند مورد نیاز کسب و کار را آماده می کند.
سند مورد نیاز کسب و کار چیست؟
هدف یک سند مورد نیاز کسب و کار، ارائه یک تصویر کامل از یک پروژه یا طرح کسب و کار جدید است ، بنابراین همه روشن است که چه باید انجام شود و چه زمانی.
یک سند تجاری مورد نیاز (BRD) را می توان در دو مرحله در نظر گرفت. در مرحله اول یک پروژه، این سند است که تمام الزامات پروژه را شامل هزینه ها، جزئیات اجرای، مزایای پیش بینی شده، نقاط عطف، و زمان بندی برای اجرا می دهد.
در مرحله دوم، BRD در واقع میتواند قراردادی بین دو طرف ایجاد کند، به صورت رسمی شرایط الزامات شرکت استخدام (ZXYW LLC در این مورد) و قراردادی که این کار را انجام می دهد، تعیین می کند. بیشتر درباره زبان قرارداد در زیر خواهید دید.
سند کسب و کار مورد نیاز متفاوت است از یک طرح کسب و کار؟
در حالی که هر دو اسناد ممکن است شامل همان بخش ها باشند (خلاصه اجرائی، به عنوان مثال)، قصد متفاوت است.
یک طرح کسب و کار برای هدایت یک کسب و کار جدید یا موجود ایجاد شده است، اما اغلب هدف آن ارائه یک وام دهنده برای تأمین مالی راه اندازی یا گسترش است.
طرح کسب و کار شامل اطلاعات کلی درباره شرکت و برنامه ها و استراتژی های آن برای ایجاد درآمد برای پرداخت وام است.
اظهارات مالی بخش مهمی از طرح کسب و کار است، در حالی که اسناد مالی در BRD ممکن است کاملا متفاوت باشند و بر اساس یک پروژه خاص تمرکز کنند.
سند متفاوتی از یک تقاضای پیشنهاد وجود دارد؟
تفاوت بین دو اسناد جزئی است اما مهم است. به طور معمول، درخواست پیشنهاد (RFP) به منظور درخواست پیشنهادات از فروشندگان مختلف ایجاد می شود. در مثال ZYXW یک RFP به شرکت های بالقوه ارسال می شود که سرویس های برون سپاری را ارائه می دهند تا پیشنهادات را درخواست کنند.
از طرف دیگر BRD برای یک فروشنده خاص یا شرکای سرمایه گذاری مشترک آماده شده است که قبلا توسط شرکت استخدام شده انتخاب شده است. BRD شامل جزئیات بیشتر و مشخصات و مهلت بیشتری است که باید در طول مسیر و در پایان پروژه مورد بررسی قرار گیرد.
هنگامی که یک RFP ایجاد می شود، با مهلت و شرایط لازم برای ارسال پیشنهادات می آید. پیشنهادات بعد از مهلت ارزیابی می شود.
چه باید در یک سند تجاری مورد نیاز باشد؟
در برخی موارد، سند مورد نیاز کسب و کار شبیه به سایر انواع پیشنهادات تجاری است. BRD باید شامل موارد زیر باشد:
1 بیانیه خلاصه ، گاهی اوقات خلاصه اجرایی نامیده می شود، که به طور کلی نیازهای پروژه را مشخص می کند.
خلاصه ای است که معمولا پس از تکمیل BRD کامل می شود.
2. اهداف پروژه این اهداف باید در قالب SMART باشد ؛ خاص، قابل اندازه گیری، قابل دستیابی، واقع بینانه و محدود به زمان است.
3 پس زمینه و بیانیه نیازها یا منطق برای پروژه. این قسمت مهمی از سند است، بنابراین از آن خارج نشوید. توضیح دهید که چرا پروژه مورد نیاز است یک راننده اصلی پروژه است و موفقیت آن بستگی به این دارد که چقدر این نیاز را پر می کند.
4. محدوده پروژه - چه چیزی باید شامل شود و چه چیزی نباید شامل شود. در مثال بالا شرکت ZXYW، شرکت روشن کرد که محدوده شامل استخدام مدیریت ارشد نبوده است - این افراد از سوی شرکت ارائه خواهند شد.
5. صورتهای مالی اظهارات مالی برای دید کلی از تاثیر پروژه بر روی ترازنامه و درآمد شرکت طی یک دوره زمانی خاص ضروری است.
البته، چگونگی تأمین مالی این شرکت برای این موضوع مهم است.
6. الزامات و ویژگی های عملکردی. این مکان برای ارائه جزئیات، از جمله نمودارها، نمودار سازمانی و جدول زمانی است.
7. پرسنل نیاز دارد. چه کسی باید استخدام شود و چه زمانی چه طبقه ای از کارکنان مورد نیاز است و چگونه پرداخت می شود. چه کسی پول می دهد و چه زمانی از آنجا که ZXYW راه اندازی یک سرویس مبتنی بر مردم است، این بخش مهمی از BRD خود است.
8. برنامه، جدول زمانی، و مهلت. فازهای پروژه باید در این بخش مشخص شود تا اطمینان حاصل گردد که همه طرفها درک چه چیزی لازم است و چه زمانی. در پروژه ZXYW، مرحله اول انتخاب یک سایت، از جمله کشف چندین شهر بالقوه بود.
9. مفروضات این قسمت از سند اغلب نادیده گرفته می شود. املای مفروضات بعدا موجب اجتناب از مشکلات می شود. به عنوان مثال، در قرارداد فوق، شرکت می خواست به اجاره، نه خرید ، فضای اداری.
10. هزینه و مزایا. تجزیه و تحلیل هزینه-سود، یک لیست کامل از تمام هزینه های پروژه است و پس انداز از پروژه باید شامل شود.
چه چیزی نیازهای کسب و کار سند قرارداد؟
همانطور که در بالا ذکر شد، BRD در مرحله اولیه یک پیشنهاد است. ممکن است متوجه شده باشید که چیزی در لیست موارد فوق وجود نداشت - پرداخت برای خدمات ارائه شده. بدون یک بیانیه از پرداخت به پیمانکار و زمان آن پرداخت، هیچ قراردادی وجود ندارد.
قبل از اینکه دو طرف در سند ثبت نام کنند، باید با کمک یک وکیل، از جمله استاندارد قرارداد، باید اضافه شود
- وعده پرداخت و وعده ارائه خدمات
- قرارداد محدود کننده ، جلوگیری از پیمانکار از اسرار تجاری شرکت و یا به اشتراک گذاری آنها با دیگران است.
- چه اتفاقی می افتد اگر یک حزب تعهدات مورد نیاز خود را برآورده کند (یعنی قرارداد را نقض می کند)
- بیمه و جبران خسارت (نگه داشتن بی ضرر) موارد
- مقررات دادرسی و داوری
- و، البته، امضاها توسط شرکت های مناسب و پیمانکار.