هتل ها و دیگر امکانات کنفرانس، ابعاد اتاق و حداکثر تعداد افرادی را که می توانند در فضای اتاق جلسه قرار گیرند، ارائه می دهند . اولین گام در انتخاب فضای اتاق جلسه، شناختن برنامه های فضای فضای جلسه محبوب ترین است. برای اطمینان باید در نظر داشته باشید که "حداکثر" تعداد افراد معمولا برای این فضا مشخص می شود و محاسبات دیگر نیازی به تنظیم اتاق ندارند مانند ایستگاه های ضیافت ، مراحل و یا A / V ، که از فضای کلی دور می اندازند .
01 - طرح طبقه کلاس درس
طرح کلاس درس شامل ردیف میز و صندلی است. جداول شش پایه می توانند به راحتی دو نفر را در هر میز نگه دارند و جداول هشت پایه به راحتی می توانند سه نفر را در هر میز نگه دارند. جداول به طور معمول در ردیف هایی که دو جدول به طول می پیوندد مرتب می شوند، و سپس یک راهرو برای دسترسی به صندلی ها می باشد.
نکته: از مدیر خدمات کنفرانس تسهیلات خود بخواهید تا تعداد کل افرادی را که محاسبه کرده یا در هر جدول قرار داده اند، مشخص کند. امکانات اغلب حداکثر خود را بر اساس یک فرد اضافی در هر جدول محاسبه می کنند. متاسفانه، شرکتکنندگان در انتهای هر جدول به زانوهای خود در برابر میزهای پایه متمرکز می شوند.
02 - برنامه سالن تئاتر
نکته: از مدیر خدمات کنفرانس در مورد عرض صندلی صندلی بپرسید. تیم های عملیاتی اغلب صندلی های کنار یکدیگر را می کوبند و این باعث می شود که صندلی های ناراحت کننده بسته به کل شرکت کنندگان باشد. اگر صندلی ها دارای عرض باریک باشند، فاصله های راحت را برای صندلی تئاتر تنظیم کنید.
03 - برنامه سالن مهمانی
نکته: درخواست یک طرح اتاق برای جداول 8 به جای 10. این اجازه می دهد که شرکت کنندگان در رویداد فضای اضافی برای قرار دادن نوت بوک و سایر مواد خود را. با تسهیلات تأیید کنید که آنها از دوران 6 'به جای 5' دور (جدول کوچکتر) استفاده می کنند.
04 - طرح پذیرش اتاق
فضای پذیرش معمولا شامل جداول متعدد پسرانه در یک اتاق است، همچنین میزهای مخصوص مهمانی و خدمات بار. از آنجا که برای فضای صندلی اختصاصی لازم نیست، این بزرگترین تعداد افرادی را که می توانند در اتاق قرار بگیرند، منعکس می کنند.
نکته: تعداد کل جداول مورد نیاز برای پذیرش را مورد بحث قرار دهید و درخواست کنید که تسهیلات اتاق را با رأی 5 ساله ترکیب کند که شامل شش صندلی برای کسانی است که نمی خواهند تمام وقت خود را کنار بگذارند.
05 - طرح طبقه جلسه هیئت مدیره
نکته: اکثر تسهیلات ارائه می دهد یک اتاق هیئت مدیره خاص است که برای جلسات اجرایی طراحی شده است. این مبلمان منعکس کننده یک محیط اجرایی، از جمله چرم صندلی، ساخته شده در A / V تجهیزات و امکانات دیگر برای تحت تاثیر قرار دادن شرکت کنندگان است. این اتاق ها برای حدود 15 نفر طراحی شده اند.
06 - طرح سطح U-shaped
نکته: در هنگام برنامه ریزی سخنرانی های تعاملی برای تبادل نظر با شرکت کنندگان، بر روی یک طرح طبقه ی U تکیه کنید. طرح های طبقه ی U به شکل اتاق های مستطیلی مناسب است.
07 - پلان مربع توخالی
نکته: طرح های مربع توخالی برای جلسات و جلسات طوفان مغزی مفید است که به همه شرکت کنندگان اجازه می دهد تا در بحث شرکت کنند.