این اساسا کنفرانس قبل از کنفرانس است.
برای کسانی که ممکن است جلسات مکرر را برنامه ریزی نکنند، جلسه پیش از جلسه ممکن است به نظر می رسد ناراحت کننده یا ناخوشایند در ابتدا، زیرا ممکن است شامل اصطلاحات جدید یا زبان، مانند "رزومه رویداد" یا "منظور رویداد ضیافت".
چه چیزی باید برنامه ریزان رویداد از پیش پیش بینی؟
پیش از جلسه یک جلسه است که با فروشندگان رویداد و تامین کنندگان که رویداد یا برنامه قرار است برگزار شود برگزار می شود. این معمولا یک یا دو روز قبل از رویداد واقعی برگزار می شود و از راه رفتن در آن روز در یک رویداد متفاوت است.
بعضی از افراد می توانند جلسات قبل از کنفرانس را با برنامه ریزی کنفرانس ها، کنوانسیون ها، کنگره ها و برنامه های مشوق برنامه ریزی کنند. با این حال، معمول است که برگزار یک جلسه قبل از کنفرانس برای سمینارها و دیگر رویدادهای خاص.
آنچه در یک جلسه قبل از کنفرانس انتظار می رود
جلسه قبل از کنفرانس اجازه می دهد تا برنامه ریز رویداد برای بررسی تمام لجستیک نهایی برای یک برنامه مشخص با تیم مدیریت عرضه کننده که در برنامه شرکت دارند، بررسی شود.
به طور معمول، یک جلسه پیش از جلسه هماهنگ و برنامه ریزی شده توسط مدیر خدمات کنفرانس محل برگزاری. وی از مدیران مختلفی که در این رویداد شرکت می کنند دعوت می کند تا لسترسیگی نقش خاص خود را برای یک رویداد بررسی کنند.
این یک زمان عالی برای جلسه یا برنامه ریز رویداد برای ایجاد ارتباط با همه افراد درگیر است.
در طول پیش از آن، برنامه ریز رویداد مناسب است تا برخی از اهداف کلیدی رویداد را برجسته نماید، از جمله اطلاعات مهم در مورد سازمان میزبانی این رویداد، پیام های کلیدی در این رویداد و VIP های مهم.
Pre-Con آیا زمان مناسب برای بازبینی رویداد بازبینی شده است؟
رزومه رویداد نیز به عنوان مشخصات رویداد شناخته شده است. این شامل تمام اطلاعات مرتبط در مورد یک برنامه یا یک رویداد، از جمله جزئیات در مورد خود برنامه است. این موارد ممکن است شامل موارد زیر باشد: تاریخ، زمان، مخاطبین، پروفایل های شرکت کنندگان، تماس های اضطراری، غذا و نوشیدنی، حمل و نقل، اطلاعات حمل و نقل، صدور صورت حساب، صوتی / تصویری و سایر نیازهای ویژه.
هر مدیر بخش درک خود را از این رویداد ، از جمله جزئیات مربوطه و روش های عملیاتی معمول خود را بررسی خواهد کرد. آنها همچنین درک خود را از قرارداد رویداد و اطلاعاتی که قبلا در سفارشات رویداد ضیافت اشتراک گذاشته اند، بررسی می کنند.
برنامه ریزان جلسات و رویدادها باید به یاد داشته باشید که از جزئیات دقیق مربوط به ویژگی های رویداد در طول این زمان، مانند سطوح کارکنان و نام مخاطبین اصلی در حوادث واقعی از همه مناطق نشان داده شود. عناصر کلیدی بحث قبل از بحث ممکن است شامل بررسی:
- الزامات غذا و نوشیدنی
- الزامات مورد نیاز اتاق مهمان (در صورت لزوم)
- کنفرانس و نمایشگاه مورد نیاز نمایشگاه
- اتاق نشست و تجارت مورد نیاز فضای مورد نیاز (طرح های طبقه)
- الزامات فنی مانند برق و مخابرات
- جزئیات در مورد قرار دادن نشانه ها
این زمان ایده آل برای ایجاد تغییرات در آخرین لحظه است. اگرچه ممکن است همیشه آن را دوست نداشته باشند، اکثر فروشندگان و تأمین کنندگان این انتظارات را منطقی (و غیر منطقی) تغییر می دهند. البته، اگر قبل از کنفرانس در زمانی که برنامه ریزی در حال انجام است، برنامه ریزی شود، پیش بینی کنید که یک اتاق بازرسی سریع برای اطمینان از اینکه همه چیز در حال اجرا است هموار شود.