چگونه انجام جلسات موثر

7 نکته برای یک جلسه خوب اجرا

آیا شما نگران شرکت در نشست کارکنان هفتگی هستید؟ آیا تا به حال پیدا کرده اید که خودتان نشسته اید، قلم خود را تکان دهید و مقاومت کنید تا وسوسه اش را در گوشی هوشمند خود بچرخانید، تعجب می کنید که چرا در اینجا زمین هایی وجود دارد که شما باید انجام دهید؟ یا بدتر، آیا شما در کنار میز میزبان جلسه هستید، همانطور که تماشای علاقه های دیگران را مشاهده می کنید؟ تو تنها نیستی. جلسات مدیریت ناکارآمد یک قاتل بهره وری هستند و مطمئنا به روحیه کارکنان کمک نمی کند.

خداحافظی به آن جلسات خسته کننده و یادگیری نحوه انجام جلسات موثر که کارکنان را درگیر و انگیزه می دهند.

7 نکته برای جلسات موثر

ایجاد هدف جلسه

قبل از ارسال هشدار جلسه و قرار دادن آن بر روی تقویم خود، از خود بپرسید که چرا شما میخواهید یک جلسه را برگزار کنید و هدف را تعیین کنید. آیا جلسه ای است تا کارکنان را برای تغییر در مدیریت مدیریت کند؟ آیا شما در مورد یک پروژه تصمیم گیری می کنید؟ آیا یک جلسه طوفان مغزی برای یک استراتژی تجاری جدید است؟ اطمینان حاصل کنید که جمع آوری کارمندان در یک اتاق برای بحث و تعامل چهره به چهره برای هدف شما ضروری است؛ اگر هدف جلسه یک به روز رسانی وضعیت باشد، شاید ارسال یک ایمیل گروهی، استفاده بهتر از زمان همه باشد.

هدف از جلسه ارتباط برقرار کنید

هنگام دعوت کردن دیگران به جلسه شما، در مورد هدف جلسه روشن شود. این نه تنها شما را متمرکز می کند، بلکه کارکنان را برای حضور در جلسه آماده می کند یا با اسناد و یا با افکار مربوط به موضوع در دست.

ارتباطات برای جلسه موثر ضروری است.

در مورد شرکت کنندگان انتخابی

هیچکس از دیدن جلسه ای که هیچ ارتباطی با آنها یا کار آنها ندارند قدردانی می کند. تعیین کنید که واقعا باید وجود داشته باشد و چرا. کدام ورودی شما نیاز دارید؟ کدام همکاران باید شرکت کنند و احتمالا سوالاتی در رابطه با این موضوع دارند؟

اگر کسی در لیست شما قرار دارد که به سادگی باید از آنچه مورد بحث قرار گرفته است مطلع شود، آنها را به نفع خود و حذف آنها از لیست. آنها می توانند به راحتی با ایمیل پیگیری به روز شوند. زمان ارزشمند است و هیچ کارفرمایان نمی خواهند تاثیر مثبتی بر میزان بهره وری داشته باشند و کارکنانی که در جلسات غیر ضروری قرار می گیرند، جلوی آنها را بگیرند.

شما باید یک برنامه ملاقات ایجاد کنید

برگزاری ملاقات بدون برنامه ملاقات مجموعه ای مشابه است که به صعود به قایق بادبانی و امیدوار باد شما را جایی که می خواهید بروید. شما - کاملا به معنای واقعی کلمه - در دریا گم می شود. دستور کار جلسه شما به مقصد نهایی شما هدایت خواهد شد. شامل موضوعاتی که مورد بحث قرار می گیرند و اگر هرکدام از آنها شرکت کنند، هر کدام از آنها را در نظر می گیرند. برنامه را قبل از وقت به شرکت کنندگان ایمیل بزنید تا همه بدانند چه چیزی انتظار می رود و آماده می شود.

به برنامه شما صدمه بزنید

حتی اگر جلسه بحث و تبادل نظر در مورد مباحث تنگاتنگ باشد، حتی جلسات به خوبی برنامه ریزی می شود. به همین دلیل است که اغلب نشست ها به هدف خود نمی رسند - آنها در مسیر حرکت نمی کنند. در ابتدای جلسه شما، قوانین زمینی و اختصاص زمان اختصاص داده شده برای هر مورد در دستور کار خود و همچنین جلسه کلی ایجاد کنید. به عنوان مثال، "از شما متشکرم که امروز به دنیا آمده اید. زمان هر کس ارزشمند است و هدف من این است که این جلسه را کمتر از یک ساعت نگه دارید.

بگذارید به موارد زیر دست یابیم و برای بحث بعدی در مورد موضوعات دیگر به بحث و گفتگو بپردازیم. "رین در هر کسی که انعطاف پذیری بحث یا معرفی موضوعات، نه در دستور کار است.

آنها را مشغول نگه دارید

کمک های ویژوال به راه طولانی در نگه داشتن همه متمرکز در جلسه و نه در تلفن های خود و یا ساعت است. دستور کار را در هیئت مدیره هوشمند در جلوی اتاق قرار دهید. تصاویر پروژه بر روی صفحه نمایش بزرگ با استفاده از یک کامپیوتر؛ هر چیزی برای جلوگیری از چشمان خود.

خلاصه جلسه

همیشه جلسه ای را ترک کنید و از همکار خود کاملا متفاوت است؟ اطمینان حاصل کنید که از طریق ایمیل با پیگیری در عرض 24 ساعت، با جلسه شما ارتباط برقرار نکنید. شامل یک خلاصه، برجسته موضوعات اصلی خطاب، وظایف تعیین شده و تعیین مهلت. به موقع ارسال این مطلب، اطمینان حاصل خواهد کرد که شرکت کنندگان در جهت اشتباه هدایت نمی شوند.