درخواست برای شماره شناسایی کارفرما (EIN)
EIN شما یک شماره منحصر به فرد اختصاص داده شده به کسب و کار شما برای اهداف IRS است. این شماره وقتی کسب اطلاعات درباره کارکنان شما به ادارات دولتی فدرال و ایالتی ارائه می شود، کسب و کار شما را مشخص می کند. نمونه هایی از این اطلاعات عبارتند از کل درآمد و مالیات از طرف آنها. ممکن است EIN را به عنوان فرم SS-4 یا یک شناسه مالیاتی بشنوید - این همانند EIN است.
درخواست EIN خود را از طریق IRS مستقیما. راحت ترین راه برای تکمیل این معامله از طریق نرم افزار آنلاین است. با این حال، برنامه های کاربردی نیز توسط فکس و پست قابل قبول است.
بررسی شرایط کشور و محلی برای موارد اضافی EIN
اگر چه بسیاری از ایالت ها و اماکن برای شناسایی EIN فدرال خود را قبول می کنند، برخی از آنها برای اهداف مالیاتی نیاز به شماره های جداگانه ای دارند. نمونه هایی از جمله نیویورک، ماساچوست و کارولینای جنوبی است. شما می توانید با مراجعه به وب سایت کسب و کار دولتی مناسب دولت، می توانید مقررات شهر و / یا مقررات دولتی را تعیین کنید.
درک تفاوت بین قراردادی و کارمند مستقل
این که آیا شما مستقیما پیمانکار یا کارمند مستقل کار می کنید، به طور قابل ملاحظه ای تاثیر می گذارد که درآمد، مدیکر، تامین اجتماعی و مالیات بر درآمد بیکاری پرداخت می شود، بنابراین برای درک تمایز بین این دو، بسیار مهم است.
تست پایه به سه سوال زیر ربط دارد:
- آیا کارفرمایان کنترل زمان، مکان و چگونگی تکمیل کار را می دهند؟ اگر چنین است، کارگر احتمالا یک کارمند است.
- آیا کارفرمایان جنبه های مالی کار را کنترل می کنند؟ برای مثال هزینه های بازپرداخت می شود؟ آیا کارفرمایان ابزار مربوط به کار، مانند رایانه را ارائه می دهند؟ اگر چنین است، کارگر احتمالا یک کارمند است.
- آیا روابط در حال انجام است، یا کارگر برای یک پروژه خاص کار می کند بدون هیچ گونه انتظار از ادامه کار؟ آیا کارفرمای مزایا، مانند بیمه درمانی و زمان پرداخت را به کارگر ارائه می دهد؟ اگر رابطه در حال انجام است و / یا اگر مزایای ارائه شده، کارگر احتمالا یک کارمند است.
فرم های مورد نیاز کارمند را بدست آورید
هنگامی که اسناد خود را در اختیار دارید، آماده استخدام کارکنان خود هستید. اطمینان حاصل کنید که اطلاعات مالیات و حقوق و دستمزد را در چند روز اول استخدام جمع آوری کنید تا اطمینان حاصل شود که اولین چک های چک خود را به موقع دریافت می کنید. ممکن است بخواهید کارمندان را از پرداخت مستقیم برای پرداخت سریع تر تشویق کنید.
هر کارمند باید یک فرم اخذ مالیات فدرال W-4 را تکمیل کند، که به شما اجازه می دهد که محاسبه مالیات صحیح را محاسبه کنید. کارکنان همچنین باید فرم I-9 را برای تأیید اینکه از نظر قانونی مجاز به کار در ایالات متحده هستند، تکمیل کنید.
دوره پرداخت خود را انتخاب کنید
دوره های پرداخت کمتر شما، آسان تر از آن است که حقوق شما را تکمیل کنید. با این حال، بعضی از ایالتی ها مستلزم آن است که کارکنان براساس یک برنامه خاص، به عنوان مثال، هفتگی یا دو هفته ای پرداخت می شوند. اگر می خواهید حقوق و دستمزد را کمتر از یک بار در هفته اجرا کنید، برای تعیین اینکه آیا دوره پرداخت پیشنهاد شده شما مطابق با مقررات دولتی است، با اداره کار وزارت امور خارجه تماس بگیرید.
ایجاد فرآیندهای مربوط به حقوق و دستمزد
قبل از اینکه بتوانید چکهای دقیق پرداخت کنید، به روش ردیابی ساعت کارمند نیاز خواهید داشت. ابزارهای زیادی برای این منظور وجود دارد از برگه های ورود اساسی به سیستم عامل هایی که فعالیت کارکنان را بر روی تلفن ها یا رایانه ها پیگیری می کنند. مهم است که اگر بخواهید آن را ارائه دهید، حقوق اضافه کار و مزایای دیگر، سیاست هایی را برای زمان پرداخت می کنید.
از سوی دیگر، شما باید یک فرآیند را در پیش بگیرید تا اطمینان حاصل شود کسر ها برای مزایا، مالیات ها و سایر موارد به فروشندگان و سازمان های مناسب از طرف کارمندان شما پرداخت می شود.
یک پلت فرم حقوق و دستمزد را انتخاب کنید
اگر قصد دارید درآمد خود را در خانه اداره کنید، مطمئن شوید که شما یا کتابفروشی شما با تفاوت های ظریف این کار راحت است. چندین پلت فرم استخدام با کیفیت بالا در دسترس هستند تا همه چیز آسانتر شود. با این حال، اکثر شرکت های کوچک تر خدمات کنترل کننده های برون سپاری را ترجیح می دهند، زیرا این متخصصان دارای دانش و تجربه برای تولید حقوق و دستمزد با دقت و زمان است.
حقوق شما را تهیه کنید
هنگامی که شما یا کنترل کننده خود اطلاعات شخصی کارکنان خود را در سیستم حقوق و دستمزد خود وارد کرده اید، شما آماده تولید اولین دستمزد خود هستید. با استفاده از ابزار زمانبندی که برای کارگران ساعتی (غیر معاف) کار می کنید، تعداد ساعت ها را برای هر یک وارد کنید یا گزارش دهید. کارگران دستمزد (متقاضی) مجبور نیستند ساعات خود را گزارش دهند. آنها هر هفته مبلغی همان مبلغ پرداخت می کنند.
نکته: اگر شما در حسابداری خود هزینه های کاری انجام می دهید، هنوز هم کارکنان حقوق و دستمزد را برای پیگیری ساعت خود می خواهید. این به پرداخت هفتگی خود فاکتور نمی بندد، اما شما می خواهید قادر به دقیق بودن وقت برای مشاغل برای درک هزینه ها باشید. با استفاده از یک برنامه ردیابی زمان که با نرم افزار حسابداری عمومی کتابخانه خود همگام سازی می کند برای تولید این گزارش ها، استفاده کنید. بسیاری هم با حقوق و دستمزد شما هماهنگ هستند، بنابراین شما می توانید آنها را برای کارکنان حقوق و دستمزد به صورت یکسان استفاده کنید.
حفظ اسناد مورد نیاز
برخی سوابق مربوط به حقوق و دستمزد باید برای اهداف IRS حفظ شود. به عنوان یک قاعده کلی، شما باید تمام سوابق را برای افرادی که به طور فعال مشغول به کار هستند، صرف نظر از طول مدت تصدی خود نگه دارید. بسیاری از پرونده ها باید برای مدت مشخصی پس از پایان کار، حفظ شوند. برای مثال، سوابق مالیاتی استخدامی باید حداقل چهار سال حفظ شود. دستورالعمل های خاص از طریق IRS در دسترس هستند.
محاسبه و پرداخت مالیات بر درآمد فدرال و ایالتی
سرانجام، شما به عنوان یک کارفرما مسئول پرداخت هزینه های پرداخت حقوق و گزارش های خاص می باشید. به طور کلی گزارش ها به صورت سه ماهه یا سالانه صورت می گیرد. استفاده از منابع موجود در IRS و اداره مالیات دولتی خود را برای اطمینان از اینکه تمام مالیات ها و گزارش ها به طور مناسب انجام می شود، استفاده کنید.
حقوق و دستمزد دقیق در زمان واقعی یکی از مهمترین مسئولیت های کسب و کار شما است. اول، اشتباهات حقوق و دستمزد یک راه مطمئن برای ناراحت کردن کارمندان است. دوم، اشتباهات مالیاتی می تواند جریمه و جریمه های قابل توجهی را به همراه داشته باشد. به دقت بررسی کنید که چگونه حقوق و دستمزد شما به کار گرفته می شود تا اطمینان حاصل شود که از شایع ترین مشکلات شما جلوگیری شود.