پیش نویس جزئیات ضروری
همانند هر پروژه تجاری، اولین گام این است که تمام اطلاعاتی را که شما دارید سازماندهی کنید و موارد مهم را شناسایی کنید.
قبل از اینکه شما شروع به انتخاب یک محل یا استخدام یک بلندگو کنید ، باید پارامترهای اصلی رویداد خود را بدانید. تقریبا غیرممکن است که جزئیات و هزینه ها را با یک شخص ثالث به اشتراک بگذارید تا مشخص شود که بیشتر از حد مشخص شده است. در اینجا جزء اصلی شما باید قبل از تماس با فروشندگان خارجی تعریف کنید.
تاریخ
همه چیز در اطراف تاریخ رویداد خاص شما متمرکز است. در حالت ایده آل، شما می خواهید سه تاریخ بالقوه داشته باشید تا بتوانید در دسترس بودن و قیمت در سراسر هیئت مدیره مقایسه کنید. سعی کنید روزهای مختلف هفته را برای حداکثر انعطاف پذیری در نظر بگیرید.
دوره زمانی
حتی یک اختلاف یک ساعته می تواند بر روی برنامه ریزی شما تأثیر بگذارد، بنابراین شما نیاز دارید تا درباره فریم های پیش بینی شده خاص خود مطلع شوید. به عنوان مثال، از ساعت 10 صبح تا ساعت 8 صبح شروع می شود، به این معنی نیست که شما مجبور نباشید بودجه صبحانه را اختصاص دهید.
تعداد بازدیدکنندگان
این یک جزء است که اغلب برای مذاکرات تولیدی بسیار گسترده است. با برنامه ریزی حضور شما واقع بینانه باشید. پیشاپیش بفرمایید که چه کسی دعوت کرده و طرحهای خود را در یک صفحه گسترده قرار دهید. حضور و بودجه به طور مستقیم مرتبط است، بنابراین به طور تصادفی حدس می زنم در مورد تعداد افرادی که شما فکر می کنید حضور خواهد داشت.
جلسات شکستن
اگر شما میزبان شام می شوید، ممکن است فقط به یک اتاق مهمانی نیاز داشته باشید، اما یک کنفرانس کامل در مقیاس به احتمال زیاد نیاز به اتاق های برقی اضافی و فضای نمایشگاهی خواهد داشت. مجددا شما قادر به اندازه گیری هزینه ها نخواهید بود تا اینکه فضای مورد نیاز خود را مشخص کنید. برای کنفرانس ها، بهترین رویکرد برنامه ریزی سفرنامه خنده دار در اولین جلسه شماست. به اشتراک گذاشتن ایده ها و تکمیل آنها بر روی کاغذ به شما کمک می کند تا از طریق تصمیم گیری های بعدی برنامه ریزی کنید.
بودجه در مقابل هزینه ها
قبل از دانستن محل و هزینه های غذا، ممکن است به نظر ناپذیری برای کار بر روی بودجه باشد، اما کار کردن با این روش یک معیار برای سنجش تمام پیشنهادات فروشنده است. با درآمد خود شروع کنید چقدر باید هزینه حضور شما را بپردازید؟ آیا شما برای کمک به جبران هزینه ها از حامیان مالی دعوت می شوید؟ غرفه داران برای مشارکت چه می کنند؟ درآمدها در نهایت بودجه شما را دیکته می کنند، بنابراین تنها برای اولین بار از آنها حفاظت می کند.
بازار یابی
پس از شناسایی منابع درآمد خود، گام بعدی طرح کردن طرح بازاریابی شما است . بهترین راه برای دستیابی و جذب ژنراتورهای درآمدتان چیست؟ شاید شما یک لیست از شرکت کنندگان بالقوه را به عنوان یک کارفرمای یا انجمن عضویت داشته باشید. بدیهی است که مفید خواهد بود، اما چه در مورد حامیان و غرفه داران؟
اگر قصد دارید بیش از 20 غرفه دار را جذب کنید، باید بتوانید به آنها دسترسی پیدا کنید. مبارزات بازاریابی هدفمند هزینه می کنند و درآمدهای شما را کاهش می دهند.
حمل و نقل و اسکان
کنفرانس محلی به طور معمول هر گونه نگرانی در مورد حمل و نقل را حذف می کند. با این حال، شما هنوز هم باید برای ارائه سخنرانان، غرفه داران و مهمانان ویژه در نظر بگیرید. در صورت رزرو شبانه کافی در هتل، برخی از هتل ها تخفیف در محل جلسات را ارائه می دهند. تنها راه برای سرمایه گذاری در این است با دانستن نیازهای اقامت شما در پیشبرد. از طریق اطلاعات حضور شما بازبینی کنید و پروژه کنید که تعداد مهمان از خارج از منطقه شما باشد.
در حال حاضر همه اینها احتمالا به نظر میرسد اطلاعات فراوانی برای جمعآوری اطلاعات در مقابل آن وجود دارد. اما به یاد داشته باشید که این جزئیاتی است که بر روی همه چیز در روند برنامه ریزی تاثیر می گذارد.
شما ممکن است در ابتدا به وظایف "پر زرق و برق" بیشتر مانند بازدید از سایت و برنامه ریزی منو جذب کنید. فقط به یاد داشته باشید که وقت خود را می آیند در حال حاضر، با این حال، تمرکز بر حقایق به طوری که شما می توانید بهترین تصمیمات را بعدا ایجاد کنید.