داس و عدم استفاده از ایمیل در کسب و کار
ایمیل بسیار محبوب شده است، در برخی موارد، مردم از آن بیشتر از تلفن استفاده می کنند. از آنجا که کلمه نوشته شده به راحتی می تواند اشتباه درک شود، درک محیط نامه مناسب ایمیل در محیط کسب و کار ضروری است.
متأسفانه بسیاری از مردم نمی فهمند که چگونه از طریق ایمیل به نفع خود استفاده می کنند و مزایایی که می توانند به یک کسب و کار کمک کنند، اغلب از دست رفته است. قوانین تجارت الکترونیکی پست الکترونیکی زیر می تواند به کارکنان شما کمک کند تا ایمیل هایی را که مؤثر و مؤثر هستند تشکیل دهند.
01 - ارسال ایمیل های ساده و مختصر
02 - همیشه یک خط موضوع معنادار استفاده کنید
هرگز موضوع موضوع ایمیل را خالی نگذارید. یک خط موضوعی خالی ممکن است ایمیل شما را به عنوان هرزنامه علامتگذاری کند و هرگز به مقصد مقصد نخواهد رسید. نامه های خطوط موضوعی خالی نیز اغلب نادیده گرفته می شود، به ویژه اگر گیرنده در نظر گرفته شده معمولا ایمیل های زیادی را در هر روز دریافت می کند. همیشه از خط موضوعی استفاده کنید که به طور مناسب محتوای ایمیل شما را نشان می دهد. این کمک خواهد کرد که گیرندگان خود را از طریق ایمیل های خود را مرتب مرتب سازی کنید و واکنش سریعتر به ایمیل شما را تشویق کنید.
03 - اجتناب از ایمیل های فرمت شده فوقالعاده
ارسال ایمیل در فرمت های حرفه ای از فونت های رنگارنگ و تصاویر برای پس زمینه اجتناب کنید. این accouterments ممکن است خواننده را منحرف کند یا پیام را برای خواندن دشوار کند. هر تصاویر پس زمینه ای که اضافه می کنید، ممکن است حجم فایل ایمیل شما را خراب کند. این ممکن است گیرندگان را با اتصالات آهسته تحمل برای مدت زمان طولانی تحمل برای پیام خود را برای تصاویر پس زمینه download.ny شما اضافه می شود ممکن است اندازه فایل ایمیل خود را نفوذ کند. این ممکن است گیرندگان با اتصالات آهسته را تحمل کند تا زمانی که پیام شما برای بارگیری طولانی به نظر برسد.
اگر شرکت شما اصرار دارد که از لوازم الكترونیكی خاصی استفاده كنید تا بتوانید احساسات و شفافیت خود را طراحی كنید، از آن استفاده كنید. لوگوی شرکت و خط امضا می تواند یک تصویر حرفه ای بر روی ایمیل های شما ایجاد کند.
04 - ارسال پاسخ های به موقع
مردم را برای جواب دادن به ایمیل خود به موقع صبر نکنید. بلافاصله با پیام روشن و مختصر پاسخ دهید. اگر وقت بیشتری برای تحقیق در مورد پاسخ یا جمع آوری اطلاعات بیشتر نیاز دارید، وقتی که بتوانید یک پاسخ دریافت کنید، به فرستنده ایمیل خود بگویید.
05 - از ابزار خارج از دفتر استفاده کنید
اگر قصد دارید از دفتر بیرون بیایید و قادر به خواندن ایمیل خود نباشید، از ابزار خارج از دفتر سیستم ایمیل استفاده کنید تا به طور خودکار به هر کسی که سعی در برقراری ارتباط با شما دارد پاسخ دهد. اطمینان حاصل کنید که پاسخ خودکار شما اجازه می دهد تا فرستنده ها را بدانند که چه موقع می توانند پاسخ دریافت کنند.
06 - گرگ را با پرچمهای اولویتی گریه نکنید
اکثر سیستم های ایمیل به شما اجازه می دهند یک ایمیل به عنوان "اولویت بالا" یا "راش" پرچم گذاری کنید. این پرچم پیش فرض ایمیل خود را ایجاد نکنید. از آن صرفه جويي کنيد، يا گيرندگان شما پرچم اولويت را ناديده مي گيرند. هنگامی که شما در نهایت یک ایمیل واقعا مهم ارسال می کنید، توجهی را که سزاوار آن است، دریافت نمی کند.
07 - در نظر بگیرید که آیا "پاسخ همه" لازم است
دکمه «پاسخ همه» را برای هر ایمیل که چندین فرستنده یا گیرنده دارد، به طور غیرمنتظره ای نپسندید. موضوع را در نظر بگیرید و تصمیم بگیرید که چه کسی پاسخ شما را بخواند. به طور مداوم پاسخ به همه افراد بدون نیاز به سرعت به شما یک شهرت را به عنوان یک اسپم تجاری کسب می کند و مردم ممکن است شروع به نادیده گرفتن ایمیل های شما کنند.
08 - جداگانه حساب های کسب و کار و شخصی شخصی
به غیر از موارد اضطراری، از ایمیل کسب و کارتان برای مکاتبات شخصی استفاده نکنید. حتی اگر شما کسب و کار خود را دارید، بهتر است دو حساب ایمیل جداگانه داشته باشید. این به شما اجازه می دهد ایمیل های خود را اولویت بندی کنید و پیام های شخصی خود را از شبکه کسب و کار حفظ کنید.
09 - از نام های حساب های حرفه ای ایمیل استفاده کنید
از نام خودتان به عنوان بخشی از هر آدرس ایمیل کسب و کار استفاده کنید. به عنوان مثال james.bucki@example.com یا jbucki@example.com. اجتناب از نام مستعار، دستگیره، نام و نام خانوادگی و یا مبهم منابع. به عنوان مثال، از soccer.mom@example.com یا baseball.nut@example.com استفاده نکنید.
10 - آیا ایمیل بهترین برای این پاسخ است؟
از ایمیل به عنوان تنها ابزار ارتباطی خود استفاده نکنید. همه پیام ها ایمیل مناسب نیستند، و زمان هایی وجود خواهد داشت که یک تماس تلفنی کوتاه یا یک بازدید کوتاه از دفتر می تواند یک روش موثر برای انتقال پیام باشد. ملاقات یا صحبت کردن در تلفن می تواند یک عنصر انسانی را در تعاملات معرفی کند و وقتی می خواهید چیزی را توضیح دهید، می توانید تمام تفاوت ها را ایجاد کنید یا می خواهید شخص را به انجام اقدامات متقاعد کنید.
11 - حساس و قابل دسترس باشید
هرگز از ایمیل برای پایان دادن به رابطه یا قرارداد استفاده نکنید. در مکاتبات تجاری حرفه ای، همیشه یک خط امضا وجود دارد که راه های دیگری را برای تماس با شما فراهم می کند. به عنوان مثال، شما ممکن است دفتر، فکس و شماره تلفن همراه خود، و آدرس پست الکترونیک دفتر خود را شامل کنید.
12 - اجتناب از ارسال پیوست های عظیم
شما هرگز نمی دانید که چگونه یا جایی که گیرنده شما به ایمیل شما دسترسی پیدا می کند. دستگاه های موبایل ممکن است شروع به دانلود فایل کنند تا از طرف کاربر بخواهند تا دانلود را تایید کنند. این می تواند زمان زیادی طول بکشد و پهنای باند مصرفی را که دریافت کننده باید پرداخت کند، مصرف می کند. اندازه ترکیب فایلهای پیوست کمتر از 50 مگابایت را نگه دارید.
اگر شما باید یک فایل بزرگ ارسال کنید، ابتدا با گیرندگان تماس بگیرید و از نحوه دریافت فایل بدانید. شما همچنین از یک سرویس انتقال فایل برای ارسال فایل استفاده می کنید.
13 - فکر می کنم قبل از ارسال آن ایمیل
در نهایت یک لحظه را ببنید و قبل از اینکه دکمه «ارسال» را فشار دهید، آنچه را که قبلا نوشته اید را بررسی کنید. آیا چیزی است که نباید در یک ایمیل ارسال شود؟ آیا این یک ماهیت شخصی است و برای استفاده از سیستم ایمیل شرکت مناسب نیست؟ آیا ایمیل خود را در حالی که عصبانی بودید و ضمائم هایی را که ممکن است بعدا پشیمان باشید، ایمیل زده اید؟ اگر چنین است، دکمه "حذف" را فشار دهید.