آداب و رسوم تجارت پیام های صوتی
هنگامی که سرویس گیرنده اتوماتیک یک فراخوانی را به آن پسوند انتقال می دهد، پسوند موجود بعدی، تماس دریافت می کند. اگر تمام پسوندهای گروه حسابداری مشغول هستند یا در دسترس نیستند، سپس تماس به کادر پست صوتی گروه منتقل خواهد شد.
گزینه های خوش آمد گویی صوتی
بسته به سیستم تلفن شما در شرکت شما، ممکن است گزینه های مختلفی برای نوع صوتی صوتی که شما مجاز به نوشتن وجود دارد. این شامل:
- تبریک عمومی صوتی
صوتی پست صوتی عمومی به عنوان پیشفرض صوتی پست پیش فرض مورد استفاده قرار می گیرد، اگر هیچ نوع نوع تبریک وجود نداشته باشد. - تبریک صوتی داخلی
این استفاده می شود برای افرادی که از بخش خود از شرکت خود (به عنوان مثال از یک پسوند دیگر) دعوت به عمل آورند. به طور کلی، این فقط برای شرکت های بسیار بزرگ قابل استفاده است. - تبریک صوتی خارجی
این تبریک برای افرادی که از خارج از شرکت شما تماس می گیرند، پخش خواهد شد. متصدی خودکار سیستم تلفن شما ممکن است یک شرکت عمومی را خوشحال کند که همه تماس گیرندگان خارجی آن را بشنوند. در صورتی که نام شرکت شما در این تبریک ذکر شده باشد، نیازی به گفتن آن در ادای احترام شما نیست.
- سلامت پست صوتی و یا "خارج از دفتر"
در صورتی که کل بخش برای مدت زمان خاصی در دسترس نباشد، صبر و یا بی اعتبار صوتی صوتی تنظیم می شود. به عنوان مثال، اداره فقط از 8:00 صبح تا 5:00 بعد از ظهر کار می کند یا یک جلسه اجباری اداری وجود دارد که همه افراد را از پاسخ به تلفن خارج می کند. اکثر سیستم های پست صوتی به شما امکان می دهد تاریخ و زمان انقضا را تنظیم کنید تا زمانی که بخش شما به عملیات عادی بازگردد، لازم نیست که آن را خاموش کنید.
- در تلفن (مشغول) صوتی پست صوتی
این تبریک برای اطلاع دادن به تماس گیرندگان استفاده می شود که بخش در دسترس است، اما هیچ کس نمی تواند بلافاصله تماس خود را دریافت کند، زیرا تمام پسوندهای در بخش اداری مشغول تماس با دیگران هستند.
عناصری از پست صوتی پست صوتی گروه
- اسم دپارتمان
- بیانیه ای که شما اکنون نمی توانید تماس بگیرید
- دعوت نامه برای ترک یک پیام
- هنگامی که آنها می توانند یک تماس برگشت داشته باشند
- گزینه های اضافی که در دسترس هستند (به عنوان مثال "فشار کلید پوند را برای بازگشت به ..." فشار دهید)
- آدرس وب سایت اگر بتواند اطلاعات معنی دار ارائه دهد
- بیش از 20 تا 25 ثانیه (قانون انگشت شست)
- با "تماس شما برای ما بسیار مهم است ..." را شروع نکنید. این عبارت بیش از حد استفاده شده است و معمولا "خاموش" به تماس گیرنده است.
- اجتناب از دادن اطلاعات بیش از حد و صدور بیش از حد طولانی.
تبریک فرستادن پیام صوتی گروهی خوب
- شما به اداره حسابداری رسیده اید. همه نمایندگان ما مشغول خدمت رسانی به دیگر تماس گیرندگان هستند. به جای صرف زمان باقیمانده خودمان، ما می خواهیم تماس شما را ظرف دو ساعت کاری بازگردانیم. اگر می خواهید به منوی قبلی بازگردید، ستاره را هم اکنون فشار دهید. در غیر این صورت، یک پیام دقیق را با نام و عدد خود بگذارید. پس از ارسال پیام خود، می توانید کلید پوند را برای گزینه های بیشتر فشار دهید. ممنون از اینکه تماس گرفتید.
- شما به اداره فروش در Operations Tech، Inc مراجعه کرده اید. همه نمایندگان فروش ما مشغول خدمت به مشتریان دیگر هستند، اما ما می خواهیم تماس شما را در اسرع وقت انجام دهیم. برای اطلاعات مربوط به قیمت فعلی یا برای بررسی وضعیت سفارش شما، لطفا از طریق ما در وب سایت ما دیدن کنید. در غیر این صورت، لطفا یک پیام با نام و شماره خود را پس از لحن ترک کنید. اگر می خواهید به منوی قبلی بازگردید، کلید ستاره را هم اکنون فشار دهید.
- شما به اداره حسابداری در Operations Tech، Inc. رسیدگی می کنید. بخش در حال حاضر بسته شده است. ساعتهای عادی ما از ساعت 8 صبح تا 5 بعداز ظهر روز دوشنبه تا جمعه است. ما در روز شنبه ها و یکشنبه ها بسته شده ایم. شما می توانید کلید ستاره را در هر زمان برای بازگشت به منوی قبلی فشار دهید. در غیر این صورت، لطفا پیام خود را با اسم و شماره خود بگذارید و وقتی دفتر باز می شود، تماس خود را به شما بازگردانید. پس از خروج پیام خود ممکن است قطع شود یا کلید پوند را برای گزینه های اضافی فشار دهید. ممنون از اینکه تماس گرفتید.
سلام پست صوتی بد
- شما به اداره فروش رسیدهاید پیام ما را ترک کن
- سلام. شما به دفتر حسابداری در XYZ.com رسیده اید. همه حسابداران در حال حاضر در جلسه گروه اجباری حضور دارند و هیچ کس برای تماس شما در دسترس نیست. تماس شما برای ما بسیار مهم است و ما می خواهیم تماس شما را به زودی به محض بازگشت برگردانیم. با این حال، پایان سال است و تماس تلفنی ما بسیار طولانی است. در صورتی که در مورد پرداخت یک حساب دیر رسمی خواستار هستید، لطفا پیام خود را به ما بگویید، بنابراین ما می توانیم بلافاصله با شما تماس بگیریم. در غیر این صورت، لطفا صبر کنید و پیام محرمانه ای را به ما بسپارید.
- بخش بسته شده است لطفا بعد از لحن پیام را ترک کنید