انتظار میرود برنامه ریزان رویداد و جلسات به تشکیل جلسات آموزشی، برنامه های انگیزشی و برنامه های دیگر که آنها سازماندهی می کنند، کمک کنند یا نامه های رسمی دعوت نامه ها را ارسال کنند. لازم نیست به نظر می رسد مانند یک وظیفه قریب به اتفاق، اما مهم است که به دنبال قدم های خاصی برای دنبال کردن آداب دعوت مناسب و اجتناب از از دست دادن جزئیات مهم برای مهمانان خود را.
اینجا چطور است:
یک تم رویداد ایجاد کنید. قبل از نوشتن نامه ها و مطالب دعوتنامه رسمی، برنامه ریزان باید مطمئن شوند که موضوع مورد علاقه برای برنامه دارند. سوالات زیر به آغاز روند طوفان مغزی کمک می کند: آیا این یک کنفرانس آموزشی، سمینار یا سفر انگیزشی است؟ کجا نگهداری می شود؟ چه چیزی در مورد آن مقصد یا مکان منحصر به فرد است؟ برنامه خشن برای این رویداد چیست؟ بعضی از اهداف پشت برنامه چیست؟ چرا یک شرکت کننده می خواهد شرکت کند؟ این سوالات به ایجاد یک رویداد بزرگ رویداد کمک خواهند کرد.
یک دعوت الکترونیکی ایجاد کنید بسیاری از نامه های رسمی دعوت نامه و مواد برای رویدادهای مهم در حال حاضر به سیستم های ثبت نام آنلاین نقل مکان شده اند به دلیل حجم مهم رویداد تدارکات است که باید در طول روند RSVP دستگیر: املا اسامی، اطلاعات تماس، الزامات رژیم غذایی، دسترسی به معلولیت، نیازهای حمل و نقل، جزئیات برنامه، فعالیت های اطلاعات و بیشتر. توجه: حوادث پیچیده تر ممکن است یک صفحه وب یا تصویر طراحی گرافیک ارسال شده توسط ایمیل را برای انتقال جزئیات رویداد و مخاطبین RSVP استفاده کنید.
یک دعوتنامه چاپ کنید بسته به ماهیت برنامه یا رویداد شما، اخطار دعوت نامه ممکن است نشاندهنده این باشد که شما باید نامه های رسمی دعوت نامه و یادداشت های خود را برای اطلاع رسانی به مهمانان خود بدانید که شما واقعا به حضور خود ارزش می دهید. این متفاوت از مطالب رویداد است. در عوض، یک کارت دعوت ساده ارائه می دهد که اطلاعات مهمی را برای مهمان شما ارائه می دهد، از جمله میزبان و عنوان، موضوع رویداد، تاریخ (ها) و / یا زمان (ها) و یک تماس RSVP.
نوشتن دعوتنامه های رسمی رویداد به عنوان بخشی از دعوتنامه الکترونیکی، شما باید اطلاعات سطح بالا در مورد برنامه و رویداد را مشخص کنید. برای مثال، اگر این یک سفر انگیزشی یا کنفرانس چند روزه باشد، می خواهید موارد زیر را شامل شود: مقصد، محل اصلی هتل / کنفرانس، موضوع اصلی، سخنرانان (از جمله BIOS)، برنامه، فعالیت ها، تدارکات و جزئیات درباره ثبت نام نامه ها و مواد دعوت نامه باید مهمانان را به دلیلی برای شرکت در این مراسم ارائه دهند و همیشه شامل دعوت به عمل شوند.
متن اخلاق دعوت با مرور کلی مقصد / محل برگزاری آغاز می شود. هنگام نوشتن نامه های رسمی دعوت نامه و مواد، همیشه مطمئن ترین است که فرض کنید هیچ کس در محل برنامه میزبانی شما نیست. به این معنی است که شما باید یک مروری مختصر از مقصد و / یا هتل / محل / محل برگزاری که در آن برنامه برگزار می شود بنویسید. اگر شما در حال برنامه ریزی یک رویداد چند روزه هستید، این اطلاعات را به عنوان سطح بالایی که ممکن است حفظ کنید، اما اطمینان حاصل کنید که اطلاعات کافی برای ارائه مهمان از بینش منحصر به فرد در مورد مکان و به همین دلیل آنها باید وقت خود را با آنها سرمایه گذاری کنید.
آداب دعوت به برنامه رویداد نیاز دارد. اگر شما در حال برنامه ریزی یک رویداد چند روزه مانند یک برنامه مشوق هستید، مطالب دعوت نامه باید به اندازه جزئیات باشد تا مهمان بتواند زمان مناسب خود را با شما برنامه ریزی کند. به این معنی است که دعوت نامه شما باید روش های ورود و زمان هایی را که انتظار می رود شرکت کنند، زمان برای جلسات کاری و فعالیت ها (و انتخاب فعالیت ها)، اطلاعات مربوط به غذا و اطلاعات خروج، شناسایی کنید.
اخلاق دعوت به توصیف فعالیت ها نیاز دارد. هنگام نوشتن نامه های رسمی دعوت نامه و مواد، یک مرور کلی از فعالیت های مختلف را ارائه می دهد تا به مهمانان کمک کند تا بهتر بفهمند که چه چیزی منافع آنها را دارد. آیا برنامه گلف شما 1 یا 2 روز یا رویداد روزانه است؟ "کلاس" آن رپیدز رودخانه شناور است؟ ارتفاع این جشنواره چه بوده است و این برنامه دوچرخه سواری کوهستان چه میزان است؟ مدت زمان کلاس نقاشی چیست و چه خواهد شد؟
اخلاق دعوت به اطلاعات مربوط به تدارکات ملاقات نیاز دارد. مجددا، با فرض اینکه شما یک برنامه چند روزه را میزبانی می کنید، مهمان باید با جزئیات در مورد هر یک از موارد زیر ارائه شود:
- رزرو پرواز
- ثبت نام رویداد
- رزرو اتاق
- نقل و انتقالات فرودگاه
- نوع لباس پوشیدن
- آب و هوا
- مراحل ثبت نام
- اقلام غیر قابل بازپرداخت
- تماس با کارکنان مهمان
دستور کار نهایی را توسعه دهید. این متفاوت از مواد دعوت اولیه است اما باید به مهمانان دعوت شده پس از ورود یا قبل از حضور در یک رویداد ارائه شود. این باید شامل یک ساعت به ساعت (خوب است به ترکیب ساعت ها) خلاصه ای از آنچه که زمان و کجا برنامه ریزی شده است. اگر آهنگ های آموزشی متعددی را همزمان برنامه ریزی کرده باشید، مفید است که این آهنگ ها را در گروه ها قرار دهید تا مخاطبان می دانند چه موضوعاتی در زمان و مکان برنامه ریزی شده اند.
نامه نامه خوش آمدید رویداد را ایجاد کنید. بسیاری از برنامه ریزان با در نظر گرفتن اطلاعاتی که باید یا نباید در نامه های خوش آمدید مبارزه کنند. بهترین توصیه این است که پیغام خوش آمدید ساده و مهمانان را بشناسید که از آنها استقبال و قدردانی می شود. متن اختراع نشان می دهد که نامه باید توسط میزبان رسمی این رویداد امضا شود.
یکی از موارد نادیده گرفته شده دعوت نامه رویداد، اخطار اخطار است. به عنوان بخشی از نامه خوشامد گویی و هر هدیه ورودی، مهم است که جزئیات در مورد چگونگی ترک مهمانان را ضمیمه کنید.
ایجاد کارت های منو مهمانان همیشه مایل به دیدن صبحانه، ناهار یا شام می باشند که کارت های منو را مشاهده می کنید که موارد منو را برای هر دوره غذا مشخص می کنند. این به آنها می دهد که در مورد جمع آوری با دیگران در جدول خود صحبت کنند و اجازه می دهد کارمندان صبر کنند تا سریعا انتخاب های منو را از مهمانان به دست بیاورند و به برنامه ریزی برسند. نکته: اگر قصد دارید یک تعطیلات خاص در طول غذا، مانند یک دسر مضمون برای برخی از سرگرمی های منحصر به فرد، مفید است که آنها را از کارت منو حفظ کنید تا جلوه خاصی را افزایش دهید.
ایجاد کارت های یادداشت هدیه گرانبها. این که آیا این هدیه ورودی یا یک هدیه بالش است، هر هدیه تقدیر باید قلم کارت هدیه خود را داشته باشد. این فرصتی است برای تقویت پیام های "تشکر از شما" و مهمانان خود را احساس اضافی ویژه. مفید است که متن و پیام هایی را که موضوع رویداد خود را نشان می دهند، ترکیب کنید.
ایجاد یادداشت های خروجی فردی
در روز قبل از عزیمت، اطلاعیه ها را به اتاق های مهمان ارسال کنید تا زمانیکه آنها را ترک کنند، از جمله شماره پرواز و زمان خروج. این فرصت را برای رفع هر گونه خطا در دقیقه آخر فراهم می کند که ممکن است در زمان برنامه ریزی تدارکات نادیده گرفته شود.
نکات:
- اطمینان حاصل کنید که یک طراح گرافیک عالی و یک فرایند ثبت نام آنلاین داشته باشید. هنوز چالش امروز این است که بسیاری از سیستم های مختلف ثبت نام رویداد آنلاین وجود دارد، اما آنها یا نیاز به سفارشی سازی زیادی دارند و یا استفاده از سیستم های شخص ثالث هنوز بر اساس هر دعوت کمی گران است. به همین دلیل است که بسیاری از برنامه ریزان همچنان بر منابع و منابع خانگی خود متکی هستند.
- خودتان یک فروشگاه لوازم التحریر عالی پیدا کنید. هرچند سازمان ها بیشتر و بیشتر به استفاده از فرم های الکترونیکی ارتباطات حرکت می کنند، اما این تاثیری که دعوت نامه های چاپ شده و مطالب رویداد ارائه می شود جایگزین نمی شود. به دنبال لوازم التحریر باشید که تم رویداد شما را تکمیل می کند و سبک های کاغذ و اندازه های مختلف را برای ایجاد علاقه و نمایش بیشتر ایجاد می کند. مهمانان این تلاش را متوجه خواهند شد.
- یک الگو ایجاد کنید و از آنجا تکرار کنید. طراحان باید یک فرم دعوتنامه نامه و مواد را ایجاد کنند و به سادگی رویدادهای جدید را از قالب برنامه های قبلی و رویدادها به روزرسانی کنند. البته، لوازم التحریر جدید، گرافیک، متن و غیره باید انتخاب و مورد استفاده قرار گیرد، بنابراین در هر زمان یک مقدار مشخصی از سفارشی وجود دارد.