چگونه برای بستن دفتر تعطیلات

01 - اطلاع کارمندان، مشتریان و فروشندگان

شما می توانید از طریق وب سایت خود و پیام ارسال کننده خودکار در سیستم تلفن خود به مشتریان اطلاع دهید.

فروشندگان (مخصوصا کسانی که با برنامه تحویل مجدد) باید از طریق ایمیل، تلفن یا پست الکترونیکی به طور منظم مطلع شوند.

02 - اطلاع رسانی از کارمندان امنیتی یا خدمات

پرسنل امنیتی و یا سرویس امنیتی خود را در مورد تاریخ های نزدیک شدن آینده خود مطلع کنید. اطمینان حاصل کنید که تامین کنندگان امنیتی دارای یک لیست تماس اضطراری که شامل اطلاعات تماس، از جمله شماره تلفن ها، برای شما و کارمندان شما است. آنها باید بدانند که چه کسی باید در صورت بروز یک مسئله امنیتی حتی زمانی که دفتر برای کسب و کار بسته است و چه کسی مجاز باشد که در خلال خاتمه در ساختمان باشد، تماس بگیرد.

03 - تبریک رسمی کارکنان را تغییر دهید

یک یا دو یا دو هفته قبل از بسته شدن، یک سیستمعامل سرویس گیرنده خودکار در سیستم تلفن خود را ضبط کنید که توضیح میدهد که دفتر برای مدت طولانی بسته شده است. تاریخی را که شما نزدیک میشوید و هنگامی که شما انتظار باز شدن را دارید اضافه کنید. درست قبل از خروج، دومین تبریک خودکار را ثبت کنید که بر روی زمان بازگشت شما تأکید دارد و، در صورت لزوم، به چه کسی تماس گیرنده باید هر گونه سوال را در غیاب خود هدایت کند.

اگر خدمات اورژانسی مانند گرمایش و خنک کننده، لوله کشی یا سایر خدمات ضروری مشتری را ارائه می دهید، مطمئن باشید که تماس گیرندگان خود را در مورد نحوه دسترسی به سرویس پاسخگویی یا تلفن همراه خود در شرایط اضطراری اعلام کنید.

04 - سرویس پاسخ خود را اعلام کنید

سرویس پاسخ دهی خود را از تاریخ هایی که دفتر بسته می شود مطلع سازید و لیست مخاطبین خود را با شماره تلفن های کارکنانی که در تماس هستند را به روز کنید. اطمینان حاصل کنید که آنها می دانند که با شرایط خاص تماس بگیرند شما نمی خواهید مدیران سطح بالا در صورت وقوع یک مسئله تحویل، به عنوان مثال اخطار دهند.

05 - تغییر پیام های صوتی

اگر سیستم تلفن شما اجازه می دهد تا کارکنان تماس های خارجی خود را در ایستگاه های خود دریافت کنند، آنها را برای ضبط پیام "تعطیلات بسته" یا "خارج از دفتر" پست صوتی که به مخاطبین اطلاعات ضروری در مورد بسته شدن را ضبط می کند. کارکنان باید به تماس گیرندگان اطلاع دهند زمانی که آنها به دفتر باز می گردند و اگر در هنگام تعطیل شدن دفتر، به کمک فوری نیاز داشته باشند، چه باید بکنند. در اغلب موارد، شما نمی خواهید کارکنان اطلاعات شخصی خود را ارسال کنند.

06 - کاهش دما، خاموش کردن تجهیزات اداری

صرفه جویی در انرژی و پول با تنظیم یا تجدید برنامه ریزی ترموستات دفتر خود را در خاموش کردن. شما در صرفه جویی در هزینه ای که می توانید هزینه آن را افزایش دهید، شگفت زده خواهید شد و ممکن است یک فرصت خوب PR باشد؛ نشان می دهد که شرکت شما متعهد به حفظ منابع است.

شما همچنین می توانید با خاموش کردن تمام تجهیزات دفتری غیر ضروری، از جمله چراغ های دائمی، دستگاه های کپی، پرینتر و کامپیوتر، انرژی و پول را ذخیره کنید.

07 - سرور پشتیبان گیری

اگر کامپیوترها و سرورها دارید، مطمئن شوید که چرخه پشتیبان به درستی قبل و بعد از خاموش شدن اجرا می شود. قرار گرفتن در معرض یک فاجعه را با برنامه ریزی پشتیبان خارج از منزل خود برای گرفتن وانت اولیه، به جای انتظار کسب و کار مجددا باز کنید. این منطقه است که در آن شما می خواهید دستورالعمل های روشن برای تماس با شما در صورت مشکلی داشته باشید، بنابراین مطمئن شوید که سرویس پاسخگویی شما به درستی مطلع است.

08 - خاموش نکن

برخی از تجهیزات اداری شما نباید خاموش شود، از جمله:

• دستگاه های فکس
• سیستم تلفن
• سرورها و سیستم های پشتیبان
• واحد های تبرید
• سیستم های امنیتی