تصمیم بگیرید اگر واقعا نیاز به یک جلسه دارید
اولا تصمیم بگیرید که برنامه ریزی یک جلسه واقعا ضروری است.
اغلب ما به یک جلسه رسمی فکر می کنیم که بهترین راه برای به اشتراک گذاشتن اطلاعات یا بحث در مورد یک موضوع است. اما اگر اخبار شما از طریق ایمیل یا کنفرانس تلفنی تحویل داده شود، یا فقط با جمع آوری چندین نفر در دفترتان به مدت 15 دقیقه، جلسه رسمی را پر کنید.
فقط افرادی را دعوت کنید که واقعا در آنجا حضور داشته باشند
همیشه به یک جلسه دعوت شده و تعجب کردم - در نیمه راه - چرا شما آنجا هستید؟ وقت مردم را با دعوت از آنها به جلسه ای که آنها نیازی به حضور ندارند، نزنید. این یک جلسه موثر نخواهد بود. آیا کسی از حسابداری باید در جلسه حضور داشته باشد تا سوالات بودجه پاسخ دهد؟ سپس فردی را از حسابداری دعوت کنید که برای آن کار مناسب است.
اگر یک همکار یا ناظر باید از آنچه که در جلسه مورد بحث قرار گرفت مطلع شود، لازم نیست آنها را به جلسه واقعی دعوت کنید. نگران نباشید خلاصه جلسه تهیه کنید و بعدا آن را به آنها ارسال کنید. آنها از صرفهجویی زمان قدردانی می کنند و شما اطمینان دارید که - به دلیل اینکه شما اطلاعات را در نوشتن قرار می دهید - آنها کاملا از بحث ها مطلع می شوند.
ارسال یادآورهای جلسه
زندگی مشغول است و تقویم ها به سرعت با فعالیت های برنامه ریزی شده رزرو می شوند. دو روز پیش از جلسه شما یک یادآور جلسه پیگیری ارسال کنید. این به آن افرادی که پاسخ دادند که در حضور حضور دارند تأیید خواهد کرد و همچنین به شما امکان می دهد پیش از زمان مطلع شوید که برنامه ها تغییر کرده اند و شرکت کنندگان اصلی نمی توانند زمان جلسه برنامه ریزی شده را تعیین کنند.
دستور کار داشته باشید
برای برنامه ریزی جلسات موثر، ابتدا باید برنامه ریزی کنید که چه چیزی مورد بحث قرار خواهد گرفت. هدف از جلسه چیست؟ به دنبال چه کاری هستید؟ پیش از زمان برنامه ریزی جلسه را توسعه دهیم و آن را به شرکت کنندگان بفرستیم. زمان شروع را نشان می دهد و فهرست کوتاهی از مباحث را که باید در نظر گرفته شود را شامل می شود. با یک دستورالعمل طولانی و دقیق دقیق، جلسه خود را از دست ندهید. نام هر فردی را که مسئول گزارش دادن در یک منطقه خاص است، نشان دهید.
درمورد انتظارات روشن شود
هنگامی که ابتدا اطلاعیه ای از جلسه را ارسال می کنید، درباره اهداف و انتظارات خود آگاه باشید. آیا این جلسه در اطراف یک نمایش ارائه می شود و شرکت کنندگان باید برای یادداشت آماده شوند؟ یا این یک جلسه طوفان مغزی است که انتظار می رود شرکت کنندگان با ایده ها و پیشنهادات آن را نشان دهند؟
در برخی از فرهنگ های شرکت های بزرگ، کارکنان برای گوش دادن جمع می شوند و سپس به فضای کاری خود باز می گردند. در سایر شرکت ها، کارکنان آزادانه شرکت می کنند. در محل های کاری مشترک امروز، تعامل و به اشتراک گذاری ایده ها نه تنها در جلسات خوشامد می باشد؛ اغلب هدف از جلسه است.
شروع در زمان
اگر فردی هستید که به طور منظم برای جلسات به موقع نشان داده می شود، متوجه خواهید شد که زمانیکه جلسه واقعی 15 دقیقه طول نخواهد کشید، مردم به اتاق برمی خورند.
آنچه که ناگزیر اتفاق می افتد، رفتن به جلو است، همه می دانند که این جلسات هرگز در زمان شروع نمی شود، به طوری که همه شروع به ظاهر شدن می کنند. مسئولیت جلسه شما را بر عهده بگیرد شروع به سرعت در زمان شروع داده شده. درب را ببند و شروع کن آن دسته از افرادی که به سرعت می توانند پیام دریافت کنند که دیر می رسند، باید یک بار این اشتباه را انجام دهند.
نگه داشتن آن کوتاه و ساده است
اغلب جلسات به مدت یک ساعت می گذرد - در موارد بسیاری - 30 دقیقه یا حتی 45 دقیقه کافی است. وقتي زمان زيادي اختصاص مي يابد، نتيجه معمول اين است که زمان هدر رفته است. افراد پس از اتمام جلسه یا به مدت زمان طولانی در مورد یک پرونده مورد بحث قرار می گیرند. جلسات را کوتاه نگه دارید و به نقطه.
اقامت در موضوع
یک دستورالعمل به تنهایی جلسه شما را به طور موثر اجرا نخواهد کرد. به دستور کار بروید و بحث را از سرگردان کردن در مماس ها ادامه دهید.
هر گونه سوال غیر موضوعی را بیان کنید، بیان کنید که این یک موضوع برای جلسه دیگری است، آن را به صورت خصوصی یا مانند آن قرار دهید. هیچ کس جلوی فرار را دوست ندارد، در حالی که هدف جلسه برای گفتگو با دیگران، دست به دست هم داد.
جلسات کوچکتر خارج از اتاق کنفرانس
نشستن در همان اتاق کنفرانس آشنا گرد هم آمده بود که یک جدول آشنا درست است - آشنا. برای تشویق کارکنان به تعامل، خلاقیت فکر کردن و بحث های پر جنب و جوش، در نظر گرفتن جلسه خارج از اتاق کنفرانس استاندارد را درنظر بگیرید.
در صورتی که محل و شرایط آب و هوایی امکان پذیر باشد، جلسات را در یک میز خارج کنید. سعی کنید جمع آوری در یک منطقه مشترک است که دارای مبل های مبل و جداول کوچک به جای یک میز بزرگ کنفرانس و صندلی چرخشی است.
نگران نباشید رویکرد متفاوت بگیرید
اگر رویکرد به جلسه کار نمی کند، نترسید که دوره را تغییر دهید. به عنوان مثال، اگر یک جلسه طوفان مغزی یک اتاق آرام با گفت و گو بسیار کمی ایجاد کند، مسیر را تغییر دهید. انعطاف پذیر باشید و توجه کنید که چگونه جلسه کلی پیشرفت می کند.
استفاده از فناوری
برنامه ریزی برای استفاده از تکنولوژی برای ادامه حضور در شرکت. در دنیای دیجیتال امروز، اکثر مردم برای دیدن گرافیک و ویدیوها برای حمایت از کلمات که شنیدن دارند استفاده می شوند. در هنگام برنامه ریزی جلسه شما، به این اندیشه فکر کنید و جلوه های صوتی را در نظر بگیرید.
کامپیوترها بر روی صفحه نمایش بزرگ و نمایش های Smart Board که تعامل را تشویق می کنند، نمایش داده می شوند، یک تغییر خوش آمدید از ارائه های پاورپوینت استاندارد طولانی است.
یک خلاصه جلسه ارسال کنید
در عرض یک روز پس از جلسه، خلاصه ای از آنچه که مورد بحث قرار گرفت، ارسال کنید. این را از طریق ایمیل به همه کسانی که در حضور حضور داشتند، منتشر کنید، کسانی که قادر به حضور در جلسه نبودند و کسانی که نیاز به اطلاع دارند. همچنین شامل هر اقلام اقدام، مشخص کردن مسئولیت هر یک از اقلام و همچنین تاریخ مورد نظر.