اسناد و مدارک برای حفظ مدت بلند مدت و کوتاه مدت
4 دلیل برای نگهداری سوابق
- این باعث می شود تا مالیات های شما خیلی ساده تر شود.
- داشتن همه چیز ضبط شده کمک خواهد کرد که شما را از دست رفتن بر روی هر کسر، که به شما پول را نجات دهد.
- این به شما کمک خواهد کرد تا اطمینان حاصل کنید که ادعاهای دقیق را ثبت می کنید. به جای حدس زدن، "من فکر می کنم که 1000 پیمانکار را پرداخت کردم،" با کشیدن یک صفحه گسترده به سرعت، شما می دانید که شما در تاریخ 17 ژوئیه به مبلغ 850 دلار پرداخت کردید.
- در صورتی که شما حسابرسی شده اید یا IRS در مورد موارد اقلام موجود در اعلامیه مالیاتی شما سوالی دارد، شما باید مدرکی برای ادعای خود داشته باشید. اگر شما این اسناد را نداشته باشید، می توانید وقت و پول خود را صرف تلاش برای پیدا کردن اثبات کنید. بدتر اینکه اگر شما قادر به رسیدگی نیستید، ادعای شما احترام نگذارید و حتی ممکن است مالیات و مجازات های اضافی را پرداخت کنید.
چه رکوردها باید دنبال کنم؟
پاسخ کوتاه این است که شما باید همه چیز را پیگیری کنید! IRS برای حسابرسی کسب و کارهای کوچک شناخته شده است، به ویژه آنهایی که در سال های متوالی از دست رفته اند. علاوه بر این، بسیاری از نمایندگان IRS تفاوت های مالیاتی را که برای سرمایه گذاران املاک و مستغلات در نظر گرفته می شوند، درک نمی کنند و احتمال بیشتری دارند که آنها را مورد سوال قرار دهند.
شما باید مدرک داشته باشید در صورتی که IRS هر یک از اقلام خود را سوالات خود را مطرح کند و حتی در صورت هرج و مرج در زمینه تجارت، اگر کسی سعی در پرداختن به سوال کند.
دو نوع پرونده هایی که باید نگهداری کنید، سوابق دائمی و سوابق کوتاه مدت هستند.
1. اسناد دائمی
این اسنادی است که شما می خواهید به طور نامحدود نگه دارید.
برخی از نمونه های ثبت نام دائمی چیست؟
اینها اسنادی هستند که برای شما مناسبتر از سال مالی فعلی هستند، مثلا:
- همه مستاجر اجاره می دهند
- هر گونه اسناد حقوقی - جریمه ها، گزارش بازرسی، ظهور دادگاه.
- هر نوع مجوزی که در مورد اموال گرفته اید.
- هرچیزی که می توانید از آن رهایی یابید، مانند اموال یا پیشرفت.
- اگر شما شرکت خود را به عنوان LLC ، LP ، S Corporation و یا دیگر شرکت می کنید، می خواهید تمام سوابق مربوط به این را نگه دارید.
- سیاستهای بیمه.
- وام اسناد - مانند وام مسکن.
- مالیات سال گذشته
- عنوان مالکیت / معامله
2. ضبط کوتاه مدت
به مدت کوتاهی، به چند ماه اشاره نمی کنم. شما می خواهید هر اسنادی را که به اندازه کافی مورد توجه قرار می گیرید تا حداقل پنج سال به مالیات خود بپردازید. چه مدت بعد از آن به میزان راحتی شما بستگی دارد. این به شما کمک می کند در مورد شما همیشه حسابرسی شده یا شکایت کنید.
برخی از نمونه هایی از سوابق کوتاه مدت چیست؟
هر چیزی که به عنوان درآمد یا هزینه برای سال مالیاتی مشخص شده است، مانند:
- هزینه تبلیغات برای کسب و کار یا اموال شما.
- هزینه های سرگرمی - مانند شام یا ناهار برای مشتریان فعلی یا بالقوه.
- سود پرداخت شده در وام و کارت های اعتباری برای استفاده از کسب و کار.
- حقوق / هزینه های حرفه ای - برای حسابداران، وکلا، عوامل بیمه، Realtors.
- هزینه های اداری - اینترنت، خط تلفن دوم برای کسب و کار، لوازم اداری، کسر دفتر خانه اگر دفتر منزل شما فقط برای کسب و کار استفاده می شود.
- اجاره دریافت شد
- تعمیرات انجام شده است
- سپرده های امنیتی دریافت می شود. هنگامی که یک اجاره مستأجر به پایان می رسد، اگر شما بخشی از سپرده های امنیتی را نگه دارید، باید آن را به عنوان درآمد ثبت کنید. اگر بخشی از آن را برای پرداخت هزینه تعمیرات نگه دارید، پولی که برای تعمیر صرف می کنید، هزینه ای است که شما می توانید در مالیات خود کسر کنید.
- هزینه های سفر برای کسب و کار - مانند مایل برای فعالیت های اجاره ای رانده شده است.
- نرم افزار پرداخت می شود
- دستمزد به کارکنان یا پیمانکاران مستقل پرداخت می شود.
چگونه باید از رکوردهای من پیگیری کنم؟
شما باید یک کپی دیجیتال (رایانه) و یک نسخه کپی (کاغذ) از تمام سوابق خود را نگه دارید.
1. کپی دیجیتال
شما می خواهید از صفحه گسترده یا یک برنامه مانند Quicken Property Property Manager برای پیگیری درآمد و هزینه های خود استفاده کنید.
شما باید این کار را در زمانی که درآمد حاصل می شود یا هزینه انجام می شود، انجام دهید. شما می خواهید اطلاعات دقیق و دقیق را در صورت امکان شامل کنید:
- تاریخ،
- زمان،
- چه کسی آن را پرداخت کرد یا به شما پرداخت کرد
- طبیعت درآمد یا هزینه
- میزان.
- شما حتی می توانید نحوه پرداخت وجوه (پول نقد، شماره چک، کارت اعتباری، سفارش پول، و غیره) را ذکر کنید.
سطح جزئیات بستگی به نرم افزاری که شما استفاده می کنید یا ایجاد می کنید. برخی برنامه ها به طور مستقیم به حساب های بانکی شما پیوند می دهند و درآمد و هزینه های شما را برای شما ثبت می کنند.
حتی اگر یک برنامه ارزانتر را انتخاب کنید یا سوابق خود را در صفحات شخصی شخصی نگه دارید، هنوز باید سوابق جداگانه ای برای هر دارایی، برای هر نوع هزینه و برای انواع مختلف درآمد تنظیم کنید. نکته این است که در زمان معامله اطلاعاتی را که شما می توانید ذخیره کنید تا بتوانید به راحتی در آینده گزارش های مالی ایجاد کنید.
شما همیشه باید آنها را بر روی دیسک سخت، دیسک سخت دیسک خارجی، در یک ابر و حتی با یک نسخه کاغذی پشتیبان بگیرید. آنها باید در پایان هر ماه و / یا پایان سال چاپ شوند.
2. کپی سخت
شما می خواهید مطمئن شوید که کپی کاغذی از مهم ترین اسناد خود دارید. در صورت امکان، شما می خواهید آنها را در نوع خاصی از سیستم بازپرداخت آتش سوزی یا صندوق ذخیره سازی ذخیره کنید. اگر شما قادر به پیدا کردن یکی به اندازه کافی برای تمام فایل های خود را به اندازه کافی، شما می خواهید مهم ترین موارد، مانند عناوین به اموال در این جعبه نگه دارید. همه چیز را سالانه دسته بندی کنید و سپس بر اساس حروف الفبا مرتب سازی فایل ها، به طوری که آنها آسان برای پیدا کردن.