تعطیلات دفتر تعطیل: اطلاع کارمندان، مشتریان و فروشندگان
اطمینان حاصل کنید که ذینفعان کلیدی در شرکت خود را حداقل دو تا چهار هفته پیش از زمان مطلع می کنید. کارکنان را می توان به وسیله ی یک چک در چک خود چک کنید / یادآوری کنید. مشتریان می توانند در وب سایت شما و از طریق پیام خودکار همراه شما در سیستم تلفن شما مطلع شوند. فروشندگان (به ویژه کسانی که با برنامه های تحویل مجدد) می توانند از طریق ایمیل یا پست الکترونیکی پست الکترونیکی مطلع شوند.
پرسنل امنیت / سرویس را اطلاع دهید
ارسال یک یادداشت به پرسنل امنیتی یا سرویس امنیتی خود که آنها را از تاریخ های تعطیل اعلام می کند. اطمینان حاصل کنید که لیست تماس اضطراری خود را به روز با شماره تلفن های کلیدی کارکنان.
تبریک رسمی کارکنان را تغییر دهید
برنامه رسمی پیامرسانی خودکار خود را بر روی سیستم تلفن خود قرار دهید تا منعکس شود که دفتر بسته شده است. اطمینان حاصل کنید که زمانی که دفتر باز خواهد شد، همچنین اعلام کنید. در صورتی که خدمات اضطراری (نظیر گرمایش و سرمایش، لوله کشی و غیره) ارائه دهید، مطمئن شوید که تماس گیرندگان خود را چگونه در رسیدن به سرویس پاسخگویی یا تلفن همراه خود در خلال خاتمه دادن به تماس بگزارید.
اعلام خدمات پاسخگو
اگر از یک سرویس پاسخ استفاده کنید اطمینان حاصل کنید که از تاریخ تعطیل شدن دفتر مطلع شوید و اطمینان حاصل کنید که لیست تماس شما با شماره تلفن های کارمند که در تماس باشد، به روز می شود.
تغییر پیام های صوتی و ایجاد ایمیل های پاسخ خودکار
اگر سیستم تلفن شما اجازه تماس های بیرونی را به طور مستقیم به میز کارکنان خود می دهد، پس باید اطمینان حاصل کنید که از یک پست صوتی یا پیام خارج از دفتر استفاده می کنید که به تماس گیرنده اطلاع می دهد که آنها در دفتر نیستند.
کارکنان شما همچنین باید به تماس گیرنده اطلاع دهند که چه موقع برگشتند و چه کاری باید انجام دهند، در صورتی که برای دفتر تعطیلات تعطیل، نیازمند کمک فوری هستند. علاوه بر این، مطمئن شوید که یک پست الکترونیکی خارج از دفتر ایجاد کنید .
کاهش ترموستات
تنظیمات ترموستات دفتر خود را (و یا برنامه ریزی مجدد آن را در خلال خاموش کردن) صرفه جویی کنید.
سرور پشتیبان
اگر رایانه ها و سرورهای حیاتی دارید، مطمئن شوید که چرخه پشتیبان به درستی قبل و بعد از خاموش شدن اجرا می شود. قرار گرفتن در معرض یک فاجعه را با برنامه ریزی پشتیبان خارج از منزل خود را برای یک وانت اولیه به جای انتظار پس از تعطیلات تعطیلات به پایان برساند.
خاموش کردن تجهیزات اداری
- چراغ میز
- کپی کننده ها
- ماشین حساب
- چراغهای بالای سر
- شردرس
غیرفعال کردن کامپیوترها و لوازم جانبی
- کامپیوتر
- مانیتور
- اسکنر
- چاپگر
خاموش نکن
- دستگاه های فکس
- سیستم تلفن
- کامپیوترهای سرور
- بخاری / چراغ برای مخازن ماهی گرمسیری