تصمیم بگیرید: درخواست پیشنهاد یا درخواست برای نقل قول
درخواست پیشنهاد (RFP)
یک RFP برای خدمات یا محصولات پیچیده ای استفاده می شود که کیفیت، خدمات یا محصول نهایی مهندسی شده متفاوت از هر فروشنده ای است که پاسخ می دهد.
درخواست نقل قول (RFQ)
یک RFQ برای کالاها، خدمات ساده یا قطعات ساده / غیر عادی استفاده می شود که دارای تفاوت اندکی بین محصول یا سرویس بین فروشنده های پاسخ دهنده است. نقاط مذکور می تواند شامل برنامه های تحویل، گزینه های بسته بندی و غیره باشد.
اهداف RFP یا RFQ
- پیشنهادات دقیق برای ارزیابی هر پاسخ دهندگان به دست آورید، به طوری که بهترین منافع شرکت شما در تمام مراحل برآورده شود
- از ویژگی های رقابتی فرآیند انتخاب فروشنده برای ارایه بهترین معامله ممکن استفاده کنید
- اطمینان حاصل کنید که منافع همه ذینفعان در شرکت شما برآورده می شود و اتفاق نظر می رسد
- شرکت شما را در کنترل فرآیند انتخاب تمام فروشنده قرار می دهد و قواعد انتخاب را به جلو تنظیم می کند
- شروع به ایجاد همکاری بین شما و فروشنده از ابتدا
بخش درخواست درخواست یا درخواست نقل قول
RFP یا RFQ باید شامل بخش های زیر باشد. در نظر داشته باشید که هر سند بسته به نوع شرکت و محصول مورد نظرتان متفاوت خواهد بود.
هر بخش را برای نیازهای فردی خود سفارشی کنید.
- جزئیات ارسال
مهلت، آدرس پستی شرکت شما، شخص تماس برای پرسش و توضیحات - مقدمه و خلاصه اجرایی
بعد از اتمام کل سند، این قسمت را بنویسید. این برای ارائه دهندگان آینده نگر با یک نمای کلی از شرکت شما و الزامات محصول یا سرویس شما استفاده می شود. - مرور کسب و کار و پس زمینه
به طور مختصر از کسب و کار، محصولات و بخش بازار خود که شما را تهیه می کند، ارائه دهید. این به فروشندگان احتمالی شما کمک می کند تا درک کنند که کسب و کار شما نیاز دارد که در تلاش برای فرآیند انتخاب فروشنده باشد. همچنین، اطلاعات پس زمینه مهم را که در هنگام پاسخ دادن به فروشنده به نفع شماست، ارائه دهید. - مشخصات دقیق
این باید طولانی ترین بخش سند باشد. برای یک RFP، آن شامل اقدامات کیفی و الزاماتی است که تصمیم انتخاب فروشنده را در اختیار خواهد داشت. برای یک RFQ این بخش باید اقدامات کمی را که شما در پاسخ فروشنده می خواهید جستجو کنید. معیار نمونه مثال شامل:- نقشه های محصول
- تحمل مهندسی
- سطح خدمات
- نقطه عطف
- تحویل و زمان بندی
- الزامات فنی و تجاری
- عملکرد نرم افزار
- سخت افزار مورد نیاز
- فرضیه ها و محدودیت ها
هر گونه مفروضات و یا محدودیت هایی که فروشندگان احتمالی باید از آن آگاهی داشته باشند، باید در اینجا ذکر شود. عدم اطمینان و پیشگام بودن با فروشنده، در آینده برای بازنگری مجدد توافقنامۀ بعدی، باز می شود و امکان روابط شما با فروشنده را تحت فشار قرار می دهد. موضوعات ممکن شامل هزینه های سفر، هزینه های ارتقاء / اصلاح، حقوق مجوز و غیره - شرایط و ضوابط
هر گونه شرایط و ضوابط قرارداد باید در لیست قرار گیرد تا فروشنده بتواند پاسخ منصفانه و صادقانه ارائه دهد. این ممکن است شامل گزینه های مالی، طول قرارداد، گزینه های تجدید، ضمانت نامه ها، مجازات های تحویل، سطح خدمات و غیره باشد. - معیارهای انتخاب
بخش نهایی باید یک مرور کلی از معیارهای انتخابی باشد که شما برای تصمیم گیری خود استفاده می کنید. برخی از شرکت ها ترجیح می دهند این اطلاعات را کاملا محرمانه نگه دارند. در حالی که شرکت های دیگر معتقدند که این به فروشندگان آینده نگر کمک خواهد کرد که چه چیزی برای شرکت شما اهمیت دارد.
توزیع RFP / RFQ به فروشندگان انتخاب شده
در نهایت، یک نامه همراه ارسال کنید و دو نسخه از RFP یا RFQ خود را به هر یک از فروشندگان که از فرآیند جستجوی خود انتخاب کرده اید ارسال کنید. اطمینان حاصل کنید که اطلاعات تماس مناسب برای ارائه کمک به هر فروشنده که نیاز به آن است، گنجانده شده است.