به تلفن شما با صمیمیت تلفن همراه مناسب پاسخ دهید.
به عنوان مثال، هنگام پاسخ دادن به تلفن می گویند چیزی مانند "Cypress Technologies. Susan speaking. چگونه می توانم به شما کمک کنم؟" این نه تنها اجازه می دهد که تماس گیرنده متوجه شود که آنها به یک کسب و کار رسیده اند، بلکه به او می گویند که به این پرسش پاسخ دهد، صرفه جویی در زمان در مورد سوالات اکتشافی مانند «آیا این فن آوری های Cypress است؟» و «چت چت بیکار».
فکر کنید و اولویت بندی کنید چون صحبت می کنید.
آیا تماس بهتر در حال حاضر یا بعد از آن انجام می شود؟ بسیاری از تلفن های زنجیره ای کسب و کارها دریافت می کنند، سوالات سریع هستند که به راحتی پاسخ می دهند، مانند، "چقدر دیر است؟" اما دیگران پاسخ های پیچیده تر و وقت گیرتری دارند. اگر این مورد است، به تماس گیرنده بگویید و بپرسید که راحت است که او را برای بحث در مورد آن دعوت کنید.
استفاده از Paraphrasing و خلاصه کردن برای نگه داشتن تماس های تلفنی در مسیر.
اگر به کسی که در تلفن صحبت می کنید صحبت می کنید، که به نظر می رسد می خواهید از صحنه گپ بزنید یا از آن عبور کنید، می گویند چیزی مانند "بنابراین آنچه که من شنیدم شما می گویید ... است" یا "بنابراین نکات کلیدی ..." یا "آیا (خلاصه ای را وارد کنید) یک خلاصه عادلانه از آنچه شما گفته بودید؟" با کسی که از گپ زدن ناتوان است، چرت زدن سخت است.
هر تماس را با خلاصه ای از اقدام شما و تماس گیرنده موافقت کرده اید
در حالی که این تنها چند ثانیه در بیشتر موارد، شما می توانید زمان زیادی را با اجتناب از خطا و نیاز به دوبار بررسی کنید. به عنوان مثال، پس از مکالمه ای که طی آن شما یک جلسه را با یک مشتری تنظیم کردید، ممکن است بگویید «خوب.
من فردا در ساعت 10 صبح با شما در دفتر خود (در محل قرار می گیرم) ملاقات خواهم کرد و ما با هم با نمونه ها خواهیم بود. "
پیامک را با تلفن نگهدارید، بنابراین می توانید جزئیات را در طول تماس فراخوانی کنید.
این نه تنها مدیریت زمان خوب در آن زمان است، بلکه به شما کمک می کند که در تماس با شما تمرکز داشته باشید، اما بعدا در صورت نیاز به پیدا کردن و / یا بررسی جزئیات مکالمه خاص، به مدیریت زمان نیاز دارید.
گزینه های ایمیل به مشتریان و مشتریان خود بدهید
بسیاری از آنها به جای تماس تلفنی از ایمیل برای تماس با شما استفاده خواهند کرد اگر آنها می دانند که آدرس ایمیل شما چیست. اطمینان حاصل کنید که آدرس ایمیل شرکت شما بر روی کارت های کسب و کار شما برجسته و در وب سایت شما برجسته است اگر شما یکی. اگر آدرس ایمیل خود را داشته باشید، ایمیل به مشتریان و مشتریان فعلی خود ارسال کنید، با ذکر گزینه ایمیل و ارائه آن به عنوان راهی برای بهبود ارتباطات.
استفاده از فناوری برای مدیریت زمان اختصاصی برای پاسخ دادن به تلفن
به عنوان حداقل، کسب و کار شما باید یک دستگاه پاسخگو و پست صوتی داشته باشد. این را با استفاده از اسکریپت های کسب و کار مناسب تنظیم کنید و از آنها برای پاسخگویی به تلفن خود در هنگام خارج شدن از دفتر استفاده کنید یا نیازی به کار بر روی چیزی بی وقفه داشته باشید. سپس یک زمان برای پاسخ دادن به این پیام های تلفن در هر روز برنامه ریزی کنید. با توجه به مدیریت زمان، شما با هم گروهی تلفنی تلفنی با زمان ارزشمند به دست آورید.
اگر شما در حال کسب و کار مبتنی بر خانه هستید، یک کسب و کار تلفن یا خط جداگانه دریافت کنید
شما باید یک تلفن دوم "فقط برای کسب و کار" با دستگاه خودپرداز "فقط برای کسب و کار" و / یا پست صوتی داشته باشید. نه تنها این حرفه ای تر است، بلکه به شما امکان می دهد تا زمان صرفنظر از پیام ها را تعیین کنید و تعیین کنید که کدام یک از آنها مربوط به کسب و کار است.
این همیشه بهترین است که فردی پاسخ تلفن را بدهد
داشتن یک دستگاه یا بدتر شدن آن، یک سیستم خودکار پاسخ خودکار پاسخ تعاملی (IVR) یک خاموش کردن واقعی است که به شما برای کسب و کار هزینه می کند، زمانی که مردم از ارسال پیام ها یا تماس تلفنی ناراحت نمی شوند. در صورت پاسخ دادن به تماس های تلفنی ورودی زمان زیادی را در طول روز خود در نظر بگیرید، در نظر بگیرید برای دریافت پاسخ به تلفن برای استخدام یک اداره ثبت نام یا یک سرویس پاسخگویی حرفه ای. هزينه داشتن شخص ديگر اين کار ممکن است بيشتر از جبران افزايش بهره وري و فروش بهتر شما باشد.
یک اسکریپت نوشته شده از سوالات متداول ارسال شده توسط تلفن خود را نگه دارید.
این کار موجب صرفه جویی در زمان و زمان کارکنان شما می شود، اگر آنها مجبور نیستند پاسخ ها را جستجو کنند و یا در مورد چگونگی پاسخ دادن به درخواست خاص هنگام پاسخ دادن به تلفن فکر کنند.
خلاصه نکات تلفن
به یاد داشته باشید، گوشی به عنوان ابزار تجاری شناخته می شود، نه یک خرابکار مزاحم که روز کاری خود را تنظیم می کند. مدیریت تماس های ورودی شما با توجه به این راهنمایی های مدیریت زمان به شما کمک خواهد کرد که زمان خود را بهتر مدیریت کنید، بهره وری خود را بهبود بخشید و تلفن خود را به محل مناسب خود بازگردانید - به شما کمک می کند تا کسب و کارتان را به جای شما اجرا کنید.