شرکت شما از نرم افزار حسابداری کسب و کار کوچک چه چیزی نیاز دارد؟
نرم افزار حسابداری باید برای هر کسب و کار کوچک برای پیگیری درآمد، هزینه ها، اطلاعات مشتری، و سایر اطلاعات مالی است. این نیز یک ابزار عالی برای تصمیم گیری است؛ زیرا گزارش های به موقع و ابزار تجزیه و تحلیل بودجه که بیشتر برنامه های نرم افزاری حسابداری را ارائه می دهند، صاحبان کسب و کار را به عقب می اندازند و درک کلی از امور مالی شرکت دارند. اما در دریای مارک های برنامه ها و نرم افزار، چگونه نرم افزار حسابداری مناسب برای کسب و کار کوچک خود را انتخاب می کنید؟
قبل از خرید نرم افزار حسابداری چه باید کرد؟
از آنجا که نرم افزار حسابداری برای کسب و کار کوچک شما حیاتی است، مهم است که مطمئن شوید قبل از خرید انواع خاصی از مدیریت مالی یا نرم افزار حسابداری، تحقیقاتی انجام داده اید. نگاهی دقیق به نیازهای شرکت شما به شما امکان می دهد تا نیازهای روزانه ای که نیاز دارید، ارزیابی کنید. در زیر تنها برخی از مواردی که لازم است انجام دهید و قبل از اینکه به خرید نرم افزار حسابداری متعهد شوید، به یاد داشته باشید.
آیا نیاز به تجزیه و تحلیل دارد؟
قبل از تصمیم گیری بر روی یک برنامه حسابداری خاص، شما باید یک تجزیه و تحلیل نیازها را برای ارزیابی ویژگی ها، عملکرد ها و گزارش هایی که به برنامه نیاز دارید انجام دهید. وقت خود را صرف فکر کردن در مورد آنچه که معاملات حسابداری برای کسب و کار شما مهم است، به طوری که شما می توانید یک برنامه را انتخاب کنید که بتواند آنها را به صورت موثر اداره کند. هر گونه گزارش که شما نیاز به ایجاد کنترل هایی که نیاز دارید یا ادغام مورد نظر با برنامه های شخص ثالث می خواهید، باید ذکر شود.
این نیاز به تجزیه و تحلیل خواهد شد که اساس آن شما شروع روند انتخاب.
دفعات بازدید: نرم افزار حسابداری نرم افزار
خواندن بررسی های دیگر مشتری از محصول به شما می دهد یک ایده بهتر از آنچه که شما می خرید. بسیاری از وب سایت های مصرفی نظیر آمازون دارای نظرات بی شماری هستند که در مورد سهولت استفاده، گزارش، پشتیبانی، سازگاری سیستم عامل و قیمت مورد بحث قرار می گیرند.
پیدا کردن آنچه که نیازهای شما را برآورده می کند
اکثر شرکت های کوچک می توانند از نرم افزار حسابداری کسب و کار کوچک مانند QuickBooks به طور مستقیم خارج از جعبه استفاده کنند. اکثر فروشندگان ویژگی های گزارش و قالب ها را تنظیم می کنند، بنابراین شما می توانید تقریبا هر گزارشی را که نیاز دارید ایجاد کنید. با این وجود ممکن است متوجه شوید که شما نیاز به نرم افزار خاص خاص مانند نرم افزار حسابداری غیر انتفاعی ، نرم افزار حسابداری ساختمانی یا نرم افزار حسابداری نقطه ای برای پاسخگویی به نیازهای حسابداری و گزارشدهی منحصر به فرد صنعت خود دارید.
سهولت استفاده را در نظر بگیرید
شما یا کارمندانتان باید یاد بگیرند که از نرم افزار حسابداری که خریداری می کنید استفاده کنید. این احتمال وجود دارد که شما در طول سالها، کارکنان خود را داشته باشید. بنابراین، شما باید انتخاب یک بسته نرم افزاری حسابداری که نه تنها نیازهای شما را برآورده می کند، بلکه به یادگیری آسان با توجه به زمان و منابع شما می توانید به آموزش کارمندان برای نحوه استفاده از نرم افزار توجه داشته باشید. اگر منابع کمی دارید تا زمانی که گردش مالی وجود دارد، کارکنان خود را در برنامه خود اجرا و اجرا کنید، پس انتخاب ساده و آسان برای استفاده از نرم افزار حسابداری مانند QuickBooks یا Peachtree ممکن است راه برای کسب و کار کوچک شما باشد. اگر چه ممکن است برنامه های نرم افزاری حسابداری در بازار وجود داشته باشد، کسب و کار کوچک شما مزایای این برنامه ها را نمی بیند، اگر کارکنان شما نمی دانند چگونه از آنها به درستی استفاده کنند.
درباره پشتیبانی صحبت کنید
شما باید تصمیم بگیرید که چه نوع پشتیبانی ای را که می خواهید کمک کنید تا از محصول استفاده کنید. اکثر فروشندگان مجموعه ای کامل از گزینه های کمک در دسترس شما را فراهم می کنند - ایمیل، تلفن و پشتیبانی آنلاین. برخی از فروشندگان در صورت خرید این برنامه، پشتیبانی رایگان خواهند داشت در حالی که اکثر برنامه های پشتیبانی فنی را که می توانید علاوه بر نرم افزار حسابداری نیز خریداری کنید، ارائه می دهد. شما باید هر گونه انجمن ها در مورد تجربه کاربران دیگر با پشتیبانی مشتری از فروشنده نرم افزاری که شما انتخاب می کنید بخوانید زیرا همه آنها برابر نیستند. برخی از فروشنده های نرم افزاری حسابداری پشتیبانی کافی دارند، در حالی که دیگران این کار را انجام نمی دهند.
مقیاس پذیری را در نظر بگیرید
چقدر رشد شما انتظار دارید که کسب و کار شما در طول مدت کوتاه تا متوسط رشد کند؟ پس از آنکه پیش بینی های خود را درباره رشد کسب و کار خود انجام دهید، خواهید دید که چگونه مقیاس پذیر شما نیاز به برنامه نرم افزاری حسابداری دارید تا بتوانید این رشد را ببینید.
آیا شما نیاز به نرم افزار حسابداری برای اجرا بر روی لپ تاپ ها و دسکتاپ و یا دستگاه های تلفن همراه نیز هست؟ آیا به نرم افزار حسابداری نیاز دارید که بتواند بر روی شبکه اجرا شود؟ چقدر هزینه اضافه کردن کاربران اضافی به نرم افزار حسابداری شما است؟ شما می خواهید این سوالات را در نظر بگیرید و اگر کسب و کار کوچک شما در یک شبکه اجرا شود، بهتر است با یک حرفه ای فناوری اطلاعات تماس بگیرید تا اطمینان حاصل شود که نرم افزار حسابداری که شما انتخاب می کنید با سخت افزار شما سازگار است. یک متخصص فناوری اطلاعات باید بتواند اطمینان حاصل کند که مشخصات سختافزاری / نرم افزار شما را برآورده می کند، در حالی که دیگر پیشنهادات شبکه ای است که عملیات کسب و کار شما را بهبود می بخشد.
آیا شما نیاز به مدیریت اسناد دارید؟
برخی از کسب و کارهای کوچک می خواهند در یک محیط بی کاغذ کار کنند، در حالی که دیگران با کمی قدیمی بودن به راحتی کار می کنند. فرآیند هر انتخابی شما باید اطمینان حاصل کنید که این نرم افزار برای پاسخگویی به نیازهای شما طراحی شده است. به عنوان مثال، اگر شما می خواهید یک دفتر بدون کاغذ، پس شما باید ویژگی های مدیریت اسناد نرم افزار حسابداری خود را بررسی کنید. همچنین ممکن است شما یک ابزار مدیریت سند شخص ثالث را خریداری کنید و می توانید ببینید که آیا برنامه های نرم افزاری حسابداری وجود دارد که با سیستم مدیریت سند شما ادغام شده اند تا روند پردازش های کسب و کار خود را ساده تر کنید.
آیا می توانید از مدیریت گردش کار استفاده کنید؟
اگر انتخاب کنید که در یک محیط اداری بدون کاغذ کار کنید، باید برنامه نرم افزاری حسابداری را انتخاب کنید که یا دارای فرآیندهای گردش کار داخلی است یا شما می توانید آنها را برای ردیابی فرآیندهای کسب و کار خود بسازید. از آنجا که شما کپی های کاغذی فیزیکی در اطراف دفتر خود را برای بررسی و تایید در اختیار ندارید، باید توانایی طراحی فرآیندهای تأیید را برای انجام کارهای ساده و پیچیده مانند برگه زمان، فروشنده یا تأیید را بررسی کنید.
نیازهای امنیت داده را در نظر بگیرید
امنیت اطلاعات حسابداری همیشه مهم است زیرا شما می خواهید اطمینان حاصل کنید که اطلاعات شخصی، اطلاعات شخصی کارکنان و اطلاعات مشتری شما محافظت می شود. با این حال، شما ممکن است در صنایع مانند مراقبت های بهداشتی، که در آن شما نیازهای انطباق اضافی مانند HIPPA، کار می کنید. مجازات های این نقض می تواند کسب و کار شما را خراب کند و در بعضی موارد به مبلغ 500000 دلار برسد. هر چه سطح امنیت مورد نیاز است، می خواهید مطمئن شوید که طرح ها در برنامه نرم افزاری حسابداری ساخته شده اند یا می توانید ویژگی های امنیتی لازم را در یک برنامه IT برای ایجاد این نیازها ایجاد کنید.