سیستم های تلفن تجاری کلاس درس مورد بحث در اینجا برای دفاتر با ده نفر یا بیشتر است.
چه ویژگی هایی نیاز دارید؟
ویژگی هایی که ارزش کسب و کار شما را به خود جلب می کنند و کسب و کار شما را به جهان متصل می کنند هزینه کل سیستم تلفن را افزایش می دهد.
یک فروشنده تلفن سیستمی سعی خواهد کرد همه زنگ ها و سوت ها را به شما بفروشد (این کار آنهاست)، اما شما باید به هر ویژگی نگاه کنید و تصمیم بگیرید که آیا ارزش کسب و کار شما را اضافه خواهد کرد یا پولتان را ذخیره کنید.
ویژگی های اساسی
در اینجا برخی از ویژگی های رایج تر موجود در یک سیستم تلفن های همراه در دسترس هستند. هر نام تجاری متفاوت است، بنابراین از فروشنده برای لیست کامل گزینه ها بخواهید.
معمولا متصدیان خودرو با ارائه یک تماس گیرنده با لیستی از گزینه های مسیر تماس خود (معمولا "3 با صحبت کردن با کسی در فروش") تماس می گیرند. این همچنین می تواند به تماس گیرندگان اجازه می دهد به طور مستقیم شماره گیری حزب را انتخاب کنید.
- ویژگی های کنفرانس اجازه می دهد تا دو یا چند پسوند برای اشتراک گذاری در مکالمه متصل شوند. معمولا، پیش فرض دو است. اگر بیش از دو نفر نیاز دارید، از حداکثر تعداد شرکت کنندگان بپرسید. بعضی از سیستم ها فقط اجازه می دهد تا برنامه های داخلی را به صورت کنفرانس به اشتراک بگذارند. اگر شما نیاز به تماس های کنفرانس خارجی دارید، در مورد آن نیز بخوانید.
- دایرکتوری خودکار اجازه می دهد تا تماس گیرندگان به دنبال گسترش یک کارمند با وارد کردن چند حرف اول نام خود.
- Voice Mail اجازه می دهد که پیام ها برای کارکنانی که در دسترس نیستند یا بر روی تلفن قرار بگیرند. بعضی از سیستم ها می توانند پیام های صوتی را به یک ایمیل کارمند منتقل کنند و به تجهیزات جداگانه شخص ثالث اجازه دهند تا با تجهیزات خود ارتباط برقرار کنند. بسته به قیمت گذاری، این می تواند پول شما را ذخیره کند.
- Call Hold این امکان را برای برقراری ارتباط در زمانیکه کاربر به سایر مسائل مربوط می شود، می دهد. معمولا با سیستم موجود است.
- Forwarding تماس می دهد کاربر توانایی ارسال تمام تماس ها به یک پسوند دیگر و یا به صورت صوتی به طور موقت.
- شماره گیری سریع موجب صرفه جویی در شماره تلفن های اغلب استفاده می شود و اجازه می دهد تا کاربر آن را با فشار دکمه یا دو شماره گیری کنید. این صرفه جویی در زمان مفید برای اعداد اغلب به نام.
- مجددا شماره گیری مجاز می باشد که آخرین شماره تماس گرفته شده با لمس یک دکمه مجددا تنظیم شود.
- پیمایش به یک کاربر اجازه می دهد تا از طریق یک سیستم آدرس عمومی صحبت کند تا یک کارمند را صدا کند یا اطلاع دهد.
- موسیقی در حالت برگزاری ، مخاطبان خود را برای گوش دادن در حالی که در حال مکالمه هستند، می فرستد. این می تواند موسیقی و یا پیام های preerecorded تبلیغاتی شرکت شما.
- Back Up Power یک منبع متناوب برق را برای 10 تا 60 دقیقه در صورت قطع برق فراهم می کند.
خصوصیات پیشرفته
ویژگی های پیشرفته هزینه کل سیستم را به میزان قابل توجهی افزایش می دهد و هزینه های مداوم را در طول عمر سیستم اضافه می کند. با این حال، این می تواند با کاهش خدمات مشتری و صرفه جویی در وقت صرفه جویی آنها را جبران کند.
- قابلیت ردیابی از راه دور، به راحتی با شماره گیری یک پسوند داخلی، ارتباطات ساده ای را برای کارکنان خارج از سایت یا ادارات کوچک فراهم می کند.
- یافتن من / دنبال من کاربران را مجبور به ارسال تلفن خود را به تقاضا به یک تلفن، تلفن همراه، تلفن خانه، وزیر امور خارجه و غیره
- یکپارچه سازی تلفنی تلفنی (CTI) اجازه می دهد تا سیستم تلفن با یک سیستم کامپیوتری ارتباط برقرار کند. مثالها شامل توانایی برای کاربر بر روی یک شماره تلفن بر روی صفحه کلیک کرده و سیستم تلفن به صورت خودکار شماره گیری می کند (کاهش تعداد اشتباه و صرفه جویی در وقت)؛ یا انتقال شماره تلفن مشتری به یک رایانه هنگام تماس گرفتن به منظور بالا بردن حساب کاربری مشتری و نمایش آن روی صفحه نمایش برای کارمند قبل از پاسخ دادن به تلفن. این گزینه بسیار گران است
سیستم باید بزرگ باشد
سؤال بعدی شما باید پاسخگو باشد، جایی که شما می خواهید تلفن ها. لیست زیر مکان های رایج را که می خواهید برای قرار دادن یک پسوند تلفن مشخص کنید را شناسایی کنید:
- پذیرشگر
- هر دفتر
- دستگاه فکس
- پایانه های کارت اعتباری، پورت های داده
- اتاق کنفرانس
- فروشگاه / طبقه انبار
- مناطق عمومی (اتاق انتظار، راهروها، راه های ورود، و غیره)
بعد، شما باید تعیین کنید که تعداد تماس های تلفنی به طور همزمان در دفتر چه اتفاقی می افتد. مجموع تماس های ورودی و خروجی در هر لحظه مشخص، تعداد خطوط (یا تنه ها) است که شما نیاز دارید.
تنظیمات رایج 3، 8، 12، 16، 24 یا 48 خط است. سیستم های بزرگتر دارای اسلات توسعه هستند، بنابراین شما می توانید خطوط بیشتری را در یک زمان بعد اضافه کنید. به یاد داشته باشید برای رشد آینده (25٪ غیر معمول نیست). مهم: اگر شما این را دست کم نگیرید، اگر تمام خطوط در حال استفاده هستند، تماس گیرندگان یک سیگنال مشغول دریافت می کنند.
پیدا کردن فروشنده سیستم تلفن
پیدا کردن یک فروشنده سخت نیست اول، شما می توانید برای "تلفن تجهیزات و لوازم" وب را برای یافتن یک فروشنده نزدیک به شما جستجو کنید.
نمایشگاه های تجاری تجاری و تجاری نیز مکان های خوبی برای شروع هستند. نه تنها شما قادر به دیدار با فروش و پشتیبانی از مردم هستید، بلکه ممکن است بتوانید یک سیستم را امتحان کنید.
در نهایت، بهترین راه این است که بپرسید. از افرادی که می دانید با یک دفتر کار می کنید بپرسید. شما همچنین می توانید ارزیابی خود را از کیفیت تجهیزات و سطح خدمات ارائه شده دریافت کنید.
محاسبه هزینه کل
کل هزینه سیستم شامل اجزای زیر است:
- واحد پایه / سیستم واحد ای است که کل زیرساخت تلفن را کنترل می کند. هزینه به تعداد ویژگی های شما بستگی دارد، تعداد مجموعه های تلفنی که می تواند اداره کند، و تعداد خطوط از شرکت تلفن.
گوشی / دستگاه میز دستگاهی است که روی میزها نشسته یا به دیوار وصل شده است. آنها در چند سبک، قابلیت و قیمت متفاوت هستند. قیمت ها می توانند از 70 تا 1000 دلار متغیر باشند. مثالها عبارتند از: Basic (ارزانتر)، Mid-Level، Executive / High-End، Receptionist Set (گران ترین) و واحد های میز کنفرانس. گزینه های دیگر عبارتند از هدست hands-free و اتصالات بی سیم. اکثر گوشی ها اختصاصی هستند و تنها با یک سیستم پایه از آن سازنده کار خواهند کرد. اگر شما یک سیستم تلفن موجود را جایگزین کنید، هزینه تمام گوشی های جدید (اگر مارک را عوض کنید) ممکن است ارتقاء به مدل بعدی بعدی تنها راه حل ارزان قیمت شما باشد.
- سیم کشی رگ های خونی این سازمان است و نباید به حاشیه رانده شود. اگر شما در حال ساخت یک دفتر هستید، سیم کشی و ظرف های اضافی را در هر منطقه ای که فکر می کنید ممکن است در آینده به تلفن نیاز داشته باشید نصب کنید. هزینه ها اگر بخواهی به عقب بر گردیم و سوراخ هایی در سقف ها و دیوارها را در اختیار شما قرار دهیم، کسری از هزینه خواهد بود. اگر شما آن را در یک ساختمان با سیم کشی نصب کنید، فروشنده قبل از امضای قرارداد، سیم برق را برای سازگاری بررسی کنید.
- پیکربندی اولیه نصب و راه اندازی بخش های وقت گیر ترین پروژه خواهد بود. سیستم های تلفن کار می کنند درست از خارج از جعبه و به احتمال زیاد باید نصب و در ابتدا توسط یک تکنسین آموزش دیده پیکربندی شده است. به منظور بالا بردن و اجرا در اسرع وقت، مطمئن شوید که این در قرارداد گنجانده شده است. گزینه های دیگری که می توانند مورد مذاکره قرار گیرند، نگهداری، تغییرات در آینده و آموزش کارکنان شما است.
تصمیم گیری نهایی
تصمیم نهایی بر روی شانه های شماست. فروشندگان تلفن سیستم می توانند تهاجمی باشند اما به یاد داشته باشید که شما مشتری هستید و مسئولیت آن را دارید. برای به دست آوردن بهترین قیمت برای سیستم شما می خواهید، نیازهای خود را به چندین شرکت ارائه و آنها را در پروژه پیشنهاد دهید. اطمینان حاصل کنید که یک پیشنهاد دقیق را در بر میگیرد که تمام مناطق ذکر شده در بالا را پوشش میدهد.
شما یک مقایسه سیب به سیب نخواهید داد، بنابراین می توانید هزینه های ویژگی ها را به طور جداگانه (یا جزئیات، اگر آنها را به عنوان یک بسته از ویژگی ها) ذکر شده است. این به شما این امکان را می دهد که تعیین کننده تفاوت های قیمت ها باشد. اگر هنوز از یک رهبر مشخص مطمئن نیستید، از یک نسخه ی نمایشی در سایت مشتری موجود دیدن کنید. در نهایت، پیشنهادات را مقایسه کنید و یکی از آن را که نیازهای شما را برآورده می کند، انتخاب کنید و به رشد آن کمک می کند و مهمتر از همه، شما با آن راحت هستید.