چگونه می توان یک طرح تداوم کسب و کار را برای کسب و کار کوچک خود آماده کرد
یک طرح که در صورت وقوع رویدادهای غیرقابل پیش بینی مانع از بروز اختلال در تجارت می شود. یا، اگر دوست دارید، "... روش هایی که برای اطمینان از به موقع و منظم احیای چرخه کسب و کار سازمانی از طریق توانایی آن برای اجرای برنامه ها با حداقل یا بدون وقفه در فعالیت های کسب و کار یا سرویس های حساس به زمان" ( مجله تسهیلات مدیریت) است.
اهداف برنامه ریزی تداوم کسب و کار عبارتند از:
- اطمینان از سلامت و ایمنی تمام پرسنل
- به حداقل رساندن وقفه در توانایی کسب و کار برای ارائه محصولات و / یا خدمات خود
- کم کردن زیان مالی
- قادر بودن عملیات بحرانی را طی یک زمان مشخص پس از یک فاجعه را از سر بگیرد
یک طرح پیوسته کسب و کار به خوبی می تواند به معنای تفاوت بین بقا و شکست خود در کسب و کار در صورت ضربه زدن به فاجعه است. آتش سوزی، سیل، خرابی هارد دیسک و سرقت داده ها - هر کدام از این ها می توانند کسب و کار شما را از کار بیاندازند. با اتخاذ زمان برای تدوین برنامه تداوم کسب و کار، اطمینان حاصل شود که کسب و کار شما قادر به انجام عملیات در کوتاه ترین زمان ممکن است.
برای ایجاد یک طرح احتمالی کسب و کار:
1) تعیین خطرات اصلی برای کسب و کار کوچک شما.
آیا سرقت داده است؟ سیل زمين لرزه؟ تشخیص اینکه کدام نوع بلایای طبیعی به احتمال زیاد به شما کمک خواهد کرد که برنامه تداوم خود را تمرکز ندهید و زمان و پول را برای چیزی که خیلی غیرممکن است، آماده نکنید.
به عنوان مثال، اگر کسب و کار شما در یک منطقه زلزله قرار نگرفته است، برنامه ریزی کنید که چگونه از یک زلزله بهبود یابد. اما در مورد خطرات در حال رشد که معمولا توسط شرکت های کوچک مانند حملات سایبری، فعالیت هکرها و خرابکاری ها نادیده گرفته می شوند را فراموش نکنید.
2) تصمیم بگیرید که اگر یک فاجعه تجاری بسته شد و اقدامات لازم را برای اطمینان از اینکه این ملزومات به سرعت در دسترس قرار می گیرند، برای کسب و کار کوچک شما ضروری است که کار خود را شروع کنید.
این ملزومات ممکن است شامل پرسنل، داده ها، تجهیزات، تخصیص مالی و حفاظت زیرساخت باشد.
کدام افراد کلید عملیات شما هستند؟ چه تجهیزاتی برای تولید و تحویل محصولات و / یا خدمات حیاتی خود نیاز دارید؟ شاید یک ترتیب را با یک کسب و کار دیگر که تجهیزات مورد نیاز شما را دارد، انجام دهید. چه تجهیزاتی لازم است؟ در صورتی که ترتیب فعلی شما ممکن است کارآمد باشد، قبل از اینکه بفهمید که آیا تامین کنندگان یا حمل کننده های متناوب می توانند از پیش تعیین شده استفاده کنید. چه مدت می تواند کسب و کار خود را اگر جریان درآمد خود را خاموش بود؟ کجا پول می گیرید تا آن را ادامه دهید؟
2) طرح تخلیه را در صورت فاجعه فیزیکی آماده کنید.
با کارکنان آن را پر کنید و به راحتی در محل کارتان بنویسید. چگونه پرسنل می دانند که آنها باید به تخلیه بپردازند؟ وقتی آنها از تخلیه اطلاع دارند چه باید بکنند؟ چه مسیری از ساختمان (های) در دسترس است؟ مردم خارج از ساختمان (ها) کجا می آیند؟ چه کسی مسئول بررسی است تا ببیند که همه با خیال راحت هستند؟
3) یک سیستم فاکتورهای ارتباطی ایجاد کنید.
اگر چیزی در کسب و کارتان اتفاق افتاد، چه کسی مسئول اطلاع رسانی هر فردی است که در آن کار می کند؟ اطمینان از اینکه لیست تماس های تلفنی و ایمیل به روز می شوند و افرادی که مسئول برقراری تماس با دیگران هستند، لیست ها را چاپ کرده اند، زیرا تمام تکنولوژی ها دیر یا زود و به طور معمول در ناخوشایند ترین زمان ممکن است.
همچنین تصمیم بگیرید که چه کسی مسئول برقراری ارتباط با عموم و چگونگی (به روز رسانی وب سایت کسب و کار ، ارسال در رسانه های اجتماعی ، انتشارات مطبوعاتی، نشانه ها در پنجره ها، اطلاعیه های رادیویی و غیره)
4) اطمینان حاصل کنید که کیت های اضطراری در محل شما کامل و به روز هستند.
این چک لیست های دیتابیس کمک های اولیه در سنت جان آمبولانس نشان می دهد دقیقا چه نوع کیت های کمک های اولیه برای کسب و کارهای مختلف باید بر اساس تعداد کارکنان باشد. بسته به اینکه چه نوع بلایای ممکن است در منطقه شما رخ دهد، ممکن است بخواهید سایر منابع را اضافه کنید. به عنوان مثال، یک گالن آب برای هر فرد در روز، یکی از مواد توصیه شده در این فهرست لوازم اضطراری برای فروشگاه خرده فروشی است.
5) اکنون برای حفاظت از اطلاعات کسب و کار خود اقدام کنید.
داده های کسب و کار شما ارزشمند ترین دارایی شماست. اگر آن دزدیده شده یا نابود شود، آیا کسب و کار شما قادر خواهد بود تا سریعا دوباره بیدار شود و یا دوباره اجرا شود یا حتی در همه جا ادامه یابد؟
3 گام برای پشتیبان گیری داده ها موفق توضیح می دهد که چگونه می توانید آرامش خود را از دانستن اطلاعات کسب و کار خود محافظت می شود و دوباره به سرعت در دسترس است. حفاظت از اطلاعات یکی از مزایای بسیاری است که سوئیچینگ کسب و کار شما را به رایانه ابری تبدیل می کند .
6) اطمینان حاصل کنید که کسب و کار شما دارای بیمه کافی است.
بیمه آتش نشانی نوعی است که به ذهن می آید، اما آتش قطعا تنها فاجعه احتمالی نیست که کسب و کار کوچک شما می تواند تجربه کند. به علاوه دیگر آسیب های فیزیکی آشکار مانند سیل و آسیب باد، آسیب هایی را که ممکن است از سرقت حاصل شود، در نظر بگیرید. و سپس عامل مسئولیت احتمالی وجود دارد اگر کسب و کار کوچک شما در فعالیت هایی قرار دارد که ممکن است شما را به دعاوی دعوت کند.
انتخاب نوع مناسب بیمه برای پوشش دادن خطرات و داشتن پوشش بیمه ای مناسب و به روز، راه های طولانی در جهت کسب کسب و کار کوچک شما خواهد بود و اگر خطرات فاجعه ای را پشت سر بگذارد، راه می افتد.
8) همسایگان خود را بشناسید.
باز کردن خط ارتباطی با صاحبان کسب و کار در اطراف شما واقعا می تواند به برنامه ریزی تداوم کسب و کار شما کمک کند. به آنها اجازه دهید آنچه را که می خواهند انجام دهند و ببینید آیا می توانید آنها را درگیر کنید. شما ممکن است بتوانید هزینه های برخی از هزینه های مربوط به برنامه ریزی تداوم را به اشتراک بگذارید یا اینکه در صورت وقوع حادثه به یکدیگر کمک کنید. طرح های اورژانسی هماهنگ برای شرکت هایی که فضای مجاور دارند مانند کسانی که در مراکز خرید و یا در خیابان های شهر به اشتراک می گذارند، بسیار مهم هستند.
9) برنامه ها و منابع محلی را بررسی کنید.
شهر، شهر یا کمیته کسب و کار در عمل ممکن است برنامه های احتمالی / طرح های فاجعه را در محل خود قرار دهد یا منابع را فراهم کند که شما بتوانید برنامه خود را با هم ترکیب کنید. به عنوان مثال، شهر اتاوا در مورد آمادگی اورژانس برای کسب و کارهای اتاوا در وب سایت خود اطلاعات ارائه می دهد و کارگاه های آموزشی را در این زمینه ارائه می دهد. قبل از اینکه شما شروع به نوشتن طرح فاجعه برای کسب و کار خود کنید، در شهر خود در دسترس است.
10) همه را با هم بگذارید.
همانطور که از طریق برنامه پیوستگی خود کار می کنید، تمام قطعات را در قالب چاپ قرار دهید. (کپی دیجیتال خوب است اما بسیار مفید نیست اگر قدرت خاموش است و / یا دستگاه های دیجیتال نمی تواند مورد استفاده قرار گیرد.) یک اتصال دهنده سه حلقه خوب کار می کند. شامل طرح تخلیه کسب و کار شما، طرح ارتباطی، اطلاعات در مورد بسته های اضطراری و سیاست های بیمه، اقدامات حفاظت از داده ها و ملزومات عملیاتی، و همچنین جزئیات هرگونه ترتیبی که برای انجام کارها و انجام کارها مجددا انجام داده اید.
11) برنامه اضطراری کسب و کار خود را نگه دارید.
آخرین، اما نه کم، شما می خواهید مطمئن شوید که طرح فاجعه خود را در یک مکان به راحتی قابل دسترسی نگه دارید و اطمینان حاصل کنید که هر کس که نیاز دارد بداند که در آن مکان آن را می داند. شما همچنین باید یک نفر و یک ثانویه را برای برداشتن طرح اضطراری کسب و کار در صورت خروج از فاجعه کسب و کار، از بین ببرید.
12) استفاده از وب سایت کسب و کار شما و رسانه های اجتماعی
وب سایت کسب و کار و سیستم های رسانه های اجتماعی مانند فیس بوک ، LinkedIn و توییتر ، راه عالی برای برقراری ارتباط با مشتریان و همکاران کسب و کار در موارد اضطراری است. اجازه ندهید که مشتریان شما در صورت بروز بحران در زمان باز شدن یا عدم اطمینان، متوجه شوند که یک فوریت سریع در فیس بوک می تواند آنها را به روز نگه دارد.
برنامه ریزی تداوم کسب و کار پرداخت می شود
برنامه ریزی تداوم کسب و کار را آسان می کند. همیشه بحران های فوری وجود دارد که توجه ما را جلب می کند. اما چقدر آنها واقعا به یک رویداد که ساعت ها، روزها یا هفته ها را خاموش می کند، مقایسه می شود؟ زمانیکه فاجعه ای که اعتصاب می کند، زمان لازم برای آماده شدن یک برنامه تداوم کسب و کار را به دست خواهد آورد.