روند برنامه ریزی باید شامل شش مرحله زیر باشد.
- تعریف اهداف
- جمع آوری اطلاعات
- تحلیل و بررسی
- ایجاد طرح
- پیاده سازی
- پیاده سازی پست
تعریف اهداف
هنگام تصمیم گیری در مورد طرح برای انبار، اهداف باید به وضوح تعریف شوند. اهداف باید با استراتژی کلی انبارداری شرکت هماهنگ شوند. اهداف را می توان در سطح بالایی تعریف کرد، مانند کاهش هزینه های انبارداری یا ارائه خدمات به مشتریان.
به طور مشابه، اهداف می توانند دقیق تر باشند، مانند حداکثر سازی فضای ذخیره سازی، حداکثر انعطاف پذیری در انبار، یا افزایش کارایی انبارداری بدون افزایش منابع.
جمع آوری اطلاعات
اطلاعات خاص انبار پیشنهادی باید جمع آوری شود. این شامل مشخصات انبار از نقشه های معماری است که می تواند بر ذخیره سازی و بارگیری مواد تاثیر بگذارد.
جزئیات باید شامل نقشه فیزیکی فضای انبار برای نشان دادن ستون ها، درها، محدودیت های ارتفاع، اسکله ها و قفسه های ذخیره سازی باشد. همچنین ویژگی های خارجی که می توانند دریافت، ذخیره و حمل مواد را تحت تأثیر قرار دهند نیز باید ذکر شود.
تحلیل و بررسی
پس از جمع آوری اطلاعات خاص در مورد انبار، تجزیه و تحلیل می تواند با توجه به اهداف تعیین شده برای طرح انبار صورت گیرد. تجزیه و تحلیل باید تعیین کند که آیا اهداف کلی را می توان برآورده کرد یا نه، چگونه می توان اهداف را تغییر داد.
در این مرحله در فرآیند برنامه ریزی، تصمیم گیری باید توسط مدیریت انبار صورت گیرد تا تعیین شود چه اقداماتی باید انجام شود، اگر اهداف کلی را نمی توان برآورده کرد یا به تغییرات قابل توجهی نیاز داشته باشد.
اگر اهداف را براساس تجزیه و تحلیل اطلاعات برآورده سازیم، می توان برنامه اجرایی دقیق را ایجاد کرد.
ایجاد طرح
برنامه اجرایی دقیق باید تمام مراحل لازم برای ایجاد طرح انبار را نشان دهد.
اهداف و تجزیه و تحلیل اطلاعات جمع آوری شده باید در ایجاد طرح استفاده شود. ابتدا باید ابتدا در سطح بالا قرار گیرد تا وظایف اصلی را نشان دهد و سپس هر یک از آنها باید به وظایف فردی که مورد نیاز است تقسیم شود.
هر وظیفه باید بررسی و اختصاص منابع مناسب، به عنوان تخصیص زمان برآورد مورد نیاز برای تکمیل کار. برنامه باید زمانی مشخص شود که یک وظیفه برای شروع و پایان بر اساس دسترسی منابع، پیمانکاران داخلی یا خارجی یا در صورت وابستگی به یک کار دیگر، مشخص شود.
برنامه باید بررسی شود تا اطمینان حاصل شود که تمام وابستگی ها به درستی مرتبط شده اند. هنگامی که طرح ایجاد شده است، باید بررسی شود که آیا جدول زمانی قابل دستیابی است و آیا منابع کافی در دسترس هستند.
پیاده سازی
گاهی اوقات طرح انبار که اجرا می شود، همان چیزی نیست که در برنامه قرار دارد. این می تواند به علت زمان بندی غیر واقعی در برنامه، کمبود منابع، عدم دسترسی پیمانکاران خارجی یا تجزیه و تحلیل ضعیف اطلاعات جمع آوری شده صورت گیرد.
برای اطمینان از اینکه طرح طرح انبار به دست رسیده است، پیاده سازی باید به موقع انجام شود تا جنبش های مواد در انبار کم و یا هیچ گونه نباشد. زمان ایدهآل برای این کار در صورت خاموش شدن کارخانه یا در یک تعطیلات آخر هفته خواهد بود اگر اجرای آن از اندازه کوچکتر باشد.
با این حال، در انبارهای مدرن، این همیشه امکان پذیر نیست بنابراین اغلب منابع انبار اضافی برای حفظ حمل و نقل محصولات در طول اجرای لازم است. در صورتی که این مورد باشد، باید به این طرح توجه شود. پیاده سازی باید اطمینان حاصل کند که تمام تغییرات ساخته شده در انبار در سیستم مدیریت انبار مورد استفاده قرار می گیرد تا هر آیتم موجود باشد.
موجودی فیزیکی محصولات در انبار پس از پیاده سازی باید انجام شود تا اطمینان حاصل شود که سیستم به طور دقیق انبار را نشان می دهد.
پیاده سازی پست
پس از انجام طرح، یک سری چک ها وجود دارد تا اطمینان حاصل شود که طرح دقیقا همانطور که توسط نقشه های تایید شده تعریف شده است.
هر مورد باید با توجه به طرح کلی ذخیره شود و این باید بررسی شود تا اطمینان حاصل شود که طرح صحیح است. اگر خطایی وجود دارد، این می تواند منجر به برداشتن خطا و یا گم شدن مواد در انبار شود. حمل و نقل می تواند مختل شود، اگر سیستم های انبار با اطلاعات مربوط به طرح صحیح به درستی به روز نمی شوند و یا موارد در مکان های اشتباه ذخیره شده اند.
برای یک دوره زمانی، بعد از اجرای طرح جدید، باید به طور منظم بررسی کرد تا اطمینان حاصل شود که طرح در حال کار است و مشکلات عملیاتی ناشی از طرح جدید وجود ندارد. این چک ها باید شامل شمارش چرخه و موجودی فیزیکی منظم باشد.