تعدادی از برنامه های کارت خرید مختلف وجود دارد، بعضی فقط شامل استفاده از فروشندگان مورد تأیید شرکت می شوند، در حالی که دیگران اجازه استفاده از هر فروشنده را می دهند.
خرید توسط یک کارمند با استفاده از کارت های خرید معمولا کوچک و کم ارزش هستند. بسیاری از واکنش های منفی در مورد برنامه های خرید کارت به طور خاص برای سوء استفاده از کارت توسط کارکنان هدف قرار می گیرد. با این حال، مزایای برنامه های تدارکاتی بسیار بیشتر از خطرات و هزینه های مربوط به اجرای برنامه است.
مزایای کارت های خرید
دولت ایالات متحده متوجه شد که خرید کمتر از 2500 دلار فقط شامل 2 درصد کل هزینه های دولتی است، اما 85 درصد از کل خرید را تشکیل می دهد. به عنوان هزینه های اداری این خرید های کوچک اغلب از هزینه واقعی واقعی فراتر رفت، استفاده از کارت های خرید در بسیاری از ادارات دولتی افزایش یافت. یک سازمان دولتی، وزارت بازرگانی، برآورد کرد که استفاده از کارت های خرید، بیش از 22 میلیون دلار در سال هزینه های اداری و کاهش زمان پردازش خرید را ذخیره کرد.
استفاده از کارت ها به بخش های خرید اجازه داده است تا تلاش های خود را به 15 درصد کل هزینه های تدارکاتی متمرکز کند که 98 درصد کل هزینه ها را شامل می شود.
اجرای کنترل های داخلی
سوء استفاده از کارت های تهیه اخبار خبری است، اما اغلب این سوء استفاده ها، به ویژه در ادارات دولتی، معمولا ارزش بالای دلار را نشان می دهند، اما اغلب کمتر از نیمی از یک درصد از کل هزینه ها را نشان می دهند.
با این وجود سوءاستفاده اتفاق می افتد اما می تواند با اجرای کنترل های داخلی مناسب برای کاهش تلفات و سوء استفاده کنترل شود.
جهت مدیریت قوی برای برنامه خرید کارت موفقیت آمیز بسیار مهم است. مدیریت باید به وضوح تعریف کند که چه مجازاتی از کارت استفاده می شود و تعریف و اعمال مجازات خود را برای تخلفات پرداخت، تقلب و سوء استفاده می کند. البته، روش ها و منابع دفتر پشتی باید برای اجرای کنترل ها باشد. اگر منابع کافی برای نظارت و مقابله با سوء استفاده از کارت های خرید وجود نداشته باشد، پس از آن سوء استفاده ادامه خواهد یافت و افزایش می یابد به عنوان عدم تعهد در برنامه توسط کاربران آن دیده می شود.
چه کسی کارت می گیرد؟
یکی دیگر از منفی که در برنامه های خرید کارت دیده می شود این است که شرکت ها فکر می کنند که آنها باید کارت های خود را برای همه کارکنان خود که خرید می کنند، ارائه دهند. این مورد نیست؛ یک کارت خرید صادر می شود اعتماد داده می شود. یک شرکت باید بتواند به کاربر کارت اعتماد کند؛ چرا که در حقیقت هزینه های این شرکت را خرج می کند . یک فرایند تصویب باید وجود داشته باشد که کارکنان باید انتخاب، بررسی و تایید شوند. اگر یک کارمند اعتبار بد داشته باشد، باید کارت خرید خود را به آنها داده شود؟
اعمال محدودیت های هزینه
مانند هر کارت اعتباری، باید یک اعتبار محدود برای کاربر باشد.
شرکت های کارت اعتباری کارت اعتباری را براساس توانایی آنها برای پرداخت می کنند. برای صاحبان کارت های خرید، شرکت ها باید صاحبان کارت ها را به عنوان هزینه ای مناسب برای موقعیت خود و هزینه های احتمالی آنها هزینه کنند. به عنوان مثال، فردی که به عنوان یک تحلیلگر فناوری اطلاعات به کار گرفته شده، ممکن است فقط نیاز به خرید جوهر پرینتر و لوازم جانبی کوچک رایانه داشته باشد که ممکن است تنها چند صد دلار در سال باشد. حد مجاز هزینه برای این کارکنان باید این را منعکس کند و مبلغ 2500 دلاری را که ممکن است به تمام کارکنان فناوری اطلاعات اختصاص داده شود نگذارید. محدودیت های مصرف باید به صورت دوره ای بررسی شوند تا سطح مناسب برای کارکنان براساس هزینه واقعی آنها داده شود.