گزینه هایی برای ایجاد یک سیستم رانندگی برای کسب و کار من چیست؟
نیروی کار شرکت به طور فزاینده ای تلفن همراه می شود و کارکنان بیشتر به طور روزانه رانندگی می کنند.
دو گزینه برای کسب و کار شما وجود دارد : یک برنامه ناوگان خودروهای متعلق به شرکت یا یک برنامه بازپرداخت برای کارکنانی که اتومبیل خود را در اختیار دارند.
یک برنامه ناوگان (خودروهای متعلق به شرکت) یک گزینه جذاب برای کارفرمایانی است که نیاز به حمل و نقل برای انجام وظایف خاص مانند کامیون های خدماتی، وانت وسایل نقلیه و یا سایر وسایل مورد نیاز را دارند. برنامه ناوگان کنترل و نظارت بر کسب و کار شما را از چیزهایی مانند بیمه و تعمیر و نگهداری وسیله نقلیه و توانایی انتخاب ویژگی های خودرویی که شرکت پیدا می کند مهم می داند. اینها شامل ویژگی هایی مانند نام تجاری شرکت، عناصر ایمنی و Telematics برای به دست آوردن اطلاعات 24/7 به جایی که وسایل نقلیه آنها واقع شده و در حال هدایت هستند.
برنامه بازپرداخت برای کارکنانی که اتومبیل خود را در اختیار دارند، استفاده می شود شرکت هایی که برای کارکنان خود از جمله وسایل نقلیه یا کامیون های خاصی نظیر فروش و خدمات کسب و کار نیاز ندارند.
بازپرداخت، انعطاف پذیری و انتخاب برای کارگران را فراهم می کند، نیاز به مدیریت داخلی کمتری ندارد و هزینه های پیش بینی شده و یا صرفه جویی در سرمایه را نیازی ندارد.
در تصمیم گیری در مورد استفاده از سیستم چه اهمیتی دارد؟
صرف نظر از مدل - ناوگان یا بازپرداخت - شما باید کارمندان را به طور مناسب برای استفاده تجاری در ارتباط با وسایل نقلیه خود بازپرداخت کنید، یا با عواقب ناشی از چنین مواردی نظیر IRS حسابرسی پرهزینه ، و یا بدتر، پرونده های دعوا در کلاس .
برای یک برنامه ناوگان، ابتدا هدف خود را برای برنامه بگذارید - به عنوان یک کارمند، از بین بردن (سود) و یا برای تامین نیازهای حمل و نقل شما کسب و کار. اگر هدف اصلی شما این است که یک ابزار کسب و کار را ارائه دهید، باید هزینه های ناوگان خود را با به دست آوردن هزینه های مرتبط با استفاده شخصی وسایل نقلیه کاهش دهید.
با یک برنامه بازپرداخت، می توانید هزینه های ماشین مسطح، برنامه سنت برای هر مایل یا استاندارد مسافت پیموده شده IRS را برای بازپرداخت کارگران خود انتخاب کنید. اما هر سه این گزینه می تواند باعث شود که شرکت ها هر ساله هزاران دلار به ازای هر کارمند از دست بدهند، زیرا آنها برای هر یک از هزینه های راننده فرد، مانند قیمت های متفاوت گاز و تعداد مایل های رانده شده حساب نمی کنند.
FAVR چیست و چرا این بهترین جایگزین برای بازپرداخت مسافت پیموده است؟
FAVR یک روش بازپرداخت IRS است که کارمندان را بدون پرداخت مالیات برای هزینه های ثابت و متغیر مرتبط با رانندگی برای کسب و کار بازپرداخت می کند. هزینه های ثابت ممکن است شامل هزینه بیمه، مجوز و ثبت هزینه ها، در حالی که هزینه های متغیر شامل سوخت و تعمیر و نگهداری.
FAVR دقیق ترین راه حل بازپرداخت است زیرا هزینه های فردی را برای هر کارمند تلفن همراه بر اساس هزینه های محلی و مسافت پیموده شده کسب و کار، که می تواند ماه به ماه متفاوت باشد، فراهم می کند.
اما، با دقت ضبط تمام هزینه های ثابت و متغیر می تواند پیچیده برای اداره - به همین دلیل است که بیشتر کارفرمایان از آن استفاده نمی کنند.
در عوض، بسیاری از کارفرمایان برای پرداخت ساده ماشینهای مسطح به عنوان یک رویکرد "یک اندازه برای همه" (500 دلار در هر ماه به ازای هر کارمند) را انتخاب می کنند. اما این روش به این واقعیت اشاره نمی کند که هیچ سفر دوگانه یکسان باشد، بنابراین هیچ دو کارمند باید مبلغ همان مبلغ پرداخت شود. بازپرداخت برنامه سنتز در هر مایل معادل است اما هنوز دقیق نیست.
چرا نرخ مسافت پیموده شده استاندارد IRS بهترین جایگزین نیست؟
اکثر شرکت ها از نرخ بازپرداخت کسب و کار IRS برای محاسبه آنچه که هر یک از کارکنان فرد باید پرداخت شود استفاده کنید. اما نرخ IRS نرخ بازپرداخت مورد نیاز نیست، زیرا براساس هزینه های متوسط ملی در زمینه استفاده از وسیله نقلیه در سال گذشته است.
نرخ IRS یک میانگین زمان در زمان از هزینه با استفاده از داده های سال های گذشته است، نه یک نرخ بازپرداخت واقعی. کارکنان می توانند هزینه بیشتری در سفر داشته باشند تا از آنها بازپرداخت شود و یا اگر قیمت گاز کاهش یافته باشد، می تواند بیش از حد بازپرداخت شود - و هیچ تغییری در آنچه که پرداخت می شود، بر اساس اعداد سال گذشته انجام نمی شود.
وقتی که به هزینه های ماشین مسطح در برابر بازپرداخت می رسد، چه چیزی بیشتر از شرکت ها اشتباه می کند؟
هزینه های ماشین مسطح صرفا عادلانه نیست، زمانی که برای بازپرداخت کارکنان زندگی می شود در مکان های مختلف. به عنوان مثال، یک کارمند ممکن است در یک منطقه زندگی می کند که قیمت گاز 12 سنت ارزان تر از قیمت های شهر بعدی است که در آن کارمند دیگری زندگی می کند. همچنین هزینه های ثابت سفرهای کسب و کار ، مانند هزینه های حق بیمه خودرو و مالیات، به طور قابل توجهی با موقعیت مکانی متفاوت است.
هزینه های رانندگی دیگر نیز متفاوت است. به عنوان مثال، حق بیمه خودرو به میزان زیادی از سوی دولت متفاوت است، از 825 دلار در شارلوت، کارولینای شمالی تا 3،150 دلار در دیترویت، میشیگان. مالیات برای همان 21،000 دلار سدان 249 دلار در نوادا هزینه می کند، با این حال می تواند به قیمت 1،689 دلار در رود آیلند هزینه داشته باشد. هزینه های تعمیر سالانه در هر ایالت در ایالات متحده یکسان نیستند، در حالی که میانگین میانگین 393 دلار در نیوجرسی، اما تنها 270 دلار در ورمونت است. پرداخت همان هزینه ثابت برای کارکنان زندگی در مکان های مختلف به طور کامل این واریانس را نادیده می گیرد.
از آنجایی که هزینه های خودرو مانند جبران خسارت در نظر گرفته می شوند، آنها نیز برای هر دو کارفرمای مالی که مالیات FICA ( مالیات اجتماعی و مدیکر) را پرداخت می کنند، و کارمندانی که FICA و مالیات بر درآمد را پرداخت می کنند، مالیات می یابند. این به این معنی است که شرکت مبلغ کمک هزینه خودرو را به همراه سهم مالیات مربوط FICA پرداخت می کند در حالیکه کارمند مبلغ کمک هزینه اتومبیل، مالیات بر درآمد کمتر و سهم FICA خود را می پردازد. در حالت بازپرداخت مالیات غیر مستقیم مانند FAVR، کارمند "به خانه" دقیقا همان مبلغی را که کارفرمای بازپرداخت می کند، می پردازد.
چه اتفاقی می افتد شرکت ها در شارژ شخصی برای استفاده از وسیله نقلیه ناوگان؟
برخی از کارفرمایان اجازه می دهند کارکنان خود را به استفاده از وسایل نقلیه ناوگان متعلق به شرکت به عنوان استفاده از رانندگی شخصی خود را. اما، شما می ترسید که چگونه بسیاری از شرکت ها متوجه نمی شوند که این استفاده شخصی برای کارمند مالیات است. شرکت ها نیز روش خوبی برای محاسبه مقدار هر راننده باید برای این مزایای مالیات برآورد نشده است.
اغلب سازمانها صرفا یک مقدار مسطح را برای پوشش استفاده شخصی در میان تمام رانندگان خود صرف نظر از اینکه چه تعداد مایل شخصی آنها رانندگی می کنند، بپردازند. این کار می تواند یک مزیت پولی بزرگ برای کارکنانی باشد که از وسایل نقلیه ناوگان برای استفاده شخصی بسیار استفاده می کنند. اما کارکنانی که وسایل نقلیه ناوگان را به شدت برای کسب و کار استفاده می کنند و خودروهای شخصی خود را برای استفاده شخصی از خارج از شرایط کاری حفظ می کنند ممکن است بیش از حد غیرمنصفانه باشد.
چه اتفاقی می افتد اگر یک شرکت به طور دقیق کارمندان خود را بازپرداخت نکند؟
اشتباهات بازپرداخت کارگران برای هزینه های رانندگی مربوط به کسب و کار، بسیاری از شرکت ها هزاران دلار در هر سال هزینه می کنند (حدود 3،000 دلار در هر کارمند در هر سال، همانطور که از Motus محاسبه می شود). با این حال، این هیچ چیز در مقایسه با هزینه های دعاوی تقاضای کلاس نیست. در سال های اخیر، کارکنان موفق شده اند تا 7 میلیون دلار هزینه های کارفرمایان خود را جبران کنند تا جبران خسارات ناشی از بازپرداخت غیرمستقیم. در ایالت کالیفرنیا، این پرونده ها به سرعت در حال تبدیل شدن به قاعده، نه استثنا است، زیرا بخش کتگوری قانون کار کالیفرنیا 2802 به ویژه سخت است.
کد کالیفرنیا تضمین می کند که "یک کارفرمای باید کارمند خود را به خاطر تمام هزینه های لازم یا زیان های ناشی از کارمند در اثر وظیفه مستقیم متهم کند". این کار معمولا توسط کارفرمایان به عنوان محدود به هزینه تجهیزات یا ابزار مورد استفاده در کار، اما در حال حاضر بیشتر در موارد بازپرداخت مسافت پیموده شده (مثال رادیو شاک و اسباب بازی "R" ما) استفاده می شود.
برنامه های ناوگان همچنین با مجموعه ای از چالش های خود می آیند زمانی که آن را به دقت شارژ کارکنان برای استفاده شخصی از این وسایل نقلیه است. استفاده شخصی از وسایل نقلیه شرکت باید به طور مناسب مستند شده و کارمندان را برای استفاده شخصی متهم کند. مسافت پیموده شده در زیر گزارش شده شرکت ها را در خطر هزینه های حسابرسی IRS قرار می دهد و ممکن است شرکت را در بازپرداخت های رد شده از دست بدهد.
منابع کمی هستند که می توانند به کسب و کار من کمک کنند؟
کسب و کار شما می تواند از همان فناوری استفاده کند که محل کار جدید دیجیتال را قادر می سازد تا هزینه های مسافت پیموده شده خود را ردیابی کند. در اینجا چند نمونه است:
- دستگاه های هوشمند دارای GPS فعال برای جمع آوری و ذخیره اطلاعات کسب و کار کسب و کار کارکنان
- برنامه های موبایل برای به طور خودکار ردیابی مسافت پیموده شده کارکنان و به دقت برای کسب و کار دقیق هر کارمند، رفت و آمد، و مایل شخصی.
با استفاده از برنامه های موبایل و نرم افزار مناسب، می توانید از وظایف دستی برای رانندگان برای افزایش بهره وری، کاهش هزینه ها و اطمینان از انطباق با IRS خلاص شوید - در حالی که درک به رفتارهای رانندگی و کارایی نیروی کار همراه است.