عدم دسترسی به زمان تنظیم مناسب
در هنگام تنظیم یک رویداد همیشه یک مسابقه در برابر زمان وجود دارد، اما شما باید برآورد کنید که چقدر زمان لازم است تا همه چیز را در جای خود قرار دهید. هیچ چیز بدتر از داشتن اتاق پر از کارگران در حال اجرا در مورد زمانی که مهمان اول می رسد بدتر می شود. هدف باید همه چیز را حداقل 15 دقیقه قبل از باز شدن درب ها تنظیم کند.
برنامه ریزی کردن با مشتریان برنامه ریزی نشده است
صفحات گسترده، ایمیل ها و سفارشات رویداد ضیافت ها ابزار عالی برای ارتباط جزئیات رویداد هستند. با این حال، تکیه به تکیه بر اسناد برای رنگ آمیزی یک عکس از مناسبت می تواند منجر به منازعات شود. استراتژی بهتر این است که از طریق برنامه سفر خود را با مشتری خود در هر زمان که ممکن است راه رفتن. هر لحظه و جزئیات را بحث کنید، به شرط اینکه رویداد در مقابل شما اتفاق می افتد.
فراموش کردن تأمین کنندگان خود را تأیید کنید
فروشنده میانگین رویداد شما چندین مشتری را در چند دسته مختلف سرویس می دهد.
به طور خلاصه، این به این معنی است که آنها باید به یاد داشته باشند. شما همیشه میخواهید از تمامی فروشندگان 48 ساعت قبل از زمان راهاندازی تأیید کلامی یا ایمیل دریافت کنید. ایمیل به طور کلی بهتر است، زیرا شما می توانید انتظارات خود را تلنگر کنید و از آنها بخواهید که به صورت کتبی پاسخ دهند.
از بین بردن رویدادهای رقابتی
اگر همواره یک همسایه پر سر و صدایی داشته باشید، می دانید که این شرایط چگونه می تواند منحرف شود.
رفتن به مقابله با رویدادهای دیگر در محل برگزاری شما می تواند یک چالش بزرگ باشد، به همین دلیل است که باید پیش از این با استفاده از مدیریت محل و مشتریانتان، این سناریو را پیش بینی کنید. پیدا کردن افرادی که با رایانه شخصی شما اشتراک دارند همان مناطق مشترک و منابع عمومی را به اشتراک خواهند گذاشت و شناسایی افرادی که دارای اختیار برای حل مشکلات نویز هستند، اگر آنها مشکلی ایجاد کنند.
عدم وجود یک برنامه احتمالی
چه اتفاقی برای رویداد شما در مورد آب و هوای بد و یا حتی بسته کردن محل برگزاری شما رخ می دهد؟ این ها چیزهای آسان برای برنامه ریزی نیستند، اما در روز نمایش نشان داده نمی شود. استراتژی احتمالی خود را حداقل برای 2 هفته قبل برای اندازه گیری خوب بیامیزید. حتی اگر قصد لغو رویداد دارید، برای تماس با تمام مهمانان به یک روش سازمان یافته نیاز دارید.
در روز رویداد کمکی نکرد
در هنگام تلاش برای تعادل بودجه رویداد، هزینه های کار همیشه مسئله است . گفته می شود که سقوط از کمک به دست می تواند مشکلات بزرگتری نسبت به پیش رفتن بودجه ایجاد کند. اگر برنامه ریز رویداد دارید، نمی توانید انتظار داشته باشید که همه چیز را انجام دهید. هماهنگ کردن کارکنان، فروشندگان و جزئیات به اندازه کافی برای نگه داشتن شما توسط خودتان است. نگران نباشید چند صد دلار برای استخدام کارگران اضافی صرف کنید زیرا شما قادر نخواهید بود یک بار چیزها را حرکت دهید.
استفاده از لیست بسته بندی
مدیریت رویداد خارج از سایت به طور معمول به لیست گسترده ای از منابع نیاز دارد. البته، شما معمولا چند هفته طول می کشد تا همه این موارد را به ترتیب قرار دهید، اما آنها هیچ کار خوبی انجام نخواهند داد اگر آنها آن را به محل برگردانند. یک لیست بسته بندی، به شما کمک می کند تا چیزهایی را که نیاز دارید بارگیری کنید را به ماشین اضافه کنید. مطمئنا، شما احتمالا قلم و نوار را در محل برگزیدن قرض میگیرید، اما اگر علامت اسم و یا لپ تاپ شما را فراموش میکنید، چه اتفاقی خواهد افتاد؟ یک لیست بسته بندی را وارد کنید و دو بار قبل از ترک آن را بررسی کنید.
خبر خوب این اشتباهات برنامه ریزی رویداد همه قابل پیشگیری است. در واقع، شما می توانید این مقاله را چاپ کنید و آن را به عنوان یادآوری آنچه که انجام نمی دهید، ارسال کنید. به یاد داشته باشید، پیشگیری همیشه آسان تر از بازیابی است!