فهرست تنظیمات رویداد برای هماهنگ کننده محل برگزاری

اکثر سالن ها به فشارهایی که با هماهنگ کردن رویدادهای متعدد در یک دوره زمانی کوتاه، عادت می کنند، عادت می کنند. پس از همه، کسب و کار خود بستگی به آنها ارائه خدمات با کیفیت، و هر رویداد فرصتی است برای نشان دادن مهارت های خود را به هر دو برنامه ریزان رویداد و شرکت کنندگان. مهمترین زمان، هر چند پیش می آید قبل از نمایش حتی آغاز می شود، زمانی که مشتری برای راه اندازی به اتاق مهمانی می رود. در این لحظه جایی که تن برای روزهای دیگر تعیین می شود.

این یک درس است که من به سرعت به عنوان یک هماهنگ کننده محل یاد گرفتم و بعد از آن، چک لیست راه اندازی خود را برای حفظ مشتریان (و اشغال) در طول دوره تنظیم پر از استرس پرورش دادم.

چرخ دستی های خود را آماده کنید

اولین چیزی که مشتری میخواهد انجام دهد، همه وسایل رویداد خود را از وسیله نقلیه خود باز می کند. این می تواند یک کار دشواری باشد، به ویژه اگر وضعیت پارکینگ برای حرکت بسیار سخت باشد. تصور کنید کسی که با یک بار از جعبه های سنگین به محل شما می آید - اولین چیزی که برای آنها جستجو می شود چیست؟ پاسخ، البته، سبد خرید و یا هر چیز دیگری است که بار خود را روشن تر و کار شوم تخلیه قابل توجهی آسان تر است. داشتن وسایل نقلیه مناسب در زمانی که آنها در محل برگزاری راه می روند، یک راه آسان برای ایجاد احساس راحتی آنهاست.

آماده سازی جداول ثبت نام

بعدا در لیست چیزهایی که برای اکثر مشتریان انجام می شود تنظیم ثبت نام است. این به این معنی است که محل برگزاری شما قبل از رسیدن، تمام اجزای ثبت نام را داشته باشد.

این شامل تمام جداول، صندلی ها، برق و دیوار است. برگزاری تگ های نام و چک کردن مواد زمان زیادی را برای برنامه ریزان رویداد مصرف می کنند و نباید منتظر بمانند تا این چیزهای ساده را برای شروع آنها به کار گیرند.

آیا همه جداول و لنز مجموعه اتاق

قرار دادن تمام جداول و صندلی در فضای رویداد، قطعا می تواند زمان زیادی را صرف کند.

امیدوارم، اگر از یک رویداد قبلی پیش رو می آیید، پیش از اینکه به همه اجزای اتاق بپردازید، پیش از این به مشتری گفته اید. اگر مشتری شما به اتاق دیگری می رود که ده ها تن از کارگران آن را مجبور کرده اند تا جداول و صندلی های خود را به طور غیرمجاز به کار گیرند، احتمالا آنها را وحشت زده می کنند. در حالت ایده آل، تیم عملیاتی شما همه چیز را با قرار دادن روی پارچه روی میز در جای خود قرار می دهد تا برنامه ریزان بتوانند مرکزی، اقلام حراج و غیره را شروع کنند.

دریافت تمام نشانه ها در اوایل

فقط به این دلیل که برنامه ریزان سرب می دانند که چگونه به حرکت در ساختمان به معنی پشتیبانی از خدمه او نیست. شما می توانید با به روزرسانی علامت های تبلیغاتی در ساختمان خود، به محض شروع دوره تنظیم، می توانید بدون هیچ زحمتی بسیاری از افراد را نجات دهید. به یاد داشته باشید که فروشندگان مانند گل و گیاهان و دی جی نیز باید بدانند کجا بروید. اینها همه چیزهایی هستند که قبل از روز رویداد باید با مشتری خود بررسی شوند، اما لازم است در روز بزرگ نیز به دنبال آن باشند.

بررسی BEO و فاکتورها

باز هم، شما احتمالا این اسناد را چندین بار در طول روزهای پیش از این رویداد ایمیل فرستاده اید، اما هرگز برای بازنگری آنها در آخرین بار صدمه دیده است. با وجود اینکه زمان راه اندازی مجذوب است، شما باید 15 دقیقه وقت بگذارید تا این اسناد را با هم بررسی کنید. هماهنگ کننده محل برگزاری باید بسته ای را برای مشتری خود آماده کند که شامل بیو، نمودار اتاق و فاکتور آینده ای باشد.

تعداد بسیار کمی از برنامه ریزان با تجربه این فرصتی را برای بررسی این مقاله های انتقادی گذراندند.

معرفی

اطمینان حاصل کنید که اعضای کلیدی تیم خود را برای معرفی رسمی خود به مشتری خود ببرید. این لیست شامل مدیر غذا ، کاپیتان پیاده، سرپرست عملیات و هماهنگ کننده صوتی / تصویری می باشد. در هنگام معرفی تیم، از جانب مشتری خود فکر کنید - آیا جزئیاتی وجود دارد که باید با تیم مدیریت خود صحبت کرد؟ شروع یک گفتگوی کوتاه یک راه موثر برای برجسته کردن مسئولیت هر منطقه است.

این چک لیست کوتاه موارد اقلام راه اندازی یک راه طولانی برای حفظ مشتری خود را پس از ورود خوشحال است. به عنوان نماینده اصلی محل برگزاری شما، همیشه بهتر است که مشتریان شماره تلفن همراه خود را در اختیار مشتری قرار دهید تا در هنگام کار در دفترتان چیزی اشتباه شود.

به یاد داشته باشید، اگر آنها به چیزی نیاز داشته باشند، ممکن است از آنها ناراحت شوند اما اگر آنها هیچکدام را برای کمک به آنها پیدا نکنند، حتی ناامید خواهند شد!