برخی از برنامه ریزان رویداد در این مرحله احساس تسکین می کنند، و در نهایت به نقش های اجرایی بیشتری برای مشارکت آنها شناخته شده یا ارتقا یافته اند.
اما در موارد بسیاری، به سادگی برنامه ریزی و اجرای یک رویداد بزرگ کسب و کار کافی نیست. رویدادهای تجاری اغلب به عنوان یک سرمایه گذاری برای یک هدف مورد توجه قرار می گیرند و برنامه ریزان رویداد باید بدانند چگونه ارزش برنامه های خود را اندازه گیری می کنند.
اندازه گیری رویداد برای بازگشت سرمایه (ROI) یا بازگشت به اهداف (ROO) ممکن است سرزمینی جدید برای برخی از برنامه ریزان باشد، اما این نوع تلاش است که به گسترش مشارکت و سهم خود در سازمان کمک می کند. تونی لورنس، CMM سابق، رئیس شرکت ProActive مبتنی بر شیکاگو، یک شرکت Freeman است. ProActive یک سازمان استراتژیک و رویدادی است که بر خدمات بازاریابی تجربی تمرکز دارد. لورنز در حال حاضر مدیر عامل شرکت AlliedPRA است.
مبانی اندازه گیری رویداد
بیشتر متخصصان رویداد می دانند که اندازه گیری برنامه هایشان از سازمان به سازمان متفاوت است. یک دلیل برای این است که مدل های کسب و کار بین شرکت ها، انجمن ها، سازمان های غیر انتفاعی و دیگران متفاوت است.
پس چند راه وجود دارد که برنامه ریزان رویداد انتظار می رود که رویدادهای خود را اندازه گیری کنند؟
اگر یک رویداد حرفه ای در سمت مالی یک سازمان کار می کند، می توان انتظار داشت که این رویداد بر اساس پس انداز مالی تعیین شود. به عنوان مثال، مجموع صرفه جویی مذاکره برای اتاق های هتل، فضای ملاقات، غذا و غیره چیست؟
اگر یک رویداد حرفه ای در سمت کسب و کار یک سازمان کار می کند، انتظار می رود که این رویداد را براساس سهم برنامه در طرح کلی کسب و کار اندازه گیری کند. به عنوان مثال، سازماندهی یک سمینار به عنوان بخشی از راه اندازی محصول کلی که شامل واحدهای تجاری متعدد است.
و تقریبا همه برنامه ریزان رویداد، نگاهی انتقادی به آنچه که به خوبی پیش رفتند و آنچه که در آینده می تواند بهبود یابد، مورد توجه قرار خواهد گرفت. آیا این رویداد در بودجه بود ؟ آیا مشتری با نتیجه خوشحال شد؟
و هرچند هر رویکرد مطمئنا یک فرم معتبر اندازه گیری است، آنها تمایل دارند تا تنها بر اندازه گیری در سطوح تاکتیکی تمرکز کنند. متخصصان رویداد امروز باید به دنبال راه هایی برای ایجاد مشارکت در رویداد خود باشند که بسیار استراتژیک باشند.
اندازه گیری رویداد استراتژیک
لورنز توضیح می دهد که جلسه ROI ممکن است در دو بعد مختلف مشاهده شود: در سازمان و سطح شرکت کنندگان:
- این سازمان می تواند ROI را با جمع آوری تمام هزینه ها و مقایسه آن با ارزش هایی که سازمان برآورد می کند، مشاهده کند. و سپس مزایای مالی رویداد را تعیین می کند. سطح سازمانی و در سطح شرکت کنندگان.
- بازده ROI در سطح شرکت کننده می تواند در سطح فردی اندازه گیری شود و بر اساس ارزش هر شرکت کننده برآورد شود.
ProActive به مشتریان توصیه می کند که به دنبال یک فرایند استراتژیک و خلاقانه برای تاثیر گذاردن رویدادها، و لورنز توصیه به تمرکز بر اندازه گیری نگرش ها. این امر برای رویدادهای بزرگ در مقیاس بسیار مؤثر است:
- کشف. کشف باید در اوایل فرآیند رخ دهد، به طوری که برنامه ریزان ممکن است شامل ذینفعان کلیدی در نهایت تعریف محتوای جلسه، سخنرانان و غیره باشد. برنامه ریزان باید شامل ذینفعان کلیدی باشند که می توانند اهداف استراتژیک را برای سازماندهی رویداد و شرکت کنندگان در جلسات تعیین کند. این را می توان با درخواست از آنها برای تکمیل یک سوال کوتاه، شش تا هشت سوال باز کرد.
- بررسی پیش رویداد این زمانی است که جلسه یا برنامه ریز رویداد ممکن است برخی از اقدامات قابل اندازه گیری برای ROI و ROO را تعریف کند. یک نمونه از دعوت کنندگان را برای شناسایی مسائل، نگرانی ها و نیازهای خود در سطوح مختلف بررسی کنید. این به برنامه ریز کمک می کند تا معیارهای سنجش برای تعیین کنندگان شرکت را تعیین کند.
- پیش از شروع Core-7 Baseline. این مرحله به معنای درک روانشناختی و رفتاری شرکت کنندگان در جلسات درباره اقلام شناسایی شده در طول کشف می باشد.
- دانش / درک ("من می دانم")
- نظرات / ادراکات / باورها ("من موافقم")
- احساسات / نگرش ("من می خواهم")
- توانایی ها / مهارت ها ("من می توانم")
- اهداف / تعهد ("من")
- رفتار ("من انجام می دهم")
- نتایج کسب و کار / اثرات - ROI ("من تحویل ارزش")
- طراحی جلسه با درک اهداف ذینفعان و درک شرکت کنندگان، برنامه ریزان اکنون می توانند اهداف کلیدی خود را برای جلسه و نحوه ارائه این پیام ها تعریف کنند. چه نوع سخنرانی ها؟ آیا این برنامه شامل کارگاه های تعاملی است؟ آیا یک طبقه نمایشگاه در آموزش دادن به شرکت کنندگان مفید خواهد بود؟ چه ابزارهایی برای انتقال و تقویت پیام خود استفاده می کنید؟ چه کسی باید به عنوان سخنرانان خدمت کند؟
- برگزاری جلسه یا رویداد
- نظرسنجی پس از رویداد / معیارها. بعد از این رویداد، مهم است که اندازه گیری کنید که برنامه بر اساس آن معیارهای تعیین شده بر اساس نتایج کشف و پیشآزمون پیشبینی شده است. آیا برنامه منجر به تغییر در نگرش ها، ادراکات، باورها و غیره شد؟ شرکت کنندگان بر این تغییرات اعمال خواهند کرد؟
- پیگیری تاثیرات تجاری. اندازه گیری استراتژیک نیاز به تمرکز بر تأثیر دراز مدت بر روی رفتارهای شرکت کنندگان دارد. این نیز زمان خوبی برای تعیین تأثیر مالی و غیر مالی این برنامه است.
پیشنهادات برای بهینه سازی فرایند اندازه گیری جلسه
لورنز شش دستورالعمل را برای کمک به برنامه ریزان ملاقات می کند تا بازده خود را در حوادث افزایش دهند:
- درخواست پیش از جلسه / جلسه قبل از جلسه.
- اندازه گیری ابعاد روانی، رفتاری و مالی.
- از اندازه گیری ROI برای جلسات بزرگ و مهم استفاده کنید
- اندازه گیری و پیگیری نتایج سال به سال.
- ایجاد استانداردهای حرفه ای و مهارت های کارکنان.
- بهبود در طول زمان
پیشنهادات برای اندازه گیری رویدادهای کوچکتر
برای اطمینان، یک برنامه سنجش رسمی برای یک برنامه فردی برای رویدادهای بزرگ و گران قیمت مفید خواهد بود. اما در مورد بقیه رویدادهای تجاری که در طول سال برنامه ریزی شده است - آیا می توان اندازه گیری های رویداد را به صدها رویداد کوچکتر که در طول سال برنامه ریزی شده است، اعمال کرد؟
البته.
لورنز نشان می دهد که سازمان ها پنج یا شش سوال اساسی را که برای سازمان مهم هستند شناسایی می کنند. سپس، رویدادهای مختلف را اندازه گیری کنید تا تعیین کنید که آیا مجموعه رویدادها تاثیر روانی، رفتاری یا مالی داشته اند یا خیر.
جمع آوری نتایج برای مثال، اگر یک سازمان در طول سال ها 30 رویداد مشابه را در بازارهای مختلف با معیارهای مشابه داشته باشد، مطمئنا می تواند اقدامات کیفی و کمی را ارائه دهد.
لورنز توصیه می کند: "موفقیت را از بین ببرید و اقدامات را از آنجا بسازید".
ذینفعان کلیدی در این سازمان نهایتا به این می پردازند که چگونه افراد متعهد در یک رویداد یا مجموعه ای از وقایع تعیین می کنند که چه میزان اعتبار باید به کسانی که به برنامه ریزی رویدادها کمک می کنند، تعیین کند.