چگونه می توان تماس های خروجی تلفن خود را بیشتر تولید کرد و زمان کمتری را اتخاذ کنید
اما اگر می توانستیم فقط با افرادی که می خواستیم صحبت کنیم با مردم تماس گرفته و صحبت کنیم، می گویند آنچه ما می خواستیم بگوییم و حرکت کنیم چیست؟
تصور کنید که چقدر مولد ما می تواند باشد و چه مدت زمان لازم است که دیگران را انجام دهیم.
خب، ما می توانیم - و همه چیز که پیش می رود کمی آماده سازی است.
مدیریت زمان مدیریت تلفن برای تماس های خروجی
- این که آیا آنها تامین کنندگان ، مشتریان منظم یا پیمانکاران هستند ، بسیاری از ما به طور مکرر با همان افراد تماس می گیریم. اطلاعات تماس خود را با اطلاعات بهنگام صرفه جویی در وقت نگهداری کنید تا زمان صرف وقت برای رسیدن به افرادی که در دسترس نیستند هدر ندهید.
به عنوان مثال، اگر می دانید یک فرد خاصی که میخواهید به آنجا برسد، هر روز از 1 تا 2 بعد از ظهر یک ناهار را می خورد، چرا وقت خود را صرف تلاش برای تماس با او در این زمان می کنید؟ - اعداد را برای کسانی که به طور مرتب به تلفن خود تلفن می کنید، برنامه ریزی کنید. من از افرادی که این کار را نمی کنند شگفت زده می شوند، به عنوان زمانی که شما صرفه جویی در زمانی که شما به دنبال شماره نیست و مشت زدن آنها را به همان اندازه شگفت انگیز است.
- تماس های خروجی خود را برنامه ریزی کنید قبل از تماس، هدف اصلی تماس و نکات کلیدی را که می خواهید پوشش دهید، بنویسید. این به شما کمک می کند تا زمانی که در تلفن هستید به این موضوع بپردازید و اطمینان حاصل کنید که همه چیز را پوشش می دهید، صرفه جویی در وقت در تماس و اجتناب از نیاز به دوباره تماس، زیرا چیزی را فراموش کرده اید.
- اگر فردی را وارد کنید که در پایگاه داده مخاطبین شما وارد شده است، وقتی که تماس بگیرید ، تمام اطلاعات مربوط به فردی را که در حال تماس با شما هستید، در اختیار شما قرار می دهد. این که آیا شما از یک رایانه رومیزی، یک دستگاه تلفن همراه یا یک Rolodex استفاده می کنید، این یک حافظه بزرگ در طول تماس است. به علاوه، اگر شما نیازی به جستجوی چیزی مانند نام شوهر مشتری نداشته باشید، می توانید از یادداشت ها در طول تماس استفاده کنید، حتی زمان بیشتری را صرفه جویی کنید.
- البته، اگر می خواهید یادداشت ها را در طول یک تماس تلفنی (یا انجام هر کاری دیگری در حالی که در تلفن صحبت می کنید)، بلندگو یا هدست خوب ضروری است. آزاد کردن دست ها می تواند زمان زیادی را آزاد کند.
- اگر به شخصی که پاسخگوی دستگاه یا پیام صوتی شما می شود دسترسی پیدا کنید، یک پیام کامل ارسال کنید که شماره تلفن شما را دوبار شماره گیری می کند و به همین دلیل دلیل تماس شما را می دهد . به عنوان مثال، "این بخش سوسن در (شماره تلفن) است. من خواستار بحث درباره برآورد پروژه شما هستم. می توانید به من (شماره تلفن) این بعد از ظهر برسید."
اعلام شماره شما دو بار دریافت کننده پیام را به احتمال زیاد بهتر از آن می کند و آن را بدون ارسال مجدد پیام ضبط می کند. - به محرک تلفن نزنید هنگامی که شما در تلاش برای رسیدن به کسی هستید و شما آن را ندارید، وسوسه انگیز است که تماس بگیرید - شاید هر نیم ساعت! اما اگر یک پیام صحیح بگذارید، نیازی به اتلاف وقت خود برای ارسال پیام های متداول (و پاسخ دادن به دستگاه شخصی یا پیام صوتی) نیست. فردی را که مدت زمان معینی برای فراخوانی تلفن خود می نامید، مانند تا روز کاری بعدی.
- در صورت امکان، تماس تلفنی خود را برنامه ریزی کنید و آنها را با هم در یک بلوک زمانی واحد قرار دهید. بسیاری از ما در چند وظیفه ای خوب نیستیم و وقتی که ما از یک کار به سمت دیگر به عقب و جلو می رویم، مقدار زیادی از بهره وری را از دست می دهیم. بنابراین اگر در روز خاصی خواستار دوازده تماس باشید، بهتر است که آنها را در یک ساعت یکبار از آنها بخواهید تا یک یا دو نفر را بسازند و سپس یک ساعت دیگر بعد از سه تماس دیگر و دو دقیقه بعد از آن، دو دقیقه دیگر.
- در صورت امکان، تماسهای تلفنی خروجی خود را ذخیره کنید. اگر آن را نمی خواهد یک تماس سریع، زمانی که شما برای اولین بار به شخص دیگری تماس بگیرید، خودتان معرفی کنید، به او بگویید که چرا شما تماس بگیرید، و سپس از او بخواهید که آیا زمان مناسب برای صحبت کردن است یا اگر او ترجیح می دهد که زمان را برای بحث در مورد آن کتاب . سپس ترتیب دهید که در آن زمان او را صدا بزنید. این می تواند نه تنها زمان شما را در لحظه صرفه جویی کند، بلکه زمان را نیز صرفه جویی می کند، زمانی که فرد به فرد تماس می دهید، زیرا هر دو آماده هستند تا در مورد موضوعی که در ابتدا به آن اشاره شد صحبت کنید.
- اگر امکان پذیر باشد، تماس تلفنی خروجی خود را در "زمان اول" انجام دهید. تحقیقات نشان داده است که افراد بیشتری در صبح روز قبل در دفاتر خود هستند و می توانند بین ساعت 8 صبح تا 11 صبح بمانند