راه حل های حسابداری آنلاین، محیط محاسبات ابری را برای جمع آوری و همبستگی اطلاعاتی که یک کسب و کار نیاز به مدیریت امور مالی خود دارد، مورد استفاده قرار می دهد. این سیستم عامل های نرم افزاری فرآیند حسابداری را ساده می کند، زمان صرف شده برای ورود داده ها را به حداقل می رساند و کارایی را در همه سطوح افزایش می دهد. بسیاری از صاحبان کسب و کار و CFOs از مزایای استفاده از این مزایا با پیروی از رویکردهای پیاده سازی هوشمند برای ایجاد محیط مناسب برای مدیریت امور روزانه بهره می گیرند.
بهترین نرم افزار را پیدا کنید
اولین گام در راه اندازی محیط ایده آل برای حسابداری آنلاین این است که تعیین کنید کدام پلت فرم نرم افزاری ابزار مناسب برای این شرکت است. CFOs باید با گزینه های مفید ترین آشنا شوند و لیستی از سیستم عامل هایی که بهترین ویژگی ها را ارائه می دهند، ایجاد کنند. کسب و کارهای کوچک در اندازه، دامنه و نیازها متفاوت است، بنابراین قبل از اینکه با مدیران شرکت مشورت کنید، دقیقا مشخص کنید چه ابزارهایی برای مقابله با نوسانات دائمی اطلاعات مالی خود، مورد نیاز است.
در این مرحله توجه زیادی وجود دارد، اما همه چیز از ویژگی ها و مزایای خدمات پشتیبانی ارائه شده توسط پلت فرم حسابداری باید ارزیابی شود. بسیاری از شرکت ها نیاز زیادی به سفارشی سازی دارند و یا ممکن است به نرم افزار نیاز داشته باشند تا مقیاس را ارائه دهند و گزارش جامعتری را در جاده ها ارائه دهند. نیازهای حسابداری برای امروز و همچنین در آینده باید قبل از امضای خط نقطه نقطه تحلیل شود.
ساده سازی حقوق و دستمزد
حقوق و دستمزد بیشتر و بیشتر پیچیده می شود به عنوان کسب و کارهای کوچک گسترش و گرفتن کارکنان اضافی. اطلاعات ردیابی زمان باید به بخش حقوق و دستمزد منتقل شود تا گزارش های لازم برای جبران دقیق کارمندان به کارکنان ارائه شود. ابزار حسابداری آنلاین می تواند داده ها را وارد نرم افزار ردیابی و حقوق و دستمزد وارد کند و آن را به فرمت تبدیل می کند که می تواند برای تهیه چک ها به طور مستقیم از برنامه استفاده شود.
این باعث افزایش دقت و اطمینان می شود که همه کارکنان در هر زمان و بدون درنظرداشت اداره حسابداری هر هفته هزینه های کاری را پرداخت می کنند.
بسیاری از برنامه های ردیابی زمان نیز دربرگیرنده مجموعه گسترده ای از گزینه ها و مزایای موجود از طریق اتصال به تلفن همراه است. برنامه های زمان ردیابی وجود دارند که کاربران را قادر می سازد از فیلد، از طریق برنامه تلفن همراه و حتی از طریق پیام های متنی SMS، زمان را وارد کنید. CFOs می تواند چندین پروسه تأیید را برای اعضای مختلف راه اندازی کند، و در کمک به بهبود داده ها و جزئیات در زمان ارسال شده ردیابی شده برای حقوق و دستمزد.
مدیریت داده های فروش
کسب و کارهای کوچک مقابله با هجوم ثابت داده های فروش را می پردازند. فاکتورهای ورودی و خروجی، پرداخت ها، سفارشات خرید، سفارشات و اطلاعات حمل و نقل شامل اطلاعات مالی حیاتی است که بخش بزرگی از تصویر را در هنگام جریان نقدی می بیند. عدم رعایت این اعداد به طور دقیق و به موقع می تواند منجر به سردرگمی شود که توانایی شرکت در تصمیم گیری در مورد رشد آینده را مختل می کند.
نرم افزار حسابداری آنلاین، همه ی این داده های ضروری را به طور کامل مدیریت می کند، به طوری که مدیران شرکت همیشه دارای یک تصویر واضح از دقیقا چقدر پول در هر زمانی داده می شود.
با ارائه روش سریع و دقیق برای تعیین وضعیت سفارش های فردی و صورتحساب، این سیستم عامل ها در هر قدم در طول قیف فروش صرفه جویی می کند. برخی از راه حل های نرم افزاری به شما این امکان را می دهند که فاکتورها را به طور خودکار تولید و ارسال کنید تا مشتریان بیشتری را به فروش برسانند.
مانیتور حساب قابل پرداخت و دریافت
برای کسب و کار ممکن است بر روی کاغذ سود آور باشد، اما در واقعیت تلاش می کند یا شکست می خورد. این یک مشکل رایج است که شرکتها با فرآیندهای حسابداری ناکارآمد روبرو هستند که داستان واقعی را در پشت جریان نقدی نشان نمی دهند. با استفاده از ابزار آنلاین برای ردیابی وضعیت هر دو حساب قابل پرداخت و حساب های دریافتی، سردرگمی را برطرف می کند و نشان می دهد که جایی که باید اقداماتی برای بهبود وضعیت مالی شرکت انجام شود.
راه اندازی یادآوری های ایمیل و هشدارها فرآیند جمع آوری اطلاعات مربوط به صورت حساب ها را سرعت می بخشد و وقتی که بدهی ها به حساب می آیند، صاحبان کسب و کار و مدیران را یادآوری می کنند.
این باعث می شود که یک برنامه پرداخت متعادل ایجاد کنید که شرکت را در قرمز نگه می دارد و نه صرفه جویی در بودجه آن.
تشویق استفاده از تلفن همراه
دسترسی از راه دور بخش بزرگی از آنچه حسابداری آنلاین را بسیار موثر می سازد. هر کس از CFO به نیروی کار تلفن همراه می تواند به نرم افزار و داده های ضروری ورودی از هر دستگاه بدون در نظر گرفتن مکان فعلی خود دسترسی داشته باشند. هنگامی که همه افراد در شرکت با فروش و هزینه های ضبط شده در صورت وقوع اتفاق می افتند، باید افزایش قابل توجهی در صحت در سراسر هیئت مدیره ایجاد کند. کارکنانی که کسب و کار را از اداره خارج می کنند دیگر مجبور به صبر کردن برای بازگشت به کامپیوتر خود برای ثبت اطلاعات تراکنش نیستند. در عوض، آنها می توانند تمام اعداد را با استفاده از یک برنامه در دستگاه های تلفن همراه خود که با نرم افزار حسابداری اصلی ادغام می شوند، وارد کند و اطلاعات را مستقیما به ابر ارائه می دهد.
همگام سازی با بانک ها
همه چیز خیلی ساده است که فراموش نکنید که سپرده یا عقب نشینی را در یک چکبتنامه کسب و کار بنویسید و زمانی که بیانیه ماهانه وارد می شود یک تعجب ناگوار پیدا کنید. این مشکل را می توان با تنظیم نرم افزار حسابداری آنلاین به طور خودکار دریافت اطلاعات مالی لحظه ای که معاملات بانکی رخ می دهد اجتناب شود. مبلغ دقیق دالر فورا ثبت می شود و از داشبورد قابل دسترسی است و این روش نه تنها دقت را بهبود می بخشد، بلکه باعث می شود که هر ماه صرف نظر از اظهارات کاغذی برای صرفنظر کردن از تعادل کتاب ها، صرف نظر شود.
ارتباط برقرار کنید
یک راه حل حسابداری آنلاین قابل اعتماد باید به مدیران اجازه دهد که مجوزهای ورودی مختلف ایجاد کنند تا سران گروه، سرپرستان و کارمندان در یک شرکت بتوانند اطلاعات را تغییر و تغییر دهند. ابزارهای مانیتورینگ اجازه می دهد CFOs بررسی کنید تا ببینید که همه چیز هموار است و به هر سوالی که با استفاده از گزینه های همکاری در برنامه کاربرد دارد، پاسخ می دهد. این جریان اطلاعات را آزاد می کند بین تمام احزاب شرکت کننده در تصمیمات مالی شرکت و موانع موجود را که در راه کارآمدی کارآمد است حذف می کند. در صورت نیاز نیاز به تغییر کسب و کار، CFO و ارائه دهنده خدمات همیشه برای کمک به بهبود در دسترس هستند.
استفاده از گزارش
ایجاد گزارش از اطلاعات مالی بدون کمک نرم افزار یک روند دشوار است که کارکنان کسب و کار کوچک را مرتبط می کند که می توانند در جای دیگری مولد باشند. تاخیر بین جمع آوری داده ها و تدوین این گزارش های دستی باعث ایجاد خطر می شود که اطلاعات تا زمانی که گزارش به پایان رسید، منسوخ شود. سیستم های حسابداری آنلاین شامل ابزار گزارش دهی برای چندین معیار مهم کسب و کار می باشد:
- فروش پیش بینی شده
- درآمد و هزینه
- جریان نقدی
- سود و زیان
از آنجا که تمام اطلاعات وارد شده به سیستم بلافاصله مرتبط است، هر گزارش جدید نشان دهنده آخرین تغییرات در امور مالی شرکت است. هماهنگ سازی متقابل پلت فرم یکی از مزایای اصلی سیستم های گزارش آنلاین است، اما تنها این نیست. داشبورد جامع می تواند داده ها را جمع آوری کند، گزارش را بهبود بخشد و اجازه دهد CFO ها برای دسترسی به شاخص های عملکرد کلیدی شرکت بدون حتی راه اندازی کامپیوتر خود. اتصال تلفن همراه در برنامه های حسابداری همه جا وجود دارد و کاربران را قادر می سازد نه تنها مشاهده، بلکه ویرایش، دستکاری و تجزیه و تحلیل تمام داده های مهم هر کجا و هر زمان که لازم است.
ادغام تمام برنامه ها
حسابداری آنلاین مفید است، زمانی که با برنامه های دیگر مرتبط است که یک کسب و کار برای مدیریت عملیات استفاده می شود. جمع آوری ردیابی زمان، حقوق و دستمزد، مدیریت موجودی و سایر نرم افزارها با استفاده از یک پلت فرم یکپارچه سازی یکپارچه، جریان داده را ساده کرده و اطمینان حاصل می کند که اطلاعات موجود از طریق برنامه حسابداری آنلاین همیشه دقیق است.
همانطور که با اتوماسیون، یکپارچگی باعث افزایش کارایی می شود و می تواند یک مقدار قابل توجه از پول را با صرفه جویی در زمان صرف شکار کمی از اطلاعات که قبلا در سراسر بخش ها پراکنده شده است، صرفه جویی کند. یکپارچگی همچنین یک مقدار زیادی از وظایف ورود داده های تکراری را کاهش می دهد، میزان خطا را کاهش می دهد و به شرکت ها امکان می دهد که گزارش ها را برای حداکثر جزئیات بیشتر بهینه سازی کنند.
یکی از اجزای مهم یکپارچگی یکپارچه سازی حسابداری، ابتدا درک درستی از نتیجه مورد نظر قبل از تراز کردن سیستم است. با دانستن نیازهای حسابداری ، CFO ها می توانند با دقت ارزیابی ارتباط ویژگی های بسیاری از مزایای برنامه های مختلف را برای اطمینان از این که در واقع نیازهای شرکت را برآورده می کنند. به عنوان مثال، هزینه کار نیاز به سیستم های متعدد برای گفتگو با یکدیگر در طول حقوق و دستمزد، ردیابی زمان و سیستم های اصلی لودر. اگر هزینه شغل یک اصل مهم گزارشدهی است، پس آیا برنامه ردیابی زمان هماهنگ سازی داده های خود را به خدمات پردازش حقوق و دستمزد توجه خاص و مهم است.
محیط کار را سفارشی کنید
شرکت هایی که راه حل های یکپارچه سازی را ارائه می دهند اغلب شامل سفارشی سازی به عنوان بخشی از خدمات خود می باشند. CFOs می توانند از این مزیت استفاده کنند تا یک پلت فرم مرکزی ایجاد شود که مخصوصا برای رسیدگی به نیازهای شرکت طراحی شده است. هر کسب و کار نیاز به یک راه اندازی خاص از نظر گردش کار، فرم ورود اطلاعات و ارتباطات بین برنامه های کاربردی نرم افزار. پلتفرم خود باید به اندازه کافی آسان باشد تا همه بتوانند بدون نیاز به آموزش گسترده استفاده کنند. حسابداری آنلاین می تواند به طور یکپارچه در این محیط مجتمع شده، به طوری که آن را یک ابزار منظم در مدیریت جریان داده می شود.
به یاد داشته باشید که سفارشی سازی ممکن است نیاز به مداخله خدمات IT آموزش داده شده را در صورت نیاز برای اتصال به شبکه برقرار کند، اطمینان حاصل شود که داده ها هماهنگ سازی مناسب و گزارش دقیق هستند. این حمایت زمانی که هزینه های اجرای راه حل های جدید حسابداری و حسابداری آنلاین را مورد توجه قرار می دهد، در نظر گرفته شود، زیرا در نهایت، نه تنها در هنگام راه اندازی، بلکه در طول زمان تغییر، در طول رشد و زمانیکه تیم حسابداری نیازمند اطلاعات و گزارش جدید است، باید در نظر گرفته شود. شرکت ها به روش های مختلفی به این روش پی می برند.
کسب و کارهای کوچک با بودجه محدود و یک CFO جزئی در بخش حسابداری ممکن است ترجیح دهند ارتباط برقرار کردن با یک مالک واحد داشته باشند که می تواند انعطاف پذیر باشد و در صورت نیاز مورد نیاز باشد. مگر اینکه نیازمندی ها گسترده باشد، صدور صورتحساب برای ساعات کاری بیشتر احتمال دارد که به مزایای بودجه کسب و کارهای کوچکتر نسبت به نگهداری ماهیانه کمک کند. در مقابل، کسب و کارهای بزرگ و یا کسب و کار با نیازهای حسابداری پیچیده ممکن است بیشتر از نگه داشتن یک شرکت فناوری اطلاعات در نگهدارنده برای خدمت به نیازهای فعلی خود بهره مند شوند. در شرایط محدود، بعضی از کسب و کارها با داشتن یک شخص ثالث پشتیبانی از IT در کارکنان مناسب هستند. این معمولا برای کسب و کارهایی مناسب است که یک شخص IT در حال حاضر در کارکنانی است که می توانند مسئولیت های سیستم های بیشتری را بر عهده بگیرند.
با ارائه CFO ها، صاحبان کسب و کار و کارکنان یک محیط مشترک که در آن برای ردیابی و مدیریت امور مالی، حسابداری آنلاین، بسیاری از مسائل مربوط به دقت و ارتباطات را که می تواند خطاهای مضر را ایجاد کند، در بر می گیرد. پیاده سازی درست، پلتفرمی را ایجاد می کند که کسب و کار را مدیریت مالی می کند و محیط ایده آل برای بهره وری و رشد را ارائه می دهد.