با این حال، درحالی که برنامه ریزی رویداد بسیار مهم است اگر بخواهید رویداد هماهنگ باشد، شما همچنین از تمامی تلاش های خود می خواهید.
به همین دلیل سازمان شما باید "کمیته میزبان" را استخدام کند.
کمیته میزبان چیست؟
"کمیته میزبان" متفاوت از کمیته برنامه ریزی رویداد سنتی است. به جای افرادی که به طور فعال برنامه ریزی، برنامه ریزی یا تنظیم برای رویدادهای روز یا شب انجام می دهند، کمیته میزبان یک تیم است که از شبکه های خود استفاده می کند تا اطمینان حاصل شود که این رویداد یک ضربه است. برخی از اعضای کمیته میزبان ممکن است انتخاب کنند:
- دوستان، خانواده یا همکاران خود را برای خرید بلیط ها تشویق کنید
- موارد حراج از کسب و کارهای محلی را جمع آوری کنید
- اتصالات فروشنده را برای جوایز درب و یا غذا رویداد کنید
البته، روش های بی شماری که کمیته میزبان می تواند رویدادهای خیریه خود را بهتر از همیشه انجام دهد وجود دارد . یک کمیته میزبان به عنوان میزبان واقعی حزب فکر کنید؛ کسی که بهترین مهمانها را دعوت می کند، می داند چه کسی برای غذا یا دکوراسیون دعوت می کند و می تواند شما را با افرادی که این رویداد را به موفقیت کامل می رسانند متصل کند.
از آنجا که یک کمیته میزبان میتواند مبلغ دریافت شده در یک رویداد را افزایش دهد یا توجه رسانهها را افزایش دهد، پیدا کردن و استخدام افراد مناسب ضروری است.
چه کسی برای کمیته میزبان خود انتخاب کند
یک کمیته مهمی که واقعا مورد استفاده قرار می گیرد شامل بازاریابان پرداخت نمی شود و برنامه ریزان رویداد را شامل نمی شود. در عوض، آنها باید اعضای تیم تان، پایه اهدا کننده یا داوطلبان با ارتباطات و تمایل به رسیدن به اهدافتان باشند.
کمیته میزبان شما می تواند از چند نفر تا ده ها نفر باشد.
افراد بیشتری در کمیته خود، تاثیر بیشتری که آنها می توانند به طور کلی در موفقیت رویداد شما ایجاد کنند.
شما میتوانید اعضای کمیته میزبان را تقریبا در هر کجا پیدا کنید، از جمله:
- یک عضو هیئت مدیره یا رئیس در سازمان شما
- داوطلبان که به شدت در جامعه شرکت دارند
- یک اهدا کننده که ارتباطات با کسب و کارهای محلی دارد
- یک عضو اهدا کننده یا هیئت مدیره که مخاطبان گسترده ای را در جمعیت شناسان اهدا کننده خود دارد
- داوطلبان که فروشندگان و صاحبان محل را می شناسند
- افراد مشهور محلی یا ملی که اغلب از علت شما حمایت می کنند
هنگامی که افرادی را پیدا کرده اید می خواهید به کمیته میزبان خود بپیوندید وقت آن است که آنها را استخدام کنید.
چگونه یک کمیته میزبان را استخدام کنیم
پیگیری و ارتباط با افرادی که اعضای کمیته میزبان عالی را تشکیل می دهند. با این حال، فقط از کسی بخواهید که در کمیته میزبان باشد. دعوت رسمی بهترین راه برای جذب اعضای کمیته است.
در دعوت کمیته میزبان، مهم است که شامل:
- اطلاعات کامل در مورد رویداد و سازمان شما (تاریخ و مکان)
- اطلاعات در مورد هدف این رویداد (جمع آوری وجه برای یک علت خاص)
- نمونه هایی از چگونگی تشکیل یک عضو کمیته میزبان
- تاریخ برای پاسخ دادن یا ارتباط با تیم خود
- "پیشرفته" از شما سپاسگزارم که اجازه دهید آنها را بشناسند شما هیجان زده هستید که آنها را دعوت کنید
- نام / تماس با شما و اطلاعات تماس
اطمینان حاصل کنید که اعضای بالقوه می دانند که مشارکت آنها شناخته شده و قدردانی شده و می تواند تاثیر قابل توجهی در پیوستن داشته باشد.
اگر شما تعجب می کنید که چگونه دعوت نامه کمیته میزبان خود را پیش نویس کنید، نمونه های زیادی در وب سایت های غیر انتفاعی وجود دارد. اگر به دنبال یک قالب آسان برای استفاده هستید، قالب را در زیر کپی و چسب بزنید و اطلاعات خود را در هر یک از براکت ها وارد کنید.
[تاریخ]
عزیز [نام درج]:
من به شما می گویم که در مورد یک رویداد هیجان انگیز که [نام سازمان شما] در [Month] در [Insert City] برنامه ریزی می کنید اطلاع دهید.
در [ماه + سال (اگر متفاوت از فعلی است)] [سازمان] [رویداد نام] را به [شهر] برای بالا بردن آگاهی در مورد [علت / مسائل اجتماعی / مشکل آدرس سازمان شما] و ایجاد پشتیبانی برای [ برنامه ها / ابتکارات / تلاش ها].
[افزودن اطلاعات مربوط به رویداد / هدف / موضوع].
این رویداد در [محل برگزاری رویداد (اگر شما آن را داشته باشید) در [شهر] در [تاریخ و زمان] برگزار شود.
[نام]، ما کمک شما را برای ایجاد این رویداد و دیگران فقط آن را دوست دارم - موفقیت. اگر بخواهید بخشی از این رویداد و رویدادهای آینده باشید، ما بسیار سپاسگزار خواهیم بود اگر این دعوت رسمی را بخشی از کمیته میزبان ما پذیرفتهاید.
چند راه ساده برای دخالت وجود دارد:
- نام خود یا نام سازمان شما را به عنوان عضو کمیته میزبان خود به اشتراک بگذارید
- دعوت از همکاران، دوستان و همسایگان برای خرید [جدول / بلیط] به رویداد (ها) ما
- برای این رویداد به ما بپیوندید
- [درخواست خاص را بر اساس موقعیت شخص، اتصالات وارد کنید.]
ما همچنین آن را دوست داریم اگر میزبانی میز خود را میزبانی کرده و از دوستان و همکاران دعوت کنید تا شب سرگرم کننده باشد. پشتیبانی سخاوتمندانه ما به ما کمک می کند که کلمه را در مورد [علت] گسترش دهد و واقعا تاثیر بگذارد.
یک عضو [سازمان] با شما در [درج دوره زمانی] برای بحث در مورد جزئیات کمیته میزبان ما و برای بحث در مورد دخالت خود، اگر شما علاقه مند است.
ما مشتاقانه منتظر کار با شما هستیم تا [Event Name] و رویدادهای آینده موفقیت آمیز باشد! با تشکر از توجه و حمایت عالی شما.
خالصانه،
[اسم شما]
[موقعیت در سازمان]
[نام سازمان]
[شماره تماس]
بعد از اینکه کمیته میزبان خود را استخدام کردید
هنگامی که شما اعضای کمیته انتخابی خود را دعوت کرده اید، برخی از نامه ها یا تماس های پذیرفته شده را دریافت خواهید کرد. با این حال، قبل از اینکه به جزئیات این رویداد یا آنچه که آنها را دوست دارید انجام دهید، یک جلسه کوتاه را با کمیته تنظیم کنید. بدون اینکه چیزی از آنها بپرسید، بگذارید آنها:
- با یکدیگر آشنا شوید
- بحث در مورد چگونگی درگیر شدن در سازمان شما است
- بررسی مواد و یا سخنرانی در مورد علت / کار شما
- ایده های مغزی را درباره چگونگی کمک به آنها یادداشت کنید
از آنجا، می توانید آنها را به اهداف جمع آوری کمک کنید و اینکه چگونه می خواهید آنها را با یکدیگر همکاری کنید (دعوت کردن از مخاطبین یا دستیابی به موارد حراج). اگر شما گروه بزرگی دارید، ممکن است آنها را به "کمیته های کمکی" تقسیم کنید
البته، تنها کمیته میزبان برای برنامه ریزی و اجرای رویداد شما نیست. یک کمیته میزبان باید با داوطلبان یا کمیته برنامه ریزی رویداد خود کار کند تا بلیطها را بفروشند، حصول اطمینان از اینکه حمایت مالی از رویدادهای جدید ادعا شده، اقلام حراج زیاد است و شب برای شرکتکنندگان تاثیر خواهد گذاشت.
درک تلاش های کمیته میزبان شما
هنگامی که این رویداد تمام می شود، اعضای کمیته میزبان شما باید یکی از اولین افرادی باشند که در هر دو مورد از شما میپرسند، و هر روز در این مورد از شما تشکر می کنیم. هر چه بیشتر به کمیته میزبان خود بپردازید، بیشتر آنها مایل به میزبانی در آینده خواهند بود.
افراد موجود در سازمان یا انجمن خود را پیدا کنید که می تواند به شما در برگزاری رویداد بعدی شما کمک کند. آنها می توانند تفاوت زیادی در میزان پولی که شما افزایش می دهید و برنامه هایی که می توانید پشتیبانی کنید، ایجاد کنید.