موضوع و موقعیت خود را انتخاب کنید
این مرحله نشان دهنده دو متغیر است که مخاطبان شما قبل از هر چیز دیگری می خواهند بدانند.
"کجا و چرا" جلسه فورا تاثیر خواهد گذاشت چه کسی دعوت خواهد شد و آیا آنها حضور خواهند یافت یا خیر.
محل برگزاری شما انتخاب می کنید ، جلسات کلی را تحت تاثیر قرار می دهد و تصمیمات دیگر شما را در هنگام برنامه ریزی رویداد به افراد مربوط می کند.
شناسایی شرکت کنندگان
بخش مهمی از اجرای یک جلسه متمرکز و کارآمد، اجتناب از حواس پرتی است و به این معنی محدود کردن دعوت به تصمیم گیرندگان برتر است. در فرهنگ سازمانی گرايش وجود دارد که تمام احزاب مرتبط در ارتباطات را شامل شود، اما شما می توانید با حذف همکاران که می تواند پیشرفت را با بحث های غیر مهم انجام دهد، می توانید تولید را افزایش دهید. به جای دعوت از شرکت کنندگان بدون رأی دادن، تشویق کنندگان کلیدی برای صحبت با زیردستان خود را قبل از آمدن به جلسات تشویق کنند.
سه روز و بار را ارائه دهید
مراقب باشید که چگونه اطلاعات مربوط به هر موجودی را در اختیار دارید. هنگامی که به برنامه ریزی یک تاریخ متقابلا سودمند برای جلسه شما می رسد، آسان است یک جعبه "پاندورا" از مسائل را باز کنید.
یکی از راه های اجتناب از این، ارائه چند تاریخ و زمان است، سپس از هر فردی که بهترین کار را می کند، بپرسید. اگر خوش شانس باشید، یکی از تاریخها برای همه مطابقت خواهد داشت. اگر نه، نگران نباشید که از بروزرسانی ها بپرسید که آیا می توانند تقویم خود را به جای اکثریت تنظیم کنند.
یک برنامه سفر ایجاد کنید
مهم است که برنامه ای برای موضوعاتی که با هر کس که هر جلسه جلسه را برگزار خواهد کرد، مورد بحث قرار گیرد.
برنامه ریزان ممکن است نیاز به مشاوره از مدیران ارشد داشته باشند تا به طور دقیق مسیر برنامه را ایجاد کنند. پس از تکمیل اولین پیش نویس، باید برای تصویب به گروه ارسال شود.
بحث نیازهای ارائه
بسیاری از روش های مختلف برای ارائه ایده ها به گروه وجود دارد و هر سخنران برنامه ریزی شده، اولویت خود را دارد. قابلیت های پاورپوینت، دسترسی به اینترنت و تخته های سفید فقط برخی از اجزای مورد نیاز برای ترتیب دادن است. در درخواست این جزئیات اقدام جدی کنید و چند روز پیش از جلسه آنها را تایید کنید.
برنامه غذایی غذا
کلید نگهداری غذا برای جلسات کوچک ، حفظ عملکرد منو است. شما نمیخواهید غذا را با هر جنبه ای از کسب و کار در دست بگیرد، در صورت امکان، از خوردن غذاهای رسمی جلوگیری کنید. در صورت درخواست یک ناهار سنتی، سعی کنید یک اتاق مجاور برای غذا را رزرو کنید تا شرکت کنندگان بتوانند در اسرع وقت به جلسه برگردند.
ارسال جزئیات نهایی
تقریبا هفت روز قبل از این رویداد می خواهید یک نسخه نهایی از برنامه سفر و جزئیات را برای هر شرکت کننده ارسال کنید. این باید شامل مواردی باشد که برای روز تعیین شده است. همچنین شامل راهنمایی، اطلاعات پارکینگ، شماره اتاق و تماسهای اضطراری است.
اگر شما با مدیران همکاری می کنید، سپس همکاران اداری خود را روی ایمیل نیز کپی کنید.
روز نشست
به عنوان برنامه ریز ملاقات، کار شما این است که مطمئن شوید رویداد با موفقیت شروع شده است. البته، شما می خواهید به زودی به سایت مراجعه کنید تا اتاق را بررسی کنید و با هماهنگکنندگان غذا و A / V دیدار کنید. بسته به موقعیت مکانی، ممکن است بخواهید علامتهای تبلیغاتی را نیز ارسال کنید تا همه بتوانند راه خود را به اتاق برسانند.
و آنجا شما آن را دارید - هشت گام ساده برای برنامه ریزی یک نشست کوچک موفق.
انجام هر مرحله به وضوح زمان و سعی و کوشش خود را بر عهده خواهد داشت، اما ارتباط دادن به برنامه های خود را به شرکت کنندگان نیمی از نبرد است. هرچه مردم بیشتر از آنچه از جلسه انتظار می برند، آمادگی بیشتری برای کسب و کار می کنند.