تعادل ثبت دارایی

چگونه، چرا و چه زمانی باید مبلغ نقدی را متعادل کنید

حتی با سیستم های اعتباری مدرن امروز، شما هنوز هم نیاز به یک روش برای حسابداری برای پول نقد فروشگاه است. این کنترل های داخلی برای جلوگیری از خرابکاری پول و حفاظت از دارایی در برابر ضرر ضروری است. نه تنها کنترل های داخلی قوی باعث بهبود کارایی عملیات می شوند، بلکه آنها همچنین اطمینان از حساب های حسابداری قابل اطمینان را فراهم می کنند. یکی از شایعترین علل انقباض یا از دست دادن در فروشگاه شما، خرابکاری نقدی است.

هنگامی که مورد بررسی قرار گیرد، شایعترین علت سرقت، فقدان روش مناسب یا کنترل است.

روند شمارش پول، تطبیق رسیدگی ها و متعادل کردن سبد نقدی، حسابدهی معاملات روز را ایجاد می کند. این سیستم مدیریت پول نقد می تواند در همان زمان ایجاد سیاست های فروشگاه ایجاد شده است. بسیاری از سیستم های POS (فروش مستقیم) امروز دستورالعمل های گام به گام برای تعطیل کردن (که همچنین به عنوان تعادل شناخته می شود) کشو پول نقد برای هدایت کارمند دستورالعمل است.

چرا تعادل؟

مدیریت فروشگاه یا صندوقدار می تواند گزارش فروش را در هر زمان در طول تغییر تغییر دهد. با افزودن پول نقد اولیه در کشو به شکل فروش روزانه، خرده فروش دقیقا می داند که چه مقدار پول باید در هر زمان خاص در سیستم ثبت پول نقد یا POS باشد. این بسیار مفید است:

• برای جلوگیری از نگه داشتن پول نقد در کف فروش.
• اگر فروشگاه خراب شود
• هنگامی که یک مشتری در مورد تغییرات کمی شکایت کند.

• برای کشف مازاد / کمبود مکرر برای صندوقداران خاص.
• برای از بین بردن وسوسه گرفتن پول نقد بدون اسناد از کشو پول نقد.

چطور می توان یک مبلغ نقدی را تعادل داد

تعادل یک ثبت نقدی معمولا در پایان روز یا در پایان تغییر صندوقدار صورت می گیرد. کشو پول نقد و محتویات آن باید به یک دفتر یا یک منطقه جداگانه برای تهیه گزارش منتقل شود.

اگر پس از بستن متعادل کردن کشو، مطمئن شوید که چراغ های طبقه ی فروش قطع شده و درب قفل شده است. برای بسیاری از فروشندگان، آنها عجله دارند و تمایل دارند تا قبل از اینکه فروشگاه در واقع بسته شود بسته شود. این عمل بی خطر نیست. با این حال، اگر شما چندین کارمند در فروشگاه داشته باشید، ممکن است در طول ساعتهای باز، یکی از ثبت ها را ببندید.

هر مانع و یا کمبود باید بررسی شود. طبیعت انسانی باید برای اشتباهات کوچک و مقادیر کم توجه شود. با این کار ما به معنی معادلات ساده تغییر در هنگام پردازش یک معامله رایج است. با این حال، اختلافات مکرر می تواند نشانه ای از سرقت کارکنان باشد و یا ممکن است نشان دهنده آموزش بیشتر برای یک صندوقدار خاص باشد. به عنوان یک قاعده، می خواهید مطمئن شوید که هیچ وقت بیش از 2 دلار در شب نباشد. در حالی که به تعداد معاملات در آن روز بستگی دارد (به عبارت دیگر، بیشتر معاملات بیشتر احتمال شمارش خطا) قانون 2 $ مفید است.

شروع پول نقد بر روی دست باز می شود به کشو پول نقد و ذخیره شده برای شب، در حالی که سپرده برای بانک آماده شده است. تمام کارتهای اعتباری، گزارش های ترمینال و سایر رکوردهای ثبت شده را می توان به گزارش روزانه نقدی کشو متصل کرد و توسط تاریخ ثبت شده است.

تفکیک وظایف

برای پاسخگویی بیشتر، استفاده از دو نفر را برای تعادل ثبت پول نقد در نظر بگیرید. یک نفر کشو را حساب می کند و گزارش نقدی روزانه را ایجاد می کند، در حالی که شخص دیگری یک سپرده بانکی را تهیه می کند. هر دو کارکنان باید گزارش را نشان دهند که نشان می دهد مسئولیت ارقام نشان داده شده است. در حالی که هیچ سیستمی نمی تواند از تقلب جلوگیری کند، این دنباله حسابرسی کمک می کند تا از توافق میان کارکنان جلوگیری شود.

در ابتدای تغییر بعدی، هر صندوقدار باید صندوق پول نقد خود را اختصاص دهد. صندوقدار پول نقد را در کشو حساب کنید تا تعادل اولیه را بررسی کنید. اگر شما یک فروشگاه کوچک با تنها یک ثبت نام، پول نقد به احتمال زیاد در یک کشو نگه می دارد. اگر این وضعیت شماست، روش یکسان است.

یکی از آخرین یادداشت ها: از آنجا که خطای انسانی بخشی از بازی است، مطمئن شوید که از نقاط ضعف خود به عنوان بخشی از اعلامیه های سود و زیان خود استفاده می کنید.

یک خط را به اظهارات سود و زیان خود اضافه کنید که بودجه آن را داشته باشید و از حساب تراکنش از دست بدهید. این روش دیگری است که شما می توانید حساب کنید و از دست دادن مدیریت کنید.