پرونده های شرکتی آن دسته از پرونده هایی است که شرکت ایالات متحده باید برای نشان دادن کارکرد آن به نحوی که توسط اداره مالیات داخلی و قوانین ایالتی که در آن کسب و کار ثبت شده است تشکیل شود (به عنوان یک نهاد تجاری تجاری تشکیل شده است).
چرا ضمانت شرکت ضروری است؟
پرونده های شرکت مورد نیاز است تا نشان دهد که شرکت به طور مناسب به عنوان اداره خدمات درآمد داخلی عمل می کند تا نشان دهد که شرکت یک نهاد جداگانه و حفظ سپرده شرکت از مسئولیت است.
کتاب کتبی شرکت چیست؟
برخی از شرکت ها سوابق کاری "کتاب" دارند که شامل تمام اسناد مورد نیاز است. در موارد دیگر پرونده های شرکت در اینترنت و یا در یک پرونده کابینه نگهداری می شوند. سوابق باید در یک مکان باشند و در صورتی که اداره درآمد داخلی حسابرسی شرکت شما باشد، در دسترس است.
شما همچنین می توانید پرونده های شرکت خود را در "ابر" حفظ کنید، اما این پرونده ها ممکن است حاوی اطلاعات محرمانه و پروسه های اختصاصی باشند، بنابراین مطمئن شوید که سرور شما امن است. Susan Ward، کارشناس کسب و کار کوچک کانادا، یک مقاله عالی در مورد مدیریت اسناد دارد که ممکن است شما را با این پروژه کمک کند.
چگونه رکوردهای شرکت ایجاد می شوند؟ چه کسی رکوردهای شرکت را نگه می دارد؟
پرونده های شرکت توسط هیئت مدیره شرکت شما ایجاد می شود. هیئت مدیره اسناد و مدارک مانند مقررات شرکت شما و گزارش های سالانه را ایجاد می کند. هیئت مدیره همچنین اسناد و مدارک مانند اعلان ها و پرونده ها را در طی جلسات هیئت مدیره ایجاد و ویرایش می کند.
دبیرکل شرکت معمولا برای حفظ تمام پرونده های شرکت تعیین شده است. البته، تمام سوابق باید امضا شوند، و هر گونه اقداماتی که باید انجام شود، مستندات داشته باشند. اگر شرکت سهام سهام داشته باشد، دبیر شرکت (معمولا دفتر این فرد) پیگیری سوابق مالکیت سهام را دنبال می کند.
دبیرکل شرکت همچنین در هر جلسه هیئت مدیره رول می نویسد، با توجه به اینکه اعضای هیئت مدیره حضور و حضور ندارند.
نگه داشتن یک رکورد قطعنامه های هیئت مدیره
هیئت مدیره شرکت ها کلیه سیاست ها و قطعنامه ها (تصمیم گیری ها) را تصویب می کند و آنها در تصمیم گیری روزانه کسب و کار دخالت نمی کنند. یکی از مهمترین فعالیت های هیئت مدیره شرکت، ایجاد قطعنامه است. قطعنامه اساسا اسنادی است که تصمیمات هیئت مدیره را ثبت می کند. قطعنامه های سازمان می تواند بر روی بسیاری از مسائل، از جمله:
- سوابق معاملات عمده شرکت
- تصویب قرارداد
- اسناد فروش یا خرید ملک (زمین و ساختمان)
- استخدام یا اخراج تعداد زیادی از کارکنان
- گسترش به یک بازار جدید یا محل جدید
همه این تصمیمات و بیشتر باید ثبت شوند.
چه مدارک دیگری باید شامل شود؟
- مقالات شما و سایر مقالاتی که این سند را تغییر می دهند. این مقالات با وضعیت شما ثبت می شود، اما شما هنوز هم نیاز به نسخه ای از تغییرات اصلی و همه را دارید.
- قوانین شرکت اساسنامه اصول هدایت کننده کار هیئت مدیره شرکت است. مقررات شامل وظایف ماموریت های شرکت ، اطلاعات مربوط به جلسه سالانه و نحوه تنظیم هیئت مدیره و رای دادن است.
- دقیقه از همه نشست سهامداران و مدیران، از جمله جلسه سالانه
- گزارش های سالانه
- ثبت سهام برای پیگیری معاملات سهام و مالکیت سهام.
- مشاغل تجاری و تصمیمات مالیاتی
- استخدام و قطعنامه های انتصاب
- قطعنامه مناقشه مصوبات مدیر
- وظایف وام های شرکت و شرکت
- قطعنامه های مربوط به مزایای کارکنان و برنامه های بازنشستگی
- قطعنامه های سهام سود سهام
قوانین ایالتی را در تشکیل هیئت مدیره و نگه داشتن رکوردها دنبال کنید
همانطور که شرکت شما را تشکیل می دهید، باید با دولت خود بررسی کنید تا مطمئن شوید که دستورالعمل های دولت را برای سازماندهی و اداره شرکت خود دنبال می کنید. همه کشورها دارای مقررات خاصی برای شرکت های دولتی هستند. برای اطلاعات بیشتر با وزیر امور خارجه ایالت یا با وکیل خود تماس بگیرید.
بازگشت به لیست شرکت راه اندازی شرکت