فروشندگان برنامه ریزی حزبی هر رویداد طرفدار باید بداند

by راب سخت

بهترین برنامه ریزان رویداد با مکان های مرسوم، رویدادهای مدرن در منطقه خود از هتل ها تا استراحتگاه ها به رستوران ها ادامه می دهند . مهمتر از همه، آنها ایجاد ارتباط خوب و حتی دوستانه با مدیریت فروش و پذیرایی در این محلها را ایجاد می کنند، زیرا هر دو به ایجاد یا شکستن رویداد کمک می کنند. این روابط همچنین برای رویدادهای آینده ارزشمند خواهد بود و امیدواریم کار شما برای ارائه یک رویداد عالی را آسانتر کند.

به همین ترتیب، هر برنامه ریز رویداد (مستقل یا استخدام به عنوان برنامه ریزان جلسه در یک سازمان) باید یک شبکه شخصی شخصی از فروشندگان و تامین کنندگان رویدادهای معتبر داشته باشد که می توانند برای رویدادهای مختلف استخدام شوند.

نه تنها این شبکه زمانی را برای جستجو برای آن پیمانکاران کاهش می دهد بلکه برنامه ریز رویداد نیز یاد می گیرد که چگونه با آن شرکت ها و افراد کار می کند تا بهترین خدمات را برای مشتری خود به دست آورند. در نهایت، شبکه در صنعت جلسات و رویدادها بسیار مهم است.

هنگامی که به ارجاع می آید، شبکه شما (یا عدم آن) می تواند تفاوت بین فرود کار و تماشای آن را به رقابت برساند. در اینجا خدمات فروشندگان رویداد، تامین کنندگان و پیمانکاران هر برنامه ریز رویداد بزرگ باید در شبکه خود داشته باشند.

01 - شرکت مدیریت مقصد (DMC)

شرکت مدیریت مقصد (DMC) ممکن است بر روی سطح ظاهر شود تا رقیب برنامه ریز رویداد محلی باشد، با توجه به تمرکز آن بر حفظ روابط با تمام محل های محلی و خدمات مهمان نوازی، اما در واقع، آنها می توانند شرکای عالی برای برنامه ریزان رویداد باشند.

در حین برنامه ریزی رویدادها از شهر یا خارج از منطقه تخصص شما، DMC خوب می تواند بهترین دوست شما و نزدیکترین متحد شما باشد. روابط آنها و دانش گسترده محلی اغلب تمام جنبه های برنامه ریزی رویداد را پوشش می دهد. DMC معمولا برای کمک به برنامه ریزی و اجرای تمام فعالیت های خارج از محل و شبانه استخدام می شود.

02 - مشاور ارتباطات

مقدار زیادی اطلاعات باید به مشتریان و مهمانان ارسال شود، اما بسیاری از برنامه ریزان رویداد تخصص منحصر به فردی برای تولید مواد ارتباطی مانند دعوت نامه ها، برنامه های روزانه، مواد کنفرانس و ... ندارند.

یک مشاور ارتباطی به ایجاد مواد قالب ای که متناسب با متن و فرمت مناسب هر نوع ابزار ارتباطی را دنبال می کند، کمک می کند.

کار با نویسندگان و طراحان گرافیک (یا انجام این مسئولیت ها مستقیما)، این فرد اطمینان حاصل خواهد کرد که مواد شامل موضوع رویداد، پیام رسانی و استانداردهای نام تجاری مشتری است. آنها حتی می توانند به تولید واقعی و چاپ این مواد کمک کنند.

03 - طراح لوازم التحریر

رویداد صمیمی تر، انعطاف پذیری بیشتر با سبک مواد کاغذی است که می تواند مورد استفاده قرار گیرد. فروشگاه های لوازم التحریر محلی یا آنلاین دارای گزینه های باور نکردنی هستند و اکثر مقالات امروز می توانند با استفاده از یک چاپگر جوهر افشان که می تواند برخی از صرفه جویی در هزینه را اضافه کند چاپ شده است.

سعی کنید با صاحب مغازه کار کنید او باید صدها سبک را به طور مستقیم در مغازه (و در صورت نیاز به سفارش کالاهای سفارشی) موجود باشد. طراح لوازم التحریر پیشنهادات و کمک به واژه نامه ها را ارائه می دهد و همچنین مطالب خود را چاپ می کند.

نکته ثابت: علاوه بر لوازم التحریر کلاسیک یا سنتی و دعوت نامه ها، اطمینان حاصل کنید که موجودی شامل سایر گزینه های منحصر به فرد دیگری نیز می باشد.

04 - توزیع کننده محصولات تبلیغاتی

یکی از قواعد هر رویداد این است که هرگز به یک مهمان اجازه ندهید به خانه خالی بگذارید. صرف نظر از اینکه شما در حال برنامه ریزی یک جلسه کلاینت، سمینار، کنفرانس، نمایشگاه تجارت، سفر انگیزشی و یا مانند آن هستید، یک چیز باقی می ماند: مهمانان باید یک مورد هدیه مناسب را دریافت و به خانه ببرند.

محصولات تبلیغاتی شما باید به شما اجازه دسترسی به مدالها، دفترچه یادداشت ها، قلم ها، مداد، پوشاک، جوایز، و سایر اقلام دیگر را بدهید که ممکن است شما یا مشتری شما به کسانی که در برنامه خود شرکت می کنند علاقمند باشد.

نکته هدیه: همیشه هدیه ای است که تصویر / نام تجاری سازمان میزبان را منعکس می کند. در صورت لزوم، حتی ممکن است بخواهید که بتوانید موارد خاصی را با لوگو شرکت یا انجمن پیوند دهید.

05 - عکاس

این یک مورد بودجه است که بسیاری از مشتریان از آن اجتناب می کنند، اما یک عکاس بزرگ جوهر رویداد یا برنامه های چند روزه را جذب می کند و مهمانان را به یاد ماندنی می اندازد. داشتن چند عکاس بزرگ در شبکه شما می تواند بسیار ارزشمند باشد، زمانی که شما استخدام کنید تا رویدادی شخصی تر مانند عروسی را برنامه ریزی کنید.

عکاس شما همچنین باید یک شبکه از منابع مانند تولید فیلم، تکنسین A / V و دیگر عکاسان را حفظ کند. عکاسانی که تجربیات تکنیکی را با تجارب بازاریابی درک می کنند، کسی است که در شبکه خود می خواهید. او دلیل منطقی و هنری برای هر رویداد را درک خواهد کرد.

06 - خدمتگزار خصوصی

هر رویدادی در هتل یا رستوران نیست که خدمات به طور خودکار ارائه می شود. جلسات داخلی و رویدادها اغلب در سازمان های خود برنامه ریزی شده و غذا سفارش می شود و تحویل می شود. بعضی از رویدادهای منحصر به فرد رویدادهایی مانند گالری های هنری، ساختمان های برجسته یا حتی پارک های زیبا نیز نیاز به خدمات پذیرایی خصوصی دارند.

یک کارگزار ممکن است رستوران، مهمانی و یا فروشگاه خود داشته باشد. علاوه بر ارائه طیف وسیعی از آیتم های منو که به تجربیات عمومی و یا ناهارخوری تقدیم می شود، باید گزینه های باور نکردنی برای صبحانه، ناهار، شام و یا شام را ارائه دهد.

07 - شراب فروشگاه صاحب / Sommelier

سرویس دهنده شما به احتمال زیاد از نیازهای نوار برای رویداد خود مراقبت خواهد کرد، اما یک برنامه ریز رویداد دلایل شخصی خود را برای استفاده از متخصص شراب در شبکه خود دارد.

یک مالک فروشگاه خوب شراب می تواند موجودی (برای هدایای مصرفی یا قدردانی) را به عنوان یک منبع مستقیم برای احزاب خصوصی ارائه کند، اما مهمتر از همه، این سوفله می تواند به آموزش برنامه ریزان درباره شراب کمک کند.

نکته شراب: برای جایزه اضافه شده، ارتباط مستقیم با صاحب مغازه شراب را برای مستقیما به مشتریان خود ارسال کنید و شامل یک یادداشت شخصی از شما باشد.

08 - Chocolatier

شبیه به یک فروشگاه شراب، یک شکارچی بزرگ می تواند واقعا برنامه ریز رویداد را خوب نگاه کند. هر کس عطر و طعم شکلات دست ساز را دوست دارد.

اگر شما می توانید، با chocolatier محلی کار کنید که از تمام مواد تازه استفاده می کند اما سازندگان شکلات لذیذ زیادی دارند که به طور مستقیم به رویداد شما حمل می شود. MarieBelle نیویورک شکلات های زیبا نمایش داده می شود.

نکات شکلات: اگر واقعا میخواهید فانتزی داشته باشید، یک شکلات عالی میتواند یک تصویر سفارشی را روی شکلات اضافه کند یا حتی مجسمه شکلات یا مرکزی را ایجاد کنید. این هم یک ایده بد برای پرسیدن تماس شما نیست که کارت های کسب و کار شخصی خود را در فروشگاه برای حمل و نقل شخصی به مشتریان نگه دارد.

09 - گلفروش

ترتیبات گل های زیبا، رنگ، پیچیدگی و عطر را به یک اتاق اضافه خواهد کرد. بسیاری از رویدادها ترتیبات گل را به عنوان بخشی از دکور رویداد مانند میز مرکزی ترکیب می کنند.

یک گلدار خوب ایده های گوناگونی ارائه می دهد که موضوع، رنگ ها و بودجه را برای رویداد شما در نظر می گیرند. او همچنین توصیه می کند که بهترین گل ها برای مدت زمان و دما رویداد شما (به عنوان مثال، رویدادهای فصلی) و فصل مناسب باشد.

تامین کننده اجاره 10 نفره

اگرچه بسیاری از مراکز در ارتباط مستقیم با شرکت عرضه کننده اجاره حزب هستند، برای برنامه ریزان رویداد مفید است تا ارتباطات خود را با تامین کنندگان اجاره ای قابل اعتماد در حزب داشته باشند.

یک رویداد بزرگ می تواند هر تعداد مورد برای دکوراسیون، پارچه کتانی، کفپوش، نورپردازی، تجهیزات صوتی / تصویری، کارد و چنگال، ظروف، وسایل آشپزخانه، چادر و غیره باشد. شرکت اجاره ای حزب خوب این همه و بیشتر را ارائه می دهد. تامین کننده اجاره حزب شما همچنین می تواند یک منبع عالی برای کمک به راه اندازی بهترین راه برای حمایت از موضوع رویداد خود است.

11 - کنوانسیون و دفاتر بازدید (CVB)

دفتر مرکزی و بازدید کننده (CVB) اطلاعات ارزشمندی در مورد مقصد رویداد، خدمات و امکانات آن ارائه می دهد. CVB وقت و انرژی را برای هر برنامه ریزان جلسه زمانی که نیازمند تحقیق در زمینه خدمات محلی است، صرفه جویی می کند. برخی از CVB ها حتی ابزارهای آنلاین برای برنامه ریزان را برای درخواست اطلاعات از هتل های شرکت کننده و سایر خدمات و محل هایشان ارائه می دهند.

CVB مسئول ترویج مقصد محلی است و می تواند به طور کلی اطلاعات مربوط به تاریخ و ویژگی های منحصر به فرد یک مقصد را ارائه کند. برنامه ریزان رویداد باید به عنوان یک منبع برای اطلاعات دقیق در مورد سفر و گردشگری محلی به CVB و کارمندان آن دسترسی پیدا کنند.