پیش بینی، سازماندهی و اجرای رویدادهای بزرگ دارای مهارت های خاصی است
بسیاری از مردم فکر می کنند مدیریت رویداد به عنوان یک حوزه ای است که عمدتا کنسرت و عروسی را مدیریت می کند. با این حال، موارد دیگری نیز وجود دارد که از مدیریت رویداد، از جمله کنوانسیون ها، جلسات تجاری، رویدادهای ورزشی، جشنواره ها، احزاب بزرگ، و مجامع بین المللی استفاده می کنند یا می توانند از آن بهره مند شوند.
بسیاری از شرکت ها از شرکت های مدیریت رویداد برای هماهنگ کردن مهمترین جلسات و رویدادهای دیگر خود استفاده می کنند. بازار کار برای مدیران رویداد در حال افزایش است، برخی بر این باورند که نیاز به مدیران رویداد در یک دهه آینده با یک سوم افزایش می یابد.
مدیر رویداد چه می کند؟
برنامه ریزان رویداد با بسیاری از عناوین شغلی متفاوت می شوند، اما عملکرد اصلی کار آنها در حوزه مدیریت رویداد قرار دارد. هنگامی که در مدیریت رویداد کار می کنید، شما در برنامه ریزی، اجرای و ارزیابی شرکت ها، انجمن ها، غیر انتفاعی، دولت ها و رویدادهای اجتماعی شرکت می کنید.
مدیریت رویداد مستلزم قدرتمند سازمانی، بودجه بندی و مهارت های خلاقانه است. کسانی که در مدیریت رویداد کار می کنند باید با همۀ سطوح افراد داخل و خارج از سازمان خود ارتباط برقرار کنند.
یک مدیر رویداد با ملاقات با مشتری و برنامه ریزی یک رویداد را آغاز می کند و اطلاعاتی را در مورد دیدگاه مشتری درباره رویداد ایجاد می کند.
او و مشتری یک بودجه رویداد برای این رویداد را توسعه خواهند داد . هنگامی که بودجه در دسترس است، مدیر رویداد مفهوم رویداد را نهایی می کند، کار می کند تا موقعیت مکانی و فروشندگان را تنظیم کند و مجوز ها، اجازه ها و بیمه های لازم را بدست آورد.
اگر سخنرانان برای این رویداد مورد نیاز هستند، تیم مدیریت رویداد با مشتری به هماهنگی آنها می پردازد.
اگر دیگر موارد اضافی مانند پارکینگ و حمل و نقل مورد نیاز است، تیم نیز برای آنها ترتیب خواهد داد.
در روز رویداد، تیم مدیریت رویداد خواهد بود در محل برای اجرای رویداد و رسیدگی به هر گونه مشکلات است که بوجود می آیند . پس از این رویداد، تیم هر گونه اطلاعات باقیمانده را تکمیل می کند و بازخورد مشتری را فرا می گیرد.
چشم انداز کار در مدیریت رویدادها
طبق آمار دفتر آمار کارگری وزارت کار ایالات متحده، مشاغل برای "جلسه، کنوانسیون و برنامه ریزان رویداد" سریعتر از متوسط رشد می کنند. به گفته این وزارتخانه، "با افزایش جهانی شدن و کسب و کار ها همچنان ارزش شرکت در جلسات حرفه ای را برنامه ریزی می کنند، تقاضا برای جلسات و رویدادها پیش بینی می شود."
اکثر افراد در مدیریت رویداد وارد مدرک لیسانس می شوند. تجربه در مهمان نوازی و یا مدیریت گردشگری نیز مفید است. مدیران رویداد موفق، درست "افراد افراد" هستند و دارای مهارت های سازمانی عالی، مهارت های بین فردی و مهارت های چند وظیفه ای هستند.
تیم های مدیریت رویداد اغلب با تیم های روابط عمومی و متخصصان مهمان نوازی در مکان های رویداد همکاری می کنند. برخی از متخصصان مدیریت رویداد اغلب سفر می کنند، در حالی که دیگران بر مدیریت رویدادها در یک منطقه جغرافیایی تمرکز می کنند.
مسئولیت ها متفاوت هستند
مسئولیت اصلی برنامه ریزان شامل پیگیری زمان در حین وقایع شما، اطمینان از ایجاد درست تنظیم شده توسط مشتری، مدیریت کارکنان منتظر، ارتباطات غذا و سایر وظایف مرتبط با محل است که برای موفقیت این رویداد حیاتی است. از سوی دیگر، مدیران رویداد در هر مرحله از راه شما هستند. از لحظه ای که ملاقات می کنیم تا لحظه ای که رویداد به پایان می رسد. مدیران تمام جزئیات رویداد را سازماندهی می کنند، مدیریت فروشندگان، ایجاد و مدیریت بودجه و جدول زمانی، کمک به مذاکرات قرارداد و مدیریت روند انتخاب محل برگزاری.
بسیاری از برنامه ریزان رویداد و مدیران برای این صنعت برای این صنعت زندگی می کنند، زیرا آنها پرشور هستند و میل شما برای کمک به کسب و کار مشتری، نباید بیش از درک محدودیت های خود باشد. بنابراین هنگامی که با این پرسش مواجه شدید، چه چیزی را به میز می آورید، بهتر است از یک مکان صحیح بیرون بیایید.
شما نه تنها کار درست را انجام می دهید، بلکه می توانید انتظارات مشتری را نیز تنظیم کنید و همچنین از نگرانی ها محافظت کنید.