ایجاد یک حساب کاربری موثر استراتژی مدیریت قابل پذیرش بخش مهمی از اجرای یک کسب و کار موفق است. با وجود این، ما به طور مرتب با SMB ها برخورد می کنیم که نتوانستند رویکرد روشنی را در مورد وضعیت به وجود آورند و بدتر از آن هستند. بهبود و بهینه سازی فرآیندهای دریافتی حسابداری، منافع زیادی را در جدول به ارمغان می آورد، و نه فقط به خود AR اعمال می شود. فرایند کارآمد و کارآمد AR نیز به طور مثبت بازاریابی، فروش، خدمات مشتری و عملیات کلی تاثیر می گذارد.
بنابراین، آن را به ارزش آن را به اختصاص زمان و تلاش برای بهبود آن است.
چرا بهینه سازی مسائل قابل قبول
مانند بسیاری از صاحبان کسب و کار، ممکن است بلافاصله مزایای استفاده از پروسه های دریافتی خود را بهینه سازی نکنید. همانطور که در بالا ذکر شد، انجام این کار می تواند به شدت بسیاری از جنبه های کسب و کار شما را بهبود بخشد. این باعث می شود سرمایه های موجود از بین بروند و باعث افزایش نقدینگی شوند. به نوبه خود، یک کسب و کار قادر به کاهش بدهی ها، کاهش هزینه ها، رشد سرمایه است و در بسیاری موارد رقابت را بهتر می کند.
بخش مهمی از بهینه سازی فرآیندهای دریافتی حسابداری است که در مورد شروع فرآیند به موقع پایدار باشد. در اغلب موارد، کسب و کار ها در قبال فروش محصولاتی هستند که حساب های دریافتنی را به عنوان پس انداز در نظر می گیرند. در ابتدا فرایند شروع به معنی بحث در مورد چیزهایی مانند شرایط پرداخت در مراحل اولیه ارتباط با مشتری است. یک مشتری جدید در هیئت مدیره با پرداخت الکترونیکی در اوایل فرآیند، نمونه دیگری از رویکرد پیشگیرانه در مورد وضعیت است.
قبل از انجام هر کاری دیگری، شرکت خود را مجبور کنید حسابهای دریافتی را به عنوان اولویتی که در ابتدا در فرایند ممکن است، انجام دهید.
مشکلات احتمالی حسابهای معمولی
صاحبان کسب و کار اغلب حسابهای دریافتی را بر روی مشعل عقب فشار می دهند، فرض می کنند که ترک به اندازه کافی به تنهایی کاملا خوب است. با این حال، اقدامات ضعیف AR باعث ایجاد مشکلی برای کسب و کار می شود.
از گسترش اعتبار به مشتریان نامنظم تا عدم پیگیری با حساب های گذشته به موقع، AR روش های ضعیف زمان، پول و بهره وری از یک کسب و کار خوردن. آنها اغلب یک اثر موجی ایجاد می کنند که عملا هر جنبه ای از اجرای یک شرکت را تحت تاثیر قرار می دهد. بدترین قسمت این است که بسیاری از مشکلات به راحتی قابل اجتناب است.
سایر مسائل مرتبط با AR نیز شامل عدم استفاده و تخصیص پرداخت پول نقد، عدم توجه به دقت فاکتورها و صورتحساب و عدم تولید و استفاده مناسب از گزارش ها در موارد بالقوه است. هر یک از این اشتباهات دیگر می تواند مسائل دور از دسترس را برای کسب و کارهای بسیار موفق و سودمند ایجاد کند، بنابراین بیشتر از ارزش آن است که اقدامات لازم برای اصلاح آنها را در اولین فرصت ممکن انجام دهد.
بهینه سازی این پنج فعالیت برای بهبود پردازش حساب های دریافتی
بهینه سازی فرآیندهای دریافتی قابل مشاهده از ابتدا بسیار دلهره آور است. با این حال، با در نظر گرفتن رویکرد روشمند در مورد وضعیت، می توانید تغییراتی را اعمال کنید که به پیشرفت های نسبتا سریع و چشمگیر منجر می شود. برای راحتی شما، ما پنج فعالیت را شناسایی کرده ایم که وقتی به درستی بهینه می شود، عملکرد کلی فرآیند دریافتی حساب های خود را به طور چشمگیری بهبود می بخشد و به نوبه خود مزایای هیجان انگیزی برای کسب و کار شما به عنوان یک محصول به همراه خواهد داشت:
- نگهداری داده های دقیق مشتری - متمرکز کردن فرآیند داده های اصلی برای اطمینان از صحت حساب های مشتری و اطلاعات بخش مهمی از ایجاد و نگهداری فرایند حسابدهی موثر است. برای مثال، آدرس های نادرست می توانند فاکتورها را به مکان اشتباه ارسال کنند، که نتیجه پرداخت های دیرین می شود. حساب های مشتری باید به طور صحیح مورد حسابرسی قرار گیرد تا بررسی هایی را برای موارد غیرمعمول مانند شرایط پرداخت غیر معمول یا نامناسب، محدودیت های اعتبار، تخفیف و غیره مورد بررسی قرار دهند. تغییرات در داده های مشتری باید به درستی مستند شده و کنترل ها باید برای جلوگیری از دسترسی افراد غیر مجاز به داده یا ویرایش آنها صورت گیرد.
- ایجاد یک پروسه تصدیق واضح و دقیق اعتبار - اغلب شرکت ها به منظور افزایش فروش به کلیه عادت های اعتباری مضر تبدیل می شوند. البته، این منجر به یک چرخه بدبختی می شود که در نهایت می تواند برای یک شرکت فاجعه آمیز باشد. گسترش اعتبار می تواند یک چیز بسیار خوبی باشد، اما یک فرآیند مشخص برای انجام این کار باید برقرار شود. این باید شامل دستورالعمل های روشن در مورد زمان و چگونگی ارزیابی و لغو محدودیت های اعتباری، زمانی که قرار دادن حساب در حالت تعلیق و نحوه کار روند برنامه. بررسی های منظم از روند تأیید اعتبار باید انجام شود زیرا شرایط تغییر می کند.
- ایجاد یک فرایند صورتحساب موثر - صورتحساب و صورتحساب مشتریان باید دقیق و کارآمد باشد تا موثر باشد. اشتباهات در قیمت گذاری، واحدهای اندازه گیری و غیره می تواند باعث تخریب جدی شود. علاوه بر این، صورتحساب ها باید به موقع ایجاد و ارسال شوند، و نحوه تولید آنها باید سازگار و تعریف شود. یکی از راههای بهبود پرداخت صورتحساب و صدور صورتحساب این است که تا آنجا که امکان دارد، تا حد امکان خودکار شود، بنابراین نگران نباشید به تکنولوژی در اینجا متکی باشید. از گزارش استثنایی برای مشخص کردن حسابهای مشکوک استفاده کنید. در صورت امکان، یک پورتال مشتری ایجاد کنید تا برخی از کارها را به مشتریان منتقل کنید، در حالی که آنها احساس خودمختاری می کنند.
- فرایند برنامه ریزی نقدی را تسریع کنید - پس از ورود، پرداخت ها باید به درستی اعمال شوند. آنها باید به مشتری صحیح و فاکتورهای مناسب اعمال شود. در غیر این صورت، اگر اختلافات و یا مسائل بعدا مطرح شود، سعی در رفع مشکل اولیه، بسیار دشوار خواهد بود. پرداخت ها نیز باید به سرعت انجام شود تا اطمینان حاصل شود که در هر لحظه مشخص، شما می دانید کدام حساب ها فعلی هستند و چه مدت است. یکی از راه های بالقوه برای بهینه سازی روند، ارائه یک تعداد محدودی از گزینه های پرداخت برای سادگی است. نوشته های مجله پست به سرعت و طولانی قبل از تاریخ قطع. هر گاه ممکن است، اجتناب کنید پول نقد را به حساب های تعلیق درآورید تا زمانی که زمان لازم برای کشف کردن آن را داشته باشید.
- بهینه سازی روند جمع آوری - به طور مناسب بهینه سازی حساب های دریافتی باعث می شود بسیار آسان تر برای جمع آوری پرداخت به شیوه ای به موقع و موثر. برای مثال، وقتی پرداختها به درستی اعمال میشوند، تعیین اینکه کدام حسابها در معرض خطر قرار گرفتهاند، آسان است. تلاش های مجموعه باید سازگار و روشمند باشد. یک فرآیند به روشنی تعریف شده برای مذاکره برنامه های پرداخت باید ایجاد شود تا اطمینان حاصل شود که با اهداف کلی شرکت همخوانی دارد. فرآیندها باید تا حد ممکن به صورت اتوماتیک کاهش یابد تا خطر خطا از ورود کتابچه راهنمای کاربر کاهش یابد.
هشت بهترین روش برای تصویب برای بهبود فرآیندهای دریافتی حساب
مرکز کارآیی و کیفیت آمریکا، یا APQC، مجموعه ای از استانداردهای استانداردهای باز را تاسیس کرد. آنها بهترین شیوه های پردازش قرض گرفتن را شرح می دهند و باید به عنوان یک کار ارزشمند در جهت بهبود عملکرد پردازش های AR خود عمل کنند. ما برای هضم راحتی هشت مهمترین نکات را از استانداردهای باز APQC خلاصه کرده ایم:
- برای جلوگیری از موانع دریافت پول - به عنوان مثال، مشتریان خود را بررسی کنید تا بتوانید بدانید که کدام روش پرداخت برای آنها مناسب است. از آنجا، در نظر بگیرید ارائه گزینه های مختلفی از گزینه های پرداخت برای آن را آسان تر برای مشتریان به پرداخت صورتحساب خود را در زمان.
- اولویت بندی اعتبار مدیریت - گسترش اعتبار را به راحتی گسترش ندهید فقط برای ادامه فروش با هم وصل کنید. این استراتژی در طول مسیر طولانی به عقب رانده می شود و فقط یک نمونه از مشکلات بالقوه بسیاری است که می تواند به دلیل فرایندهای مدیریت ضعیف اعتباری ایجاد شود.
- ارزیابی بدهی ها به صورت منظم - یک برنامه مشخص برای نظارت و ارزیابی وضعیت حساب های دریافتی خود را تعیین کنید. ایده آل، این باید حداقل یک بار در هفته انجام شود. هر چه زودتر خطاهای شما را پیدا کنید، هرچه زودتر آنها بتوانند آنها را اصلاح کنند - و به احتمال زیاد آنها باعث ایجاد مشکلات عمده برای کسب و کار شما می شوند.
- در نظر بگیرید که شرط پرداخت را کاهش دهید - هیچ قانونی وجود ندارد که همه مشتریان باید شرایط پرداخت آنلاین را داشته باشند. اغلب، با استفاده از اصطلاحات پرداخت کوتاه تر، مشتریان با پرداخت آهسته را پرداخت می کنند تا حداقل کمی سریع تر پرداخت کنند، بنابراین این گزینه ارزشمند است.
- فرایند حل و فصل حل اختلافات را ایجاد کنید - یک فرآیند مشخص برای رسیدگی به اختلافات صورتحساب را ایجاد کنید. این نه تنها روند ساده را بهبود می بخشد، بلکه رضایت کلی مشتری را بهبود خواهد بخشید، زیرا تیم شما دقیقا دقیقا می داند چه کاری باید انجام دهد وقتی که اختلاف ایجاد می شود.
- اتوماسیون - بررسی انواع مختلف نرم افزار و دیگر انواع تکنولوژی برای اتوماسیون به عنوان بسیاری از فرآیندهای حساب دهی حساب های که ممکن است. بیشتر از آن چیزی که شما می توانید عنصر انسانی را حذف کنید، دقیق تر و قابل اعتمادتر خواهد بود. بسیاری از برنامه ها گران هستند، اما ROI قابل توجه است زیرا خطاهای کمتری وجود دارد و در بسیاری موارد، بهره وری کارکنان نیز افزایش می یابد.
- ایجاد یک پروسه جمع آوری پیشگیرانه - ایجاد مجموعه اولویت بالا و اجرای آن با ایجاد یک استراتژی جمع آوری واضح و مختصر. در حالت ایده آل، هدف مداخله در اوایل است. هنگامی که یک حساب کاربری به ستون پیش فرض اضافه می شود، تیم شما باید تمام آن را داشته باشد و فقط می داند چه باید بکنید.
- بیل به صورت الکترونیکی - اگر شما ابزارهایی برای انجام این کار دارید، مشتریان را به صورت الکترونیکی بلیت دهید. در حالی که برخی از افرادی که نمیتوانند از فاکتورها و پرداختهای الکترونیکی پشتیبانی کنند، اکثر شرکت ها در حال حاضر با این حال حاضر هستند. کاغذ کمتر بررسی می کند که شما مجبور به پردازش و پست الکترونیکی شما برای ارسال، ساده تر و دقیق تر کل روند خواهد بود.
همانطور که می بینید، لازم نیست ابتدا از ابتدا شروع به بهبود و بهینه سازی حساب های دریافتی خود کنید. شما می توانید انتخاب کنید که در یک منطقه را در یک زمان بردارید، یا شما می توانید تمام بخار را به جلو بچرخانید و همه آن را یکبار تجدید کنید. در هر صورت، هر گامی که شما برای بهینه سازی حسابهای دریافتی خود می گیرید، در بلندمدت به راحتی پرداخت خواهید کرد.