چگونه می توان حضور در سمینارها و رویدادهای تجاری را افزایش داد

by راب سخت

نکاتی برای افزایش حضور شرکت در رویداد شرکت شما

مهمترین گام برای غلبه بر ترس در مورد عدم حضور در یک رویداد و یا افزایش لیست RSVP این است که تشخیص دهد که مردم واقعا از شرکت در سمینارها و سایر رویدادهای به خوبی اجرا می کنند. با شرکت در جلسات کسب و کار، شرکت کننده فرصتی برای یادگیری اطلاعات جدید و برقراری ارتباط با همتایان و رهبران خود در این زمینه می دهد. اما جلسات موفق تر فراتر از سخنرانی های ستاره دار و الهام بخش ارائه می شود؛ آنها یک محیط گرم و دوستانه برای همه ایجاد می کنند که باعث می شود آنها لذت بخش تر باشند. در اینجا چگونگی برنامه ریزی یک رویداد کسب و کار لذت بخش است که موجب جذب بزرگی می شود.

01 - یک دستور کار بزرگ ایجاد کنید

هنگامی که میزبان درک می کند که مردم از رویدادها لذت می برند، مهم است که یک برنامه ای را طراحی کنید که ارزش آن را داشته باشد. دستور کار باید بر روی یک موضوع متمرکز شود تا غیبت نداشته باشد، اما باید به اندازه کافی برای حفظ علاقه مندان شرکت داشته باشد. به عنوان مثال، نمونه سمینار نمونه نیم روز روزانه، نیازهای جلسه شرکت کنندگان را از طریق غذا به تقسیم بندی های ارائه می دهد:

8:00 صبح ورود و صبحانه
ساعت 8:45 صبح خوش آمديد
9:00 صبح سخنگوی اصلی
10:00 صبح
10:15 جمعه بحث بحث
11:30 ق.ظ تعطیلات

02 - به تقویم و ساعت حساس باشید

با وجود بهترین دستورالعمل، شرکت کنندگان در این رویداد ترجیح می دهند تا زمانی که می خواهند در چنین برنامه هایی شرکت کنند و زمانی که این کار را نکنند. در برخی از صنایع فصلی، گاهی اوقات مسئله ای هم نیست. در هنگام تاریخ سازی و زمان برای رویداد خود موارد زیر را در نظر داشته باشید:

شرکت کنندگان برنامه های صبحانه برای سمینارها را ترجیح می دهند
شرکت کنندگان بلافاصله پس از کار از وقایع قدردانی می کنند
سه شنبه ها و پنج شنبه ها روزهای ملاقات محبوب هستند
اجتناب از برگزاری جلسات در جمعه ها، در صورت امکان
اجتناب از برنامه ریزی جلسات در تعطیلات و آستانه تعطیلات
برای این رویداد، به مسافران مورد نیاز حساس باشید

به همان اندازه مهم است که ایجاد شهرت برای شروع در زمان و اتمام در زمان - به ویژه برای رویدادهای سالانه و یا تکراری.

03 - شناسایی محل منحصر به فرد و راحت

بیشتر جلسات کسب و کار در هتل ها برگزار می شود و نوعی از محل برگزاری در آن، منحصر به فرد نیست. شما می توانید قالب را بشکنید و محل مهمانی غیر هتل را پیدا کنید یا اینکه می توانید متوجه شوید که تمام هتل ها برابر نیست و هتل عالی پیدا می کنند. نکته اصلی در اینجا این است که یک مکان را انتخاب کنید که مهمانان شما می خواهند بروید. بعد از همه، آنها از مسیر خود دور می شوند و می خواهند از این رویداد لذت ببرند. عوامل زیر را در نظر بگیرید:

یک محل برگزاری که نزدیک اکثر شرکت کنندگان است را انتخاب کنید
یک محل برگزاری که شرکت کنندگان از خود لذت می برند انتخاب کنید
یک محل برگزاری در میزبانی رویدادهای مشابه را تجربه کنید

برای راهنمایی بیشتر در مورد انتخاب یک محل، مطمئن شوید که راهنمای برنامه ریز رویداد را برای برنامه ریزی محل برگزاری بررسی کنید .

04 - یک لیست مهمان مناسب تهیه کنید

جلسات موفقیت آمیز یک موضوع یا پیام خاص و مخاطبان هدف برای آن پیام است. ارزشمند است که یک لیست مهمان را که شامل شرکت کنندگان مناسب می باشد، کامپایل کنید، حتی اگر آنها به ترتیب اهمیت رتبه بندی شوند. اغلب، میزبان فهرست مهمی از مهمانان احتمالی را جمع آوری می کند تا جلسه را به توده ها باز کند. این کار فقط اگر شما در حال تلاش برای پر کردن کرسی ها بر اساس بازی اعداد هستید.

نشست، کنفرانس یا سمینار کسب و کار نباید به عنوان تلاش مستقیم برای پست الکترونیکی با نرخ 1 تا 3 درصد از RSVP مشاهده شود. من ترجیح می دهم مشتریان مربیگری را برای تولید لیست های خاصی از شرکت کنندگان هدفمند تر - افرادی که واقعا می خواهند با امیدواری با نرخ RSVP 50٪ یا بهتر از آن شرکت کنند.

فکر نهایی در مورد شرکت کنندگان: سعی کنید از افراد با رتبه و تجربه مشابه به این جلسه دعوت کنید.

05 - دعوت، دعوت، دعوت!

یکی از کلید های دستیابی به حضور مهمی در رویداد شما، دعوت از مردم به زودی و پیگیری است. این به معنای ارسال یادآوری به کسانی است که پاسخ داده نشده و تایید به کسانی که دارند. ارسال یک یادآوری رویداد درست قبل از رویداد به مهمانان تأیید شده به طور کلی یک ایده بد نیز نیست.

مهم است که هیجان را در اطراف رویداد ایجاد کنید. دعوت نامه های چاپ شده سنتی مناسب هستند، اما به نظر می رسد که به مخاطبان شما ایمیل و حتی رسانه های اجتماعی نیز توجه کنند. این رویکرد را امتحان کنید:

این رویداد را به مهمانان یا تیم خود یادآوری کنید قبل از ارسال دعوت نامه شخصی می دانید.
یک تاریخ را در فرآیند برنامه ریزی (کاغذ یا الکترونیکی) ذخیره کنید.
ارسال یک دعوت نامه دقیق، از جمله مهمترین نکات (کاغذ یا الکترونیکی) با درخواست RSVP.
دعوت نامه دقیق را با یادداشت شخصی به دوستان یا آشنایان (الکترونیکی) بفرستید.
پیگیری با مهمانان تأیید یک تا دو روز قبل از رویداد برنامه ریزی شده (الکترونیکی یا تلفن).

* شما همچنین می توانید انتخاب کنید که به صورت رسمی تماس با مهمانان و دعوت شخصی به این رویداد را گسترش دهید.

06 - توانایی دعوت نامه های شخصی را از دست ندهید

یک دعوت نامه فیزیکی - چه نسخه چاپی یا الکترونیکی - خوب است، اما نباید به عنوان یک جایگزین برای دعوت شخصی به دوستان، همکاران یا آشنایان (به عنوان مثال، شما در حال برنامه ریزی سمپوزیوم بزرگ یا کنوانسیون با 500 یا بیشتر شرکت کنندگان). این گام است که باعث می شود بسیاری از میزبان cringing ... آنها نمی خواهند تلفن را انتخاب کنید، اما این می تواند به معنای تفاوت بین نرخ RSVP بالا (با نرخ پایین نشان می دهد) و کمتر از ایده آل تبدیل شود.

برای بعضی از رویدادها، میتواند این مسوولیت را به اشتراک بگذارد. لیست مهمان یک رویداد اغلب از لیست تماس هایی است که توسط افراد مختلف نگهداری می شود و افرادی که با نزدیکترین روابط با دعوت کنندگان هستند، دعوت مستقیم به مهمانان خود را گسترش می دهند.

07 - ایجاد اعتبار برای اجرای برنامه های عالی

هر کس در کنفرانس های خوب و کنفرانس های بد حضور داشته است. همین امر برای سمینارها و سایر رویدادهای قدردانی نیز صادق است. خوشبختانه برای برنامه ریزان رویداد، مردم اغلب از جلسات حضور دارند.

کلید در اینجا این است که برای کمک به مشتری شما ایجاد شهرت برای ارائه برنامه های کسب و کار عالی است. ساده به نظر می رسد، اگر کسی از آخرین رویداد خود لذت برد، احتمالا بیشتر در برنامه های آینده حضور پیدا می کند و احتمالا حتی یک دوست یا همکار را به ارمغان می آورد.

08 - ارسال پیگیری ارتباطات و با تشکر از شرکت کنندگان

از آنجا که مردم در جلسات شرکت می کنند تا اطلاعات جدیدی را جمع آوری کنند، بسیاری از شرکت کنندگان از دریافت کمک های اضافی و مواردی که ممکن است توسط هواداران و افرادی که در سازمان شما هستند اشاره داشته باشند قدردانی می کنند. پیگیری یک فرصت عالی برای به اشتراک گذاشتن این اطلاعات است و پیام های تشکر از شما را برای کسانی که در این رویداد حضور داشتند، گسترش می دهد.

تشکر از شما و پیگیری ارتباطات چیزی است که بسیاری از سازمان ها اغلب نادیده گرفته می شوند، اما کسانی که از مزایای استفاده نمی کنند.