این سمینار شاید رایج ترین رویداد است که برنامه ریزان سازماندهی می کنند. و بیشتر سمینارها به صورت یک یا دو روز یا یک روز کامل برنامه ریزی شده اند. برای کسانی که علاقه مند به ایجاد چک لیست برای برنامه ریزی یک سمینار هستند ، زیر ارائه می دهد ساختار سطح بالا برای برنامه ریزی و اجرای سمینار.
و برای کسانی که در حال برنامه ریزی یک کنفرانس چند روزه یا چند جلسه هستند، یک روش مشابه را درنظر بگیرید. با این حال، چک لیست لیست برنامه های خود را به سادگی طولانی تر خواهد شد.
01 - تأیید هدف از رویداد
- مخاطب چه کسی است؟
- موضوع سمینار چیست؟
- کجا باید قرار بگیرد؟
- چرا مردم حضور دارند؟
- دستور کار سمینار چیست؟
02 - راهنمای مشخصات رویداد Apex را مرور کنید
شورای صنعت کنوانسیون مجموعه ای از ابزارهایی را ایجاد کرده که باید به عنوان یک منبع عالی از بهترین شیوه هایی که به رویداد یا برنامه ریز ملاقات کمک می کند تا اطلاعات مربوط به رویدادهای برنامه ریزی را دنبال کند، مورد توجه قرار گیرد. با استفاده از ابزارهای دانلود رایگان، هر برنامه ریز رویدادی به ایجاد لیستی از جزئیات مربوطه کمک خواهد کرد. این شامل، اما محدود به موارد زیر نیست:
- مشخصات رویداد (تاریخ، زمان، مکان، مخاطبین، و غیره)
- اطلاعات رویداد سازمان / میزبان تماس
- اطلاعات تماس با تامین کننده
- مشخصات بازدید کننده
- فضا مورد نیاز است
- خوردنی و آشامیدنی
- الزامات A / V
- تنظیم عملکرد / اتاق
03 - ایجاد یک پروفایل رویداد
هنگامی که یک برنامه ریز دارای برخی از سوالات اساسی در اطراف رویداد تحت پوشش قرار گرفته است، وقت آن رسیده است تا محل های ممکن برای جلسه را بررسی کنند. مهم است که با سازماندهی / میزبان رویداد کار کنید تا نوع محل برگزاری را تعیین کنید و در آن سمینار برای هر دو سازمان و مهمان راحت باشد (فهرست ایده ها می توانند بی پایان باشند):
- هتل محلی
- امکانات کنفرانس محلی
- فضای خصوصی رستوران
- موزه هنری باشگاه خصوصی / گالری هنری
04 - پیشنهادهای سمینارها و پیشنهادها
اکثر سالنها خوشحال هستند که برآوردی برای یک سمینار احتمالی ارائه دهند. تماس غذا یا فروش به اطلاعات BEO زیر نیاز دارد:
- تاریخ (ها) ممکن برای رویداد
- تعداد شرکت کنندگان
- سبک اتاق نصب (کلاس، شکل، و غیره)
- زمان رویداد (حساب برای راه اندازی / پاره شدن)
- الزامات غذا و نوشیدنی
- نیازهای A / V (از جمله صفحه نمایش، میکروفون و غیره)
- راه اندازی اتاق
نکته: یک تکنسین A / V را برای شرکت در مسابقه خود اختصاص دهید.
05 - تأیید و / یا توسعه برنامه
برای برنامه ریز رویداد مهم است که با سازمان دهندگان / میزبان رویداد کار کند زیرا دستورالعمل رویداد اغلب از مکالمه اولیه تا روز واقعی رویداد تغییر می کند. برنامه ریز رویداد باید آماده تنظیم برنامه و همکاری با محل برگزاری باشد تا اطمینان حاصل شود که همه چیز هماهنگ باشد.
06 - توافقنامه BEO را تأیید کنید
هنگامی که برنامه ریزان تعداد قابل توجهی از شرکت کنندگان و الزامات لجستیک برای سمینار را می داند، باید فضای رویداد و الزامات مربوطه را ایمن نگه دارد. اکثر توافقنامه ها باید به برنامه ریزان اجازه دهند که نیازهای غذایی و نوشیدنی را تا چند روز قبل از رویداد کاهش / افزایش دهند. با این حال، بسیاری از توافق نامه ها چقدر آنها را به گروه اجازه می دهد برای کاهش میزان، به طوری تخمینی خوبی.
07 - ایجاد رویدادهای ارتباطات و مواد
این موردی است که برخی از برنامه ریزان ممکن است درگیر آن باشند، در حالی که دیگران ممکن نیست. اساسا، برخی از برنامه ریزان جلسه مسئول هر کدام از موارد زیر خواهند بود:
- ایجاد دعوتنامههای رویداد
- دستور کار چاپ و سایر مواد
- حصول اطمینان از هدایای شرکت / تحویل
- تولید نشان های نام
- آگهی ها و نمایش های رویدادهای حمل و نقل
08 - با نزدیک شدن به میزبان رویداد برای به پایان رساندن لجستیک کار کنید
قبل از این رویداد، چندین مراحل مهم وجود دارد که برنامه ریزان جلسه قبل از رویداد انجام می شود. این شامل تایید موارد زیر است:
- سخنرانان رویداد
- الزامات رویداد A / V
- تعداد شرکتکنندگان رویداد
- نقش ها و مسئولیت های میزبان
- نیازهای رویداد مواد (چندین بار بررسی کنید)
09 - راه اندازی رویداد
اطمینان حاصل کنید که زمان برنامه نویسی BEO برای تنظیم رویداد اجازه داده شود و توصیه می شود تقریبا دو ساعت قبل از رویداد وارد شوید.
نکته: اگر سمینار در صبح برنامه ریزی شده باشد، از محل فروش تماس بگیرید تا گروه شما بتواند شب قبل را راه اندازی کند (اما در سایت عمومی هیچ چیز ارزشمندی نداشته باشد).
تمام موارد رویداد، جزوات، نشانه ها، نمایش ها، هدایا، میزهای ثبت نام ، نشان ها و غیره باید برای این رویداد آماده باشند.
هشدار: بلندگوها گاهی اسلایدها را شب قبل تغییر می دهند و ارائه های جدیدی را ارائه می دهند که باید به نقطه قدرت 10 دقیقه قبل از رویداد اضافه شوند.
10 - اجرای رویداد
پس از آماده سازی، زمان برای سمینار است. انتظارات زیر را داشته باشید:
- برخی از شرکت کنندگان همیشه به زودی وارد خواهند شد.
- بعضی از شرکت کنندگان همیشه دیر می رسند
- اغلب نوعی از ضعف فنی وجود دارد.