سازماندهی شامل خیلی بیشتر از صرف نداشتن پشته های مقالات و خنثی کردن زحمت هایی است که روی میز دارید. سازمان شامل ایجاد سیستم ها و رویه ها برای تمام بخش های مختلف کسب و کار شما می باشد. این پتانسیل برای کمک به شما در تولید و سودآوری تر است. ایده های زیر شامل برخی از بهترین راه هایی است که می توانید در کسب و کار کوچک خود سازمان یافته باشید. برای بهبود آهسته و پایدار فقط یک نفر را امتحان کنید و یا برنامه ای برای ایجاد یک فرآیند سازمانی جدید در هر ماه در کسب و کار خود در سال جاری ایجاد کنید.
01 - کنترل مقالات و اسناد را کنترل کنید
اکنون که شما یک ایده بهتر در مورد نوع اسناد که در حال کار با آن هستید، وقت آن است که سیستم ثبت نام اداری خود را ایجاد کنید یا بهبود دهید. سوزان بخش یک راهنمای مفید برای ایجاد یک سیستم مدیریت اسناد که می تواند به شما در ایجاد یا اصلاح روند پردازش مقاله شما کمک کند و آن را سازماندهی کند.
اگر تصمیم بگیرید وقت آن رسیده است که شروع به حرکت به سمت یک دفتر بدون کاغذ کنید ( ابتدا این مزایا و معایب را بخوانید )، میتوانید با اسکن کردن و دیجیتالی کردن رسید خود، با استفاده از صورتحساب آنلاین و خدمات پرداخت مانند FreshBooks، به یک برنامه امضای دیجیتال مانند DocuSign بروید ، و با استفاده از ابر برای پشتیبان گیری داده ها و آرشیو. اگر کارت های کسب و کار را در حوادث در طول سال جمع آوری کنید، ممکن است یک ایده خوب برای سرمایه گذاری در اسکنر کارت کسب و کار باشد، بنابراین شما می توانید بلافاصله اطلاعات تماس را به صورت دیجیتالی و کارت های کاغذی را به دیجیتال برسانید.
02 - از ابزارهای مناسب بهره وری استفاده کنید
- مدیریت تماس از نگه داشتن مشتریان خود برای یادآوری افرادی که در هنگام برقراری ارتباط با آنها ملاقات می کنید، هر صاحب کسب و کار کوچک نیاز به یک سیستم برای مدیریت اطلاعات تماس دارد. شما می توانید یک سیستم جامع مدیریت ارتباط با مشتری (CRM) مانند Salesforce را انتخاب کنید یا برای مدیریت مقیاس کوچکتر می توانید برنامه Contacts خود را برای کار با کسب و کار خود تنظیم کنید.
- جلسات و ارتباطات این که آیا شما جلسات رو در رو، با تلفن و یا از طریق سرویس های چت ویدئویی انجام می دهید، راهی برای ترتیب روند بیشتر است. شما می توانید از یک سرویس مانند Do استفاده کنید تا جلسات بیشتری را سازماندهی کنید - قبل، در طول و بعد از آن.
- حسابداری و حسابداری. سازماندهی و بهینه سازی نحوه پرداخت، انجام پرداخت ها و مدیریت جریان نقدی با ابزارهایی مثل QuickBooks Online، Xero و Wave.
- ردیابی سفر و هزینه شما می توانید از برنامه هایی مانند Expedia و TripAdvisor استفاده کنید تا برنامه سفر را ساده تر کنید. پس از آن، یک بار در جاده ها، برنامه هایی مانند Expensify به شما کمک می کنند تا هزینه های خود را ردیابی کرده و گزارش دهید وقتی که به خانه ها بیشتر سازماندهی می کنید.
- مدیریت رسانه های اجتماعی همه ما می دانیم چقدر زمان می تواند در رسانه های اجتماعی هدر رفته باشد اگر شما به صورت سیستماتیک و سازمان یافته به آن نزدیک نیستید. به همین دلیل ابزارهایی نظیر Hootsuite و Buffer می توانند برای صاحبان کسب و کار کوچک ارزشمند باشند.
- مدیریت ایمیل اگر از جیمیل در کسب و کار کوچک خود استفاده میکنید، به چندین افزونه Google دسترسی خواهید داشت که میتواند صندوق ورودی شما را به سرعت سازماندهی کند. اگر از یک برنامه ایمیل دیگر استفاده می کنید، SaneBox را برای فیلتر کردن خودکار، یادآوری ها و موارد دیگر را امتحان کنید.
- مدیریت پروژه. یک برنامه مدیریت خوب پروژه به شما در ردیابی وظایف، به اشتراک گذاری فایل ها و همکاری با هم تیمی ها در یک مکان کمک می کند و می تواند یکی از بهترین ابزارهایی باشد که می توانید از کار خود استفاده کنید. Basecamp یا Asana را برای یک راه حل مدیریت همه جانبه پروژه امتحان کنید.
بهره وری یک فرایند بسیار شخصی است و برنامه هایی که به آن نیاز دارید، کار خاصی هستند که شما انجام می دهید و نحوه تمایل به کار. قبل از استفاده از یک ابزار جدید در فرایند خود، وقت خود را برای کشف نیازهای خود ببینید. شما ممکن است به تعداد زیادی فکر نکنید. برای الحاق ابزارهای بهره وری بیشتر، این مقاله را با 101 برنامه بازده کسب و کار کوچک بخوانید و این 27 برنامه صرفه جویی در وقت را بررسی کنید .
03 - کامپیوتر شما را سازماندهی کند
در اینجا لیستی از مواردی که می توانید در حال حاضر انجام دهید، به دست آوردن کامپیوتر خود را سازماندهی و بازگشت به شکل کار:
- پاک کردن دسک تاپ شما. چند راه وجود دارد که می توانید به اینجا بروید، و همه اینها به سبک کار شما بستگی دارد و شما چگونه از رایانه خود استفاده می کنید. شما می توانید همه چیز را از دسکتاپ خود جدا کنید، به غیر از سطل زباله شما (به یاد داشته باشید که آیکون های برنامه روی دسک تاپ فقط کلید های میانبر هستند - همه برنامه های واقعی شما معمولا در پوشه برنامه های شما زندگی می کنند). یا می توانید چند میانبر برای برنامه ها و فایل های اغلب مورد استفاده خود اضافه کنید. من تمایل به انتخاب اول را نادیده گرفتم، به همان اندازه که امکان پذیر است، اما اغلب با استفاده از دسک تاپ من برای دسترسی آسان به پرونده هایی که در حال حاضر کار می کنم. سپس آنها را به خانه دائمی خود منتقل می کنم تا زمانی که من تمام شده ام.
- یک سیستم ضبط دیجیتال را تنظیم کنید. صحبت از دادن اسناد خود به یک خانه دائمی، این است که در آن شما یک سیستم ثبت نام ایجاد کنید که به شما کامل می کند، بنابراین می توانید اسناد مورد نیاز خود را در زمانی که به آنها نیاز دارید پیدا کنید. این راهنما برای سازماندهی فایل و پوشه، تعدادی راهنمایی عالی برای کمک به شروع کار شما فراهم می کند.
- به روز رسانی نرم افزار. اگر رایانه شما تنظیم شده است به طور خودکار برنامه ها و به روز رسانی سیستم عامل نصب، عالی است. اگر این یک فرآیند دستی برای شما باشد، باید حداقل دو بار به روز رسانی را بررسی کنید زیرا بسیاری از آنها شامل تکه های امنیتی هستند. سپس، یک بار در سال، نسخه های فعلی نرم افزار مورد استفاده شما را بررسی کنید و تصمیم بگیرید که زمان ارتقا آن چیست.
- اسکن برای ویروس ها و مسائل مربوط به عملکرد. صرف نظر از نوع کامپیوتر شما، همه آنها می توانند ویروس ها یا نرم افزارهای مخرب را دریافت کنند (بله، حتی مکینتاش!). اگر شما یک رایانه مبتنی بر ویندوز دارید، این نکات تعمیر و نگهداری رایانه از PCWorld به شما کمک خواهد کرد که رایانه شما را سالم نگه دارید و به راحتی کار کنید.
- تأیید صحت پشتیبان داده های خود را. شما اطلاعات خود را پشتیبان گیری می کنید، درست است؟ در غیر اینصورت، همه چیز را برای گذراندن وقت بگذرانید و این کار را برای اولین بار انجام دهید. شما می توانید از یک سرویس پشتیبان گیری داده مبتنی بر Cloud مانند Carbonite، Backblaze یا CrashPlan استفاده کنید یا می توانید از هارددیسک خارجی که به کامپیوتر خود وصل می کنید (هر دو). با هر گزینه، سرویس یا رانندگی را پیکربندی کنید تا پشتیبان گیری خودکار را مستمر انجام دهید، بنابراین لازم نیست هر کاری را به صورت دستی انجام دهید. سپس، یک یا دو بار در سال، به سرویس پشتیبان خود بروید یا درایو و اطراف آن را بچرخانید تا اطمینان حاصل کنید که همه چیز وجود دارد و در دسترس است، اگر شما نیاز دارید که کپی را به کامپیوتر محلی خود بکشید.
- صندوق ورودی خود را از بین ببرید بسیاری از صاحبان کسب و کار کوچک در رابطه با دوست داشتن نفرت از صندوق ورودی خود را دارند. آنها آن را دوست دارند، زیرا این ابزار ارتباطات بسیار سازنده و کارآمد است. با این حال آنها از آن نفرت دارند زیرا می توانند به سرعت از کنترل بیرون بیایند و باعث ایجاد استرس غیر ضروری می شود . چیزهایی که می توانید انجام دهید تا صندوق ورودی خود را به صورت خطی حفظ کنید، مانند استفاده از خودکار، ساده سازی آنچه که شما هر روز دریافت می کنید، و محدود کردن تعداد دفعاتی که در طول روز خود ایمیل را بررسی می کنید. این مقاله را برای راهنمایی های مدیریت ایمیل بخوانید که صندوق پستی خود را یک ابزار قدرتمند بهره وری می کند و نه زمان بزرگی خورد.
نکات بالا به شما کمک می کند تا کسب و کار کوچک خود را بلافاصله سازماندهی کنید، اما به یاد داشته باشید که چطور می توان همه چیز را کنترل کرد. این فعالیت ها را با تفکیک پذیری به اشتراک می گذارید تا چندین بار در ماه به مرور سریع و آسان مطالب خود، ابزارهای بهره وری و وضعیت کامپیوتر بپردازید تا بتوانید سازماندهی کنید و مانع از رسیدن به سطوح غیرمتعارف شود.