فروشنده با توجه به درک شرایط مورد نیاز در RFP، یک پیشنهاد را ارائه می دهد و پیشنهاد های رقابتی به منظور انتخاب انتخاب فروشنده برنده یا فهرستی از فروشندگان ارائه می شود که پس از آن ارائه محصولات به شرکت .
تعریف درخواست سند پیشنهاد
سند RFP برای دستیابی به یک فروشنده که می تواند نیازهای کسب و کار مشتری را برآورده کند بسیار مهم است. اگر سند ناقص باشد، یا با الزامات مبهم، الزامات گم شده یا الزامات نامناسب برای فروشنده ، سپس فرآیند RFP منجر به پیشنهادات ناقص یا در برخی موارد، هیچ مزایایی نمی شود. فروشندگان نیازی به ارائه پیشنهادات به هر RFP دریافتی ندارند و حتی اگر آنها بتوانند الزامات RFP را برآورده سازند، ممکن است ظرفیت به موقع ارائه الزامات را نداشته باشند. بعدها اغلب هنگامی پیدا می شود که یک مشتری RFP را به فروشندگان کوچکتر می فرستد که ممکن است رهبران در زمینه خود باشند، اما ابزار یا ظرفیت برای برآوردن نیازهای مشتری ندارند.
هر RFP بر اساس الزامات تعریف شده و نیازهای خاص مشتری متفاوت خواهد بود. حتی در همان شرکت، یک سند RFP ممکن است بسته به نیازهای اولیه متفاوت باشد. برای برخی از RFPs، تمرکز ممکن است بر قیمت باشد، در حالی که دیگران ممکن است بر روی زمان تحویل یا الزامات کیفیت برای اقلام مورد نیاز تمرکز کنند.
ویژگی های خاص سند RFP
برخی از ویژگی های سند RFP وجود دارد که مورد نیاز است. به عنوان مثال، هر RFP باید یک تاریخ و زمان مشخصی داشته باشد که مشتری نیاز به تمام تامین کنندگان بالقوه داشته باشد تا یک پیشنهاد را ارائه کند. اگر پیشنهادات بعد از آن ارائه شود، باید آنها را رها کرد. اگر یک فروشنده نمیتواند در مدت زمان درخواستی ارائه کند، این میتواند یک مشکل احتمالی را با سازمان و شاید نگرانیهای مربوط به تحویل نشان دهد.
با این حال، مشتری باید فروشنده را به زمان مناسب برای ارائه پیشنهاد بدهد. اگر الزامات به ویژه پیچیده باشد، فروشندگان ممکن است نیاز به جمع آوری یک تیم پاسخ برای تقسیم الزامات را به مناطقی که می توانند درک کنند و سپس پیشنهاد را جمع آوری می کنند. اگر جدول زمانی تعریف شده در RFP خیلی کوتاه باشد، پاسخ ها ممکن است فریب داده شود و فروشندگان ممکن است در پیچیدگی پروژه حدس بزنند، نه اینکه کاملا درک کنند. این امر منجر به پیشنهادات نادرست و فرآیند RFP هدر می دهد.
سند RFP باید فرایند را نشان دهد اگر فروشندگان سوالات اضافی در مورد الزامات مشخص شده در RFP داشته باشند. فروشندگان نباید مجاز به تماس با مشتری باشند، زیرا این می تواند منجر به یک فروشنده شود که اطلاعات اضافی داده شود که به آنها مزیت رقابتی می دهد.
بهتر است که یک کنفرانس تلفنی به طوری که نمایندگان هر فروشنده می توانند از سوالاتی که به مشتری ارائه می دهند، بپرسند و گوش دهند. این یک منصفانه در پروسه مناقصه تضمین می کند.
یک سند RFP نیز باید به وضوح فرمت پاسخ فروشندگان RFP را مشخص کند. اگر این به وضوح مشخص نشده است، پاسخ های ارسال شده در فرمت های مختلف ارسال می شود و مقایسه قیمت های فروشندگان غیرممکن است. فرمت پاسخ باید مشخص شود چه چیزی از فروشنده در هر بخش از قبیل مرجع، رزومه از اعضای تیم بالقوه، یک سند با درک فروشنده از الزامات و یک فرمت برای قیمت گذاری مشخص می شود. اگر هر فروشنده به فرمت پاسخ صحیح پایبند باشد، این مقایسه را آسانتر میکند.