فقط زمان خود را دنبال کنید مدیریت آن!
و سپس آنها این کار را متوقف می کنند زیرا آنها هیچ تغییر مثبتی را درک نکرده اند. مطمئنا، چندین رویداد را حذف کرده و برخی دیگر را اولویت بندی کرده اند. اما آنها واقعا چیزی را مدیریت نکرده اند؛ آنها فقط آن را دوباره مرتب کرده اند. در پایان روز آنها هنوز هم فرسوده و ناامید شده اند.
اما پیگیری نحوه صرف وقت شما، مدیریت زمان نیست. مدیریت زمان در مورد ایجاد تغییرات در راه صرف زمان خود است.
برای مدیریت زمان موثر ، شما باید یک سیستم مدیریت زمان اعمال کنید که به شما کمک می کند تا ببینید که در آن تغییرات می تواند و باید انجام شود ... بدین معنی است که اولین گام مدیریت زمان ، تجزیه و تحلیل این است که چگونه شما در واقع زمان خود را صرف، بنابراین شما می توانید تعیین کنید چه تغییری می خواهید انجام دهید؟
طبقه بندی برای مدیریت موثر زمان
چطوری زمان واقعی رو مدیریت میکنی؟ راز در دسته بندی است. تقویم خود را برای فردا ببینید. احتمالا قبلا پر از وقایع و فعالیت هایی است که شما امیدوارانه انجام می دهید. همانطور که شما کار می کنید و یا بعد از آن، شما می توانید در فضاهای خالی با جزئیات در مورد آنچه که در واقع انجام داده اید را پر کنید.
در پایان روز، به لیست بروید و هر کار و / یا رویداد را با یکی از دسته های زیر برچسب گذاری کنید. در طول روز کارتان چقدر هزینه داشتید؟
1) استفاده از آتش سوزی تماس تلفنی غیر منتظره یک گزارش لازم برای جلسه ای که باید روز گذشته چاپ شود. یک فایل از دست رفته که باید روی میز باشد چقدر روز شما در حالت بحران صرف شد؟ برای اکثر مردم، این یک رده منفی است که انرژی آنها را تخلیه می کند و با بهره وری آنها مواجه می شود.
کمک به سازماندهی فایل ها
نحوه تنظیم یک سیستم مدیریت اسناد
10 نکته برای سازماندهی فایل های الکترونیکی
2) کار با وقفه ها. تماس های تلفنی و افرادی که از طریق دفتر خود رها می شوند، احتمالا لیست را هنگامی که رویدادهای مربوط به این دسته را اختصاص می دهید، بالا می آورند. برای بار دیگر، برای اکثر مردم، این یک رده منفی است، زیرا که با بهره وری (و بعضی اوقات کشتن) نیز مواجه می شود.
کمک به مقابله با وقفه ها
در حال کار بر روی برنامه زمانبندی شده
اجرای موفقیت آمیز کسب و کار مبتنی بر خانه با کودکان و نوجوانان
3) انجام وظایف برنامه ریزی شده. این بیشترین استفاده مثبت از زمان در طول روز کاری شماست. شما در کنترل و انجام آنچه شما قصد انجام آن را دارید. وظایف برنامه ریزی شده میتواند شامل تماس تلفنی ، جلسات با کارکنان، حتی پاسخ دادن به ایمیل باشد - اگر اینها وظایفی هستند که شما در دستور کار خود قرار داده اید.
4) کار بی وقفه شما ممکن است در کارهایی که برنامه ریزی کرده اید کار نکنید، اما شما برای رسیدن به چیزی تلاش می کنید و برای اکثر مردم این یک حالت کارآمد و مثبت است .
5) خرابی بدون وقفه. آن زمانها در روز کاری که برای تجدید انرژی و گروه بندی مجدد استفاده می شود. ناهار و یا تعطیلات صبحگاهی ممکن است اگر آنها بدون وقفه شمارش شوند.
اگر شما به اندازه کافی خوش شانس باشید که با شرکتی کار می کند که امکانات درمانی و یا اتاق های خواب (فورچون) را ارائه می دهد، این نیز در نظر گرفته خواهد شد. هر کس نیاز به مقدار مشخصی از خرابی بدون وقفه ساخته شده در روز خود دارد تا در زمان کار خود مولد باشد.
یک هفته گذشته شما کلید آینده است
اکنون که دسته های سیستم مدیریت زمان را درک می کنید، وقت آن است که از آنها برای تجزیه و تحلیل هفته "معمولی" خود استفاده کنید. با استفاده از سیستم تقویم ای که برای قرار دادن ملاقات ها و فعالیت ها در زندگی روزانه خود استفاده می کنید، به عقب برگردید و هفته ای خاص را انتخاب کنید. از طریق مدخل هر روز کاری بروید و آنها را با توجه به مقوله های مديريت زمان بالا در صورتی که قبلا نتوانسته اید طبقه بندی کنید. نگه داشتن مجموع در حال اجرا در پایین هر روز، آن را آسان می کند برای دیدن که چگونه شما وقت کار خود را صرف هر روز.
در حال حاضر شما باید اطلاعاتی را که نیاز دارید تغییر دهید تا در وقت کار خود صرف وقت کنید. آیا زمان زیادی را صرف آتش زدن میکنید؟ سپس شما باید تغییرات سازمانی یا فیزیکی را برای جلوگیری یا از بین بردن این بحران های مداوم انجام دهید. برای مثال، تمیز کردن و تنظیم مجدد میز خود ، به طوری که شما می توانید فایل های مورد نیاز خود را به راحتی پیدا کنید، و قبل از اینکه برای روز خود را ترک کنید، روزانه فایل هایی را که برای روز بعد نیاز دارید بر روی میز خود قرار دهید.
در طول روز کاری خود به اندازه کافی خرابی بدون وقفه را دریافت نمی کنید؟ سپس شما نیاز به برنامه زمان برای شما . به عنوان مثال، ناهار را در میز خود متوقف کنید و به طور فیزیکی ساختمان را برای مدت زمان ناهار تعیین کنید.
با اعمال دسته های کار من از مدیریت زمان و ایجاد تغییراتی که شما باید برای صرف وقت بیشتری در طول روز کاری خود در دسته های مثبت و زمان کمتری در دسته های منفی، شما واقعا قادر خواهید بود به طور موثر مدیریت زمان خود را - و رسیدن به اهداف واقعی مدیریت زمان، به احساس بهتر.