پیشگویی شده پیش بینی شده است قبل از اینکه فرم های W-2 را به کارکنان ارسال کنید و این فرم ها را با اداره تامین اجتماعی (همراه با W-3 ارسال کنید )، این اشتباهات رایج برای جلوگیری از مشکلات را مرور کنید.
ضبط فرم W-2 بعدا
شروع سال مالی 2016، مهلت ثبت نام برای فرم های W-2 (و 1099 فرم) تا تاریخ 31 ژانویه تغییر یافته است. بنابراین فرم های 2017 W-2 برای کارمندان باید بعد از 31 ژانویه به اداره تامین اجتماعی ارسال شود ، 2018.
مجازات برای ثبت دیرهنگام وجود دارد. اطلاعات بیشتر در مورد مهلت جدید برای فرم های W-2 و 1099 بیشتر بخوانید .
با استفاده از فرم سال W-2 اشتباه
از فرم W-2 برای سال مالیات بر درآمد استفاده کنید، نه سالی که فرم را می دهید. برای مثال، برای دستمزد کارمند در سال 2015، از فرم 2016 W-2 استفاده کنید ؛ این فرم به کارکنان داده می شود و در سال 2017 با اداره تامین اجتماعی تامین می شود.
گم شدن مهلت ثبت نام بعد از پایان ماه ژانویه شما باید فرم های W-2 را به کارکنان ارائه کنید و بعد از پایان ماه فوریه، این فرم ها را به اداره تامین اجتماعی ارسال کنید. مهلت هر سال تغییر می کند بسته به زمانی که تاریخ بر روی تقویم قرار می گیرد. اگر مهلت آخر هفته یا تعطیلات باشد، تاریخ به روز کاری بعدی منتقل می شود. در اینجا مقررات دقیق مالیات حقوق و دستمزد سال آخر برای سال جاری است.
با استفاده از فرم تأیید شده W-2
شما نمیتوانید فرم W-2 را دانلود کنید، کپی کنید و از آن استفاده کنید.
قرمز در A یک جوهر مخصوص است. شما باید فرم های تایید شده را از شرکت تامین کننده دفتر، IRS یا شرکت نرم افزاری بگیرید. بیشتر درباره جایی که می توانید W-2 تایید شده را دریافت کنید.
عدم توقف پرداخت حقوق اجتماعی
پرداخت حقوق اجتماعی باید حداکثر دستمزد قابل پرداخت برای سوسیال سکیوریتی را برای هر سال متوقف کند.
(این حداکثر تغییرات در بیشتر سالها برای نشان دادن هزینه زندگی است.) اگرچه این به طور خاص یک خطای W-2 نیست، اما معمول است و باعث می شود که شما بیش از حد اعلام کنید که دستمزد سوسیال سکیوریتی برای یک کارمند باشد. پس از آن شما باید بیش از حد به کارمند اضافه کنید و اصلاح W-2 و فرم 941 ، گزارش حقوق و دستمزد سه ماهه و گزارش مالیاتی برای هر بخش است که منعکس کننده بیش از حد است. برای مثال، اگر کارمند در ماه سپتامبر مبلغی را که برای سپردن سوسیال سکیوریتی به حداکثر رسید، باید فرم 941 را برای سه ماهه سوم تغییر دهید.
ارسال فرم W-2 به IRS
فرم های تامین اجتماعی باید تا پایان ژانویه به کارمندان داده شود و تا پایان فوریه با اداره تامین اجتماعی همراه با فرم ارسال W-3، که تمام اطلاعات را از همه W-2 ها جمع آوری می کند، داده شود.
عدم دسترسی به IRS برای غیر E-fling
کارفرمایانی که 250 یا بیشتر از فرم های W-2 را ثبت می کنند، اگر بخواهند به پرونده الکترونیکی متقاضی شوند، باید از آنها اجتناب کنند. در مورد چگونگی اخراج از فرم الکترونیکی W-2 (PDF) بیشتر بدانید .
ساخت این خطاهای فرم عمومی در فرم W-2
شایعترین خطاهای فرم در W-2 عبارتند از:
- عدم وجود دهدهی و سنت در مقدار
- عدم استفاده از جوهر سیاه (ایجاد ورودی بیش از حد نور)
- ساختن نوشته ها بیش از حد بزرگ یا خیلی کوچک است IRS پیشنهاد می کند که از 12 pt استفاده کنید. فونت نوع پیک برای چاپ W-2s.
- نام كارمند فرمت نامناسب نام کارمند و اولین وسط در جعبه اول وارد می شود، نام خانوادگی کارمند در جعبه دوم قرار می گیرد و هر پسوند (مانند "جونیور") در جعبه سوم قرار می گیرد.
استفاده از نرم افزار مالی می تواند به شما در جلوگیری از بسیاری از این خطاها در فرم های W-2، به ویژه خطاهای فرم، و نرم افزار شما می تواند به شما هشدار دهد هنگامی که شما به حداکثر دستمزد سوشال سکیوریتی می رسند. این مقاله را در مورد برنامه های نرم افزاری حسابداری 2012 توسط رزماری پاورر، راهنمای مالی کسب و کار، با تمرکز بر برنامه هایی که شامل توابع پولی می باشند، بررسی کنید.
چگونه فرم W-2 را تصحیح کنیم
شما باید تا پایان ماه ژانویه هر سال (برای سال گذشته) فرم W-2 را برای هر کارمند ارائه کنید، اما لازم نیست که این فرمها را تا پایان ماه فوریه به اداره تامین اجتماعی (SSA) ارسال کنید. این تاخیر زمان برای اصلاح خطاها را فراهم می کند.
اگر می توانید خطا را قبل از ارسال با SSA اصلاح کنید، فقط اصلاح را انجام دهید و فرم اصلاح را ارسال کنید.
اگر بعد از اینکه با SSA ثبت نام کردید خطایی پیدا کنید، باید W-2 تصحیح شده را همراه با فرم ارسال اصلاح W-3c ارسال کنید).
پس از ارسال آن به اداره تأمین اجتماعی، جزئیات بیشتر در مورد چگونگی اصلاح فرم W-2 را بخوانید .