اگر کسب و کار شما دارای یک طرح پاسخگو باشد، بازپرداخت هزینه های کسب و کار خاصی به کارمند مالیات بر ارزش افزوده نیست. اگر طرح بازپرداخت کسب و کار شما با الزامات IRS برای یک طرح پاسخگو مطابقت نداشته باشد، این بازپرداخت ها به کارمند مالیات بر عهده می گیرند، و از پرداخت مالیات بر درآمد فدرال و مالیات بر درآمد بر این پرداخت ها متوقف می شود.
علاوه بر این، شما به عنوان کارفرما باید این پرداخت ها را در فرم W -2 کارمند گزارش کنید.
برنامه های پاسخگو ممکن است شامل جبران هزینه های تعدادی از هزینه های کارکنان مختلف، از جمله:
- هزینه های سفر کارکنان، از جمله غذا و سرگرمی،
- خرید ابزار و تجهیزات، و
- هزینه کارکنان خانه اداری.
طرح پاسخدهنده همچنین باید شامل یک روش باشد که کارکنان باید کارمندان بازپرداخت بیش از میزان مجاز را به کارفرما بازگردانند. اگر کارفرما یک طرح پاسخگو ایجاد و نگهداری کند، هزینه سفر کارمندان نباید به عنوان درآمد مشمول مالی محسوب شود.
شرایط برنامه قابل قبول
برای اینکه به عنوان یک "طرح پاسخگو" توسط IRS در نظر گرفته شود، تنظیم شما باید شامل موارد زیر باشد:
- هزینه ها باید یک ارتباط تجاری داشته باشند؛ به این معنی است که آنها باید در زمان انجام خدمات به عنوان یک کارمند پرداخت و یا متحمل شوند.
- کارمند باید برای این هزینه ها در مدت زمان معقولی به کارفرما گزارش دهد. شما باید از کارمندان بخواهید که اطلاعات مفصلی در مورد این هزینه ها، از جمله تاریخ، زمان، مکان، مبلغ و هدف کسب و کار برای هزینه ارائه دهد.
- شما باید از کارکنان بخواهید که در دوره معقول و مشخص زمان، با توجه به شرایط، بازپرداخت بیش از حد عوارض را بازپرداخت کند
اگر همه این سه الزام را رعایت نکنند، این طرح توسط IRS تعیین نمی شود و مسئولیت هرگونه هزینه ای که توسط کار شما به کارمند پرداخت می شود به کارمند مالیات می شود.
بازپرداخت بیش از حد
بازپرداخت بیش از حد بازپرداخت بیشتر از مقادیر مجاز است. اگر کارمند بازپرداخت های اضافی را در یک دوره معقول منطقی ندهد، این مقدار اضافی برای کارمند مالیات بر ارزش افزوده است. شایع ترین شرایط یک مورد است که در آن شما قبل از اینکه او برای سفر سفر خود را به یک کارمند پیش ببرید، هزینه های او در طول سفر کمتر از میزان پیشرفت است.
یک دوره معقول برای بازپرداخت بازپرداخت های اضافی توسط IRS تعیین می شود، به عنوان مثال:
- پیش پرداخت در طی 30 روز از زمان هزینه
- کارمند حسابداری مناسب را در عرض 60 روز پس از پرداخت یا خرج پرداخت می کند.
- کارمند هرگونه بازپرداخت بیش از حد را ظرف 120 روز پس از پرداخت یا تحمل آن، بازپرداخت می کند.
- کارمند یک بیانیه (حداقل یک ماه) ارائه می دهد که درخواست بازده یا حسابداری کافی برای پیشرفت های برجسته را ارائه می دهد و کارمند در طی 120 روز پس از دریافت بیانیه مطابق است.
ارسال طرح پاسخگو به IRS
نه، نیازی نیست که یک طرح کتبی برای IRS ارسال کنید. اما شما باید بتوانید ثابت کنید که الزامات خود را برای پرداخت هزینه های کارکنان تعریف کرده اید. شما باید چیزی نوشتاری برای نشان دادن IRS که متوجه شوید چه برنامه ای پاسخگو هستید و کسب و کار خود را به الزامات در اختیار دارید.
اولا، شما باید این الزامات را به صورت کتبی به عنوان بخشی از دستورالعمل کارکنان و روش کار خود قرار دهید.
دوم، شما باید تمام معاملات با کارکنان را برای بازپرداخت هزینه های آن، مستند سازی کنید تا بتوانید نشان دهید که تمام الزامات طرح پاسخگویی را دنبال می کنید.
برنامه حسابداری تاثیرگذار و مالیات تجارتی
این که آیا این هزینه ها در یک طرح پاسخگو ساخته شده است، به طور مستقیم بر توانایی شما برای کسر کردن این هزینه ها در بازپرداخت مالیات تجارتی شما تاثیر نمی گذارد. اما شما هنوز هم باید مستندات کافی برای اثبات این هزینه ها مربوط به کسب و کار ارائه کنید.
برای مثال، برای بازپرداخت سفر، شما می توانید هزینه را در خط مناسب در بازپرداخت مالیات کسب و کار خود کسر کنید. به عنوان مثال، برای هزینه های غذا و سرگرمی، از خط 24b برنامه C استفاده کنید (برای کارفرمایان یا LLC تک تک).