خط پایین این است: اگر شما نمیتوانید آن را اثبات کنید، آنرا محاسبه نکنید.
فوق العاده است که قادر به کسر مالیات برای تمام هزینه های کسب و کار خود باشیم، اما حتی بهتر است بتوانیم این کسر ها را در حسابرسی IRS اثبات کنیم . اگر شما یک متقاضی مالی مناسب داشته باشید، این شخص از تمام مدارک موجود در کسر مالیات خود سؤال خواهد کرد.
بنابراین، قبل از رفتن به اداره مالیات خود را با پرونده های خود را ( نه در جعبه کفش ، لطفا!)
در این مقاله، ما به برخی از هزینه های کسب و کار ساده نگاه می کنیم، همیشه از این سوال پرسیدن: "چگونه می توانم ثابت کنم که این یک هزینه واقعی کسب و کار است؟" و ما همیشه به دنبال این معاملات از دیدگاه IRS و تهیه کننده مالیات خواهیم بود.
مهمترین واقعیت است که باید به یاد داشته باشید این است که شما باید قادر باشید نه تنها نشان می دهد که معامله رخ داده است، بلکه آن را برای یک هدف BUSINESS است.
خرید ملک یا پرداخت هزینه
یک چاپگر همه در یک را از Best Buy برای کسب و کار خود خریداری کنید. شما از حساب کسب و کار خود چک کنید یا از کارت اعتباری کسب و کار خود استفاده کنید. بنابراین، این به اندازه کافی برای نشان دادن این هزینه تجاری است، درست است؟ قطعا نه. صرفه جویی در چک لغو شده شما و یا دریافت کارت اعتباری شما تنها یک بخش از اثبات شما است. چک لغو نشان نمی دهد که شما خریداری کردید. با استفاده از یک کارت اعتباری بهتر است، زیرا قبض خرید را نشان می دهد.
از جمله دریافت پول نقد با چک لغو شده شما نیز لازم است تا نشان دهد که آنچه شما در واقع خریداری کردید.
پرداخت از حساب شخصی
پرداخت هزینه از حساب بانکی کسب و کار یا یک کارت اعتباری کسب و کار به همان شیوه عمل می کند. البته، شما باید از حساب کسب و کار جداگانه یا حساب پس انداز یا کارت اعتباری کسب و کار استفاده کنید.
در حالی که حسابهای شخصی شما لزوما یک مشکل نیست، ثابت می کند که این چک شخصی برای یک هدف تجاری دشوار است.
وقتی اولین بار کسب و کارتان را شروع کردید، ممکن است مجبور شوید از یک حساب شخصی برای چند مورد استفاده کنید. به عنوان مثال، من اخیرا LLC جدید را تشکیل دادم و مجبور شدم از چک شخصی برای ثبت نام در کشور خود استفاده کنم. هنگامی که از یک حساب شخصی برای یک هدف تجاری استفاده می کنید، مطمئن شوید که مستندات زیادی دارید. در این مورد، من یک بیانیه از وزیر خارجه ایالت را که نشان دادم که برای ثبت نام LLC پرداخت کرده ام چاپ کردم. در این مورد، این باور بسیار دشوار بود که این برای استفاده شخصی بود.
با استفاده از حسابهای هزینه
بعضی از هزینه ها برای اثبات دیگران سخت تر است. دو نمونه بزرگ از این هزینه های سفر، از جمله مسافت پیموده شده، و اموال ذکر شده است. در هر دو حالت، بهترین راه برای برآورده شدن تقاضای IRS برای اثبات هزینه ها، نگه داشتن ورود به سیستم است.
IRS ترجیح می دهد "در آن زمان" اثبات شود . به این معنی که توجه شما را به هزینه لغو یا دریافت و یا مسافت پیموده شده ورود به سیستم در زمانی که پول صرف شده است بهتر از یک لیست شما در پایان سال نوشتن.
نگه داشتن یک مسافت پیموده شده ورود ، من می دانم، نگه داشتن مسافت پیموده شده ورود به سیستم یک درد عظیمی است. این بدان معنی است که هر بار که شما به ماشین خود می رسید (مهم نیست اگر کسب و کار برای ماشین پرداخت می شود، به هر حال)، شما باید ثبت کنید:
- تاریخ
- مسافت پیموده شده
- جایی که رفتی
- هدف - کسب و کار و یا شخصی - به طور خاص به عنوان امکان پذیر است.
اگر می خواهید آن را ساده تر کنید، مسافت پیموده شده در ماشین را در 1 ژانویه سال جاری ببنید و سپس مسافت پیموده شده را تنها برای اهداف تجاری بنویسید.
برای کسر هزینه های مسافت پیموده شده کسب و کار، با استفاده از کسر مسافت پیموده شده یا هزینه های واقعی، باید نشان دهید که از ماشین حداقل 50٪ زمان برای کسب و کار استفاده کرده اید.
نکته: اگر به گوشی هوشمندتان متصل هستید، یک برنامه مسافت پیموده یا برنامه هزینه ای را امتحان کنید . این به شما مقدار زیادی از کاغذ را ذخیره خواهد کرد و هزینه ورود خود را آنلاین حفظ خواهد کرد.
در نهایت، به یاد داشته باشید که رفت و آمد سفر (رفتن به عقب و جلو به کار) هزینه سفر مستثنی نمی شود. در حالی که شما می توانید پیگیری هزینه های رفت و آمد، آنها را در ورود به سفر کسب و کار خود را شامل نمی شود.
با استفاده از درآمد کسب و کار رسید
علاوه بر ورود به مسافت پیموده شده، اگر برای کسب و کار مسافرت کنید، باید درآمدهای مربوط به هزینه را پیگیری کنید.
این هزینه ها، مانند مسافت پیموده شده، توسط یک حسابرس IRS مورد توجه قرار می گیرند، زیرا هزینه های سفر شخصی با سفر تجاری آسان است.
بهترین راه برای اثبات هزینه سفرهای کسب و کار (از جمله هتل ها، پروازهای، اتومبیل های اجاره ای، غذا و سرگرمی) این است که از لغزش کارت اعتباری (با استفاده از کارت کسب و کار خود) البته با یادداشت های اضافی در مورد کسب و کار استفاده کنید. یادداشت را در زمانی که هزینه خود را متحمل شده اید، انجام دهید. همچنین می توانید از یک برنامه ریز روزانه، کتاب ملاقات یا تقویم برای یادآوری رویدادهای سفر کسب و کار استفاده کنید و سپس آنها را با درآمد خود تقسیم کنید.
خرید ملک فهرست شده
بیایید نگاه دقیقتری به این چاپگر همه در یک که خریداری کردیم. چاپگر نیز می تواند برای چاپ شخصی استفاده شود و IRS این نوع اموال را به عنوان اموال ذکر شده دسته بندی می کند . آنها در فهرست هستند زیرا می توان آنها را برای اهداف شخصی یا تجاری استفاده کرد. IRS نیاز به درجه بالایی از اثبات استفاده از کسب و کار دارد.
شما باید به طور خاص سند نحوه استفاده از اموال ذکر شده را یادداشت کنید. بهترین روش این است که یک قطعه از اموال را وارد کنید (مانند هزینه ثبت شده که در زیر توضیح داده شده است). هر بار که از پرینتر یا سایر اموال ذکر شده استفاده می کنید، تاریخ، استفاده (تعداد نسخه ها، به عنوان مثال)، کار خاص (نسخه های چاپی یک بروشور برای کسب و کار) و اینکه آیا استفاده تجاری یا شخصی است، یادداشت کنید. همچنین هزینه های یادداشت همراه با چاپگر، مانند کارتریج.
در پایان سال، شما باید بتوانید درصد استفاده برای کسب و کار را نشان دهید و سپس آن درصد را به هزینه اختصاص دهید. به عنوان مثال، اگر متوجه شوید که 60٪ از زمان برای کسب و کار از چاپگر استفاده کرده اید، می توانید 60٪ هزینه ها را به عنوان یک حساب کاربری کسب کنید.
به عنوان یک یادآوری، اگر مالکیت در محل کسب و کار شما (نه دفتر خانه خود ) داشته باشید، مجبور نیستید که وارد شوید. همه در محل کسب و کار استفاده می شود به عنوان هدف کسب و کار.
با استفاده از اظهارات حساب
بگذارید بگوییم شما لغزش کارت اعتباری را از دست داده اید یا شما چک چک لغو خرید آن چاپ را ندارید. شما می توانید بیانیه بانک یا بیانیه کارت اعتباری را برای اثبات خرید کسب و کار بکار ببرید، اما از یک کتاب ملاقات، تقویم یا برنامه ریز روز نیز نیاز به تایید اضافی دارید.
چنین چیزی به اندازه بیش از حد اثبات وجود ندارد
اگر شک و تردید وجود دارد که آیا برخی از هزینه ها برای اهداف تجاری است، بهتر است چند راه برای اثبات هزینه داشته باشد.
سیستم ثبت کسب و کار شما
سرانجام، پرونده هایی که در این هزینه های تجاری نگهداری می شود، باید بخشی از سیستم ثبت کلی کسب و کار شما باشد.