قانون فدرال مستلزم این است که شما ضمانتهای ضمانت و مستندات دیگر را نگه دارید
چه ضمانتهای ضمانت برای کارفرمایان مورد نیاز است؟
شما معمولا در طول انجام کسب و کار بیشتر پرونده هایی را که مورد نیاز قانونی است، حفظ می کنید، بنابراین پیروی از آنها نباید در راه اقدامات اضافی یا کار زیاد انجام شود.
سوابق را که قبلا دارید را بررسی کنید تا اطمینان حاصل کنید که شما در راستای نیازهای IRS و FLSA هستید.
رکوردها را می توان در هر فرم، از جمله به صورت الکترونیکی نگهداری کرد. برای تمام کارکنان غیر معاف و کسانی که حداقل الزامات دستمزد را پوشش می دهند باید موارد زیر را در نظر داشته باشید:
- اطلاعات شخصی، از جمله نام کارمند، آدرس خانه، اشغال، جنسیت و تاریخ تولد اگر او زیر 19 سال است
- ساعت و روز هنگامی که کار هفته او آغاز می شود
- مجموع ساعت ها در هر روز کاری و هر هفته کار می کنند
- مجموع درآمد مستقیم و یا هفتگی مستقیم
- نرخ منظم ساعتی برای هر هفته زمانی که اضافه کاری کار می کند
- اضافه کاری اضافه برای هفته کاری
- مجموع دستمزد هر دوره پرداخت می شود
- تاریخ پرداخت و دوره پرداخت شده تحت پوشش.
کارکنان بدون معافیت باید دستمزد حداقل حداقل دستمزد بگیرند و برای هر ساعت بیش از 40 هفته در هفته کار اضافه کنند. یک کارمند ممکن است معاف باشد اگر حداقل به مبلغ 455 دلار در هفته بر اساس حقوق و دستمزد پرداخت می شود و اگر او وظایف خاص خود را انجام دهد، معمولا اداری، اجرایی یا مدیریت.
پرداخت مستقیم مستقیم این است که در طول 40 هفته اول در یک هفته کاری به دست آورده شود.
مدارک مورد نیاز برای کارکنان معاف از کارگران غیرموظبی متفاوت است و اطلاعات ویژه برای کارکنان خانوار برای کارکنانی که تحت قراردادهای پرداخت غیرمعمول کار می کنند، برای کارکنان که به آنها اقامت یا امکانات دیگر تأمین می شود، و برای کارکنانی که آموزش بهداشتی دریافت می کنند، مورد نیاز است.
اگر هر یک از کارگران شما در این دسته قرار بگیرند، با یک وکیل مشورت کنید.
فرم شما باید نگه دارید
علاوه بر پرونده های پرداخت، شما باید چند اسناد دیگر را در فایل برای هر کارمند نگه دارید.
- یک نسخه امضا شده از فرم W-4 خود را که نشان دهنده عدم پرداخت فدرال است. این فرم را می توان چندین بار تغییر داد بنابراین مطمئن شوید که آخرین فرم را در بالا نگه دارید.
- یک نسخه از هر فرم که کارمند مجاز به پرداخت کسر، از جمله مزایا و کمک های ویژه مانند راه متحده و یا دیگر موسسات خیریه مجاز است
- یک کپی از فرم درخواست اصلی کارمند و اسناد حمایتی مانند رزومه کاری یا رونویسی.
- رکوردها در مورد تغییرات در سطوح پرداخت، از جمله تبلیغات یا رکود، و دلایل این اقدامات.
بهترین راه برای ضبط ضبط پرداخت چیست؟
پرونده های Paycheck، از جمله کسانی که تمام ساعات کار می کنند، تغییرات در وضعیت پرداخت و نرخ های پرداخت، باید در یک فایل جداگانه نگهداری شود.
شما همچنین بایستی سوابق تمام تغییرات انجام شده در پرداخت و مزایای کارکنان را، از جمله موافقت کارکنان، نگهداری کنید. شما باید یک رضایت کتبی در فایل برای هر کسر از پرداخت کارمند با مالیات و لوازم آرایشی FICA داشته باشید .
سوزان هیتفیلد، متخصص منابع انسانی، اطلاعات دقیقتری در مورد آنچه در پرونده پرسنل کارمند نگهداری می شود، دارد.
چه کسی مجاز است که به کارکنان مراجعه کند؟
اکثر کسب و کار سوابق کارکنان را در یک منطقه محدود محدود می کند و اجازه دسترسی به آنها را فقط به افرادی می دهد که ممکن است نیاز به مشاهده سوابق را از نظر موقعیت اشتغال خود داشته باشند. سوابق کارکنان هرگز نباید از اتاق ضبط حذف شود. اگر شما بیش از چند کارمند داشته باشید، ممکن است بخواهید سیاست دسترسی به فایل پرسنلی را تنظیم کنید تا کارکنان منابع انسانی بتوانند به درخواست ها پاسخ دهند.
- کارمندان باید مجاز به مشاهده سوابق خود باشند. شما ممکن است بخواهید کسی را در اتاق با کارمند در حالی که او در حال مشاهده خود رکورد است.
- تعیین اینکه چه کارکنان شرکت می توانند سوابق کارکنان را ببینند. دسترسی معمولا به کارمندان در بخش منابع انسانی و مدیران و مدیران بالاتر از یک سطح مشخص محدود می شود.
- ممیزی های مختلف فدرال و ایالتی ممکن است به سوابق کارمند برای اهداف حسابرسی دسترسی داشته باشند. قبل از دادن امکان دسترسی حسابرس به پرونده های کارمند، می توانید یک حکم درخواست کنید.
- وکلای دادگستری نمایندگان کارکنان در پرونده های دادرسی ممکن است در برخی موارد خاص دسترسی داشته باشند. یک وکیل ارشد یا وکیل شرکت باید درخواست وکیل را قبل از اینکه مجاز به مشاهده سوابق باشد بررسی کند.