در سال های اخیر بسیاری از شرکت ها از تجربه کسب گواهینامه ISO 9000 برخوردار بوده اند. گاهی اوقات این می تواند یک روند طولانی و گران قیمت باشد، اما کسب و کارها تمایل دارند که از مزایایی که به ارمغان می آورد گواهینامه بگیرند. با این حال، هر شرکت منحصر به فرد است و مدیریت باید به دقت در نظر گرفتن دلایل اینکه آنها می خواهند گواهینامه ایزو 9000 را بدست آورند و مزایای کسب و کار چیست.
گواهینامه ایزو 9000 برای اولین بار در سال 1987 بر اساس BS 5750 مجموعه استانداردهای معرفی شده توسط موسسه استاندارد بریتانیا (BSI) در دهه 1970 منتشر شد. در سال 2009، سازمان ایزو برآورد کرده است که بیش از یک میلیون شرکت گواهینامه ISO 9000 را داشته است، و یک چهارم آن از چین است.
در دهه 1990 شرکت ها گواهینامه های ISO 9000 را به دلایلی که ممکن است برای کسب و کارشان سودمند نباشد، انجام دادند. عجله برای صدور گواهینامه ایزو 9000 در بعضی موارد رانده شده بود زیرا نمی خواست تنها شرکت گواهی شود. شرکت ها صدور گواهینامه را انجام دادند، زیرا رقبای آنها، و نه به این دلیل است که کسب و کار آنها بهبود می یابد. در شرایط کنونی اقتصاد، شرکت ها با دقت بررسی می کنند که گواهینامه ایزو 9000 چیزی است که از آن بهره مند خواهد شد. دلایل صدور گواهینامه باید در برابر گواهی های مزایایی مورد ارزیابی قرار گیرد.
دلیل اصلی این که شرکت گواهینامه ایزو 9000 را در نظر بگیرد، این الزام یکی از مشتریان یا مشتریان بالقوه خود است .
اگر یک مشتری عمده شرکت مجبور بود که نیاز به تأیید همه تامین کنندگان خود داشته باشد، بدیهی است که در بهترین شرایط شرکت برای پیگیری گواهینامه ایزو 9000 باشد. این نیز این مورد است که مشتری بالقوه نیاز به یکسان دارد.
یکی دیگر از دلایل مهم برای اینکه شرکت باید گواهینامه ایزو 9000 را در نظر بگیرد این است که می تواند کارایی شرکت را بهبود بخشد.
صدور گواهینامه ایزو 9000 می تواند به یک شرکت کمک کند تا فرایندهای آن را ساده کرده و مرتب کند، که باعث می شود یک شرکت کارآمدتر شود.
برای اینکه یک شرکت برای صدور گواهینامه ایزو 9000 باشد، تعدادی از فعالیت ها وجود دارد که باید بدون توجه به اندازه یا نوع شرکت انجام شود. اولین و مهمترین این فعالیت ها تعهد مدیریت ارشد است . بدون داشتن مدیران ارشد رانندگی این فرآیند، صدور گواهینامه ایزو 9000 دشوار است. این تعهد نباید در آغاز روند صدور گواهینامه حضور داشته باشد، اما در هر مرحله، ارائه راهنمایی و پشتیبانی در قالب یک کمیته فرماندهی. بسیاری از شرکت ها در روند صدور گواهینامه به دلیل عدم پشتیبانی توسط مدیریت ارشد شکست خورده اند.
هنگامی که مدیریت متعهد به فرایند صدور گواهینامه است، آموزش کارکنان شرکت در فرآیند ISO 9000 بسیار مهم است. از آنجا پرسنل کلیدی می توانند انتخاب و آموزش داده شوند تا حسابرسی داخلی شرکت برای روند صدور گواهینامه باشد.
گام بعدی آماده سازی یک راهنمای سیاست کیفیت برای این شرکت است. این کتابچه باید عناصر الزامات ISO 9000 را که برای این شرکت اعمال می شود، منعکس کند. مهم است که اطمینان حاصل شود که الزامات قبل از معرفی کتاب سیاست کیفیت، کاملا درک شده است.
کتابچه راهنمای سیاست کیفیت باید شامل روش های عملیاتی باشد که توابع درون شرکت و پرسنل مسئول برای این توابع را شناسایی کند. سپس کتابچه راهنمای سیاست کیفیت توسط حسابرسان داخلی تعیین شده توسط شرکت برای رعایت مقررات ISO 9000 بررسی می شود. اگر ممیزی هر گونه مسائل را پیدا کند، اقدامات اصلاحی می تواند برنامه ریزی شده و اصلاحات انجام شده در این مراحل باشد. هنگامی که یک ممیزی داخلی متوجه شد که دیگر اقدامات اصلاحی مورد نیاز وجود ندارد، شرکت می تواند ثبت کننده ISO یا گواهینامه را انتخاب کند. انتخاب ثبت کننده برای کاهش هزینه های صدور گواهینامه صدور گواهینامه خارجی 9000 ضروری است. ثبت کنندگان هزینه های متفاوت دارند و برای شرکت یک رکورد را بر اساس نیازهای شرکت انتخاب می کند. گاهی اوقات لازم نیست استخدام بزرگترین یا گران ترین ثبت کننده زمانی که یک ثبت کننده محلی کافی باشد.
هنگامی که یک شرکت یک ثبت کننده استخدام می کند، معمولا شامل حسابرسی ثبت و ممیزی های نظارتی می شود. حسابرسی ثبت ممیزی اولیه است که انجام خواهد شد تا ببینیم آیا یک شرکت ثبت نام خواهد کرد یا خیر. یک شرکت با فرایند حسابرسی با ثبت کننده موافقت خواهد کرد. ممیزی قبل از ارزیابی انجام می شود و هر اقدام اصلاحی انجام می شود. پس از انجام اقدامات اصلاحی بیشتر، ممیزی ثبت نام می تواند انجام شود. در صورتی که ممیزی ثبت نام اقدامات اصلاحی را پر نمی کند، ثبت ISO کامل است. پس از ثبت شرکت، ثبت کننده تقریبا هر شش ماه یا سال به عقب برگردد تا ببیند آیا شرکت سیستم خود را حفظ می کند و همچنان به رعایت الزامات استاندارد می پردازد.