ویژگی های به دنبال در نرم افزار حقوق و دستمزد آنلاین
جای تعجب نیست که بسیاری از شرکت های کوچک برای پرداخت این وظایف به خدمات پرداخت حقوق باز می گردند.
اما کدام خدمات پرداختی بهترین است؟
خدمات پرداخت دستمزد چیست؟
دو نوع خدمات حقوق و دستمزد وجود دارد: خدمات آنلاین و (برای عدم اصطلاح بهتر) خدمات شخصی. خدمات آنلاین ممکن است برنامه ها یا مبتنی بر آنلاین باشد. خدمات شخصی کسب و کار متعلق به یک فرد است که ممکن است پرداخت آنلاین آنلاین و یا که ممکن است محلی است.
فرایند ارزیابی برای هر دو نوع خدمات حقوق و دستمزد یکسان است. اما این مقاله در مورد خدمات آنلاین تمرکز خواهد کرد. در اینجا برخی از ویژگی های شما باید در نظر بگیرید:
هزینه خدمات اینترنت در اینترنت چقدر است؟
اولین چیزی که صاحبان کسب و کار هنگام خرید یک سرویس حقوق و دستمزد میپرسند «چقدر هزینه دارد؟» در حالی که هزینه مهم است، عوامل دیگر نیز به همان اندازه مهم هستند.
هزینه خدمات را در حال حاضر و به آینده در نظر بگیرید. اگر کسب و کار بسیار کوچک با تنها یک یا دو کارمند داشته باشید، ممکن است بخواهید هزینه خود را با استفاده از یک سرویس مقیاس پذیر محدود کنید، که هزینه آن فقط برای چند کارمند حداقل است و افزایش می یابد به شما اضافه کردن کارمندان و خدمات.
برای بسیاری از خدمات حقوق و دستمزد من نگاه کردم، هزینه هر ماه است، بنابراین شما می توانید در هر زمان تغییر دهید. اکثر هزینه های بر اساس تعداد کارکنان بر اساس. برخی از گزینه های 1099 برای پرداخت پیمانکاران، فروشندگان و یا مترجمان آزاد ارائه می دهند. (در انتهای این مقاله یک لیست مختصر با هزینه ها پیدا خواهید کرد.)
هزینه ها در دو سطح برای برخی از خدمات می آیند: یک سرویس پایه ای که فقط هزینه ها را محاسبه و ارائه می کند، شاید سرویس W-2 و یک گزینه کامل خدمات است که همچنین می پردازد و پرداخت مالیات بر حقوق و ضمانت های مالیاتی، از جمله فرم 941 (فرم گزارش مالیاتی حقوق ماهانه سه ماهه).
چه باید خدمات پرداخت حقوق کامل خدمات شامل؟
- راه اندازی، آموزش، و داشبورد. سیستم باید به راحتی تنظیم شود. شما باید یک داشبورد داشته باشید تا بتوانید از طریق فرایندها به شما هدایت شود و به شما اجازه می دهد تا بر روی فعالیت هایی نظیر فیلدینگ ها و سپرده های پرداختی چک کنید. آموزش باید ساده باشد، با فیلم های خوب برای کمک به شما از طریق فرآیندهای مختلف کار کنید. آیا آنها بر این باورند که چه میزان از دانش حقوق و دستمزد را دارید؟ بیشتر صاحبان کسب و کار دانش کمی دارند، بنابراین سرویس شما باید اطلاعات پایه ای دقیق از شرایط حقوق و دستمزد، چک های پرداخت و ثبت نام ارائه دهد.
- paychecks هر یک از این سیستم ها شما را قادر می سازد اطلاعات را برای هر کارمند وارد کنید، از جمله فرم W-4 برای اخراج مالیات بر درآمد فدرال و سایر اطلاعات مورد نیاز برای تهیه چک های پرداختی. سیستم ها باید به شما اجازه نوشتن چک های چاپ شده را بدهند یا به طور مستقیم سپرده ها را چک کنید (بهترین راه). در مورد نیازهای خود با بانک خود چک کنید.
- فرم W-2 سرویس شما باید به شما ارائه دهد فرم W-2 ، فرم حقوق و دستمزد کارمند سالانه و فرم اطلاعات مالیاتی است که شما باید در ماه ژانویه به کارکنان بدهید. گزینه کامل خدمات همچنین باید این فرم ها را با اداره تامین اجتماعی برای شما در زمان مناسب ارسال کند.
- پرونده و پرداخت مالیات بر درآمد. این احتمالا مهمترین سرویس است. داشتن یک شخص فایل و پرداخت این مالیات مسئولیت بزرگی است. یک سیستم کامل خدمات باید تمام مالیات مربوط به حقوق و دستمزد و مدارک مالیاتی استخدام را برای شما ارسال کند. آنها باید از طرف شما با ادارات نظارتی فدرال، ایالتی و محلی، پرداخت کنند. فرم ها باید شامل فرم 941 - اعلامیه حقوق و دستمزد سالیانه و فرم مالیاتی بیکاری دولت و فدرال باشد.
این سرویس همچنین باید مالیات های حقوق و دستمزد محلی و محلی را دنبال کند که اگر کارمندانی در شهرها و ایالت های مختلف کار می کنند کمک بزرگی است.
چه ویژگی های دیگری باید انتظار داشته باشید؟
تضمین های مالیاتی. خدمات شما باید تضمین کند که فرم های مالیاتی قبل از همه مهلت ها ارسال می شود و پرداخت ها به موقع صورت می گیرد تا جریمه یا جریمه ای نداشته باشید . این سرویس باید موافقت کند که هر جریمه یا جریمه ای را برای ضبط و پرداخت در اواخر پرداخت کند. اگر آنها این تضمین را ندهند، از آنها استفاده نکنید.
دسترسی به تلفن همراه شما باید قادر به دسترسی به داشبورد و ایجاد تغییرات، ارسال اطلاعات در رایانه، تلفن همراه یا رایانه لوحی خود و یا حتی در اطلاعات تماس.
کارمند خودسوزی برخی از این خدمات دارای داشبوردی هستند که کارکنان می توانند وارد شوید و اطلاعات مربوط به چک های پرداخت سالانه خود را بدست آورید.
آنها ممکن است بتوانند اطلاعات W-4 را به صورت آنلاین تغییر دهند.
ادغام با سیستم حسابداری شما. داشتن خدمات پس انداز خود را با سیستم حسابداری خود ادغام می کند و زمان و پول خود را صرفه جویی می کند. Intuit Payroll تنها با QuickBooks Online به فروش می رسد، بنابراین ممکن است گزینه خوبی برای شما باشد اگر شما QBO را قبلا داشته باشید. نرم افزار Patriot دارای یک سیستم حسابداری است که می توانید به خدمات پرداخت حقوق خود اضافه کنید.
سؤال های مهم دیگر بپرسید
پشتیبانی و خدمات این یکی واقعا مهم است چیزها اتفاق می افتد و حقوق و دستمزد باید در زمان های خاص اجرا شود. شما باید بدانید که سرویس شما در دسترس و مفید است.
بالاترین سطح خدمات تماس تلفنی است. چه ساعت هایی میز کمک را دارد؟
دومین سطح بالاتر چت است. ساعت ها چه هستند؟
سطح سوم ایمیل است. چگونه سرویس شما به ایمیل پاسخ می دهد؟
در طول دوره آزمایشی یا 30 روز اول، اطمینان حاصل کنید که برای ارزیابی پشتیبانی ارائه شده چندین بار تماس بگیرید.
به روز رسانی ها مقررات مالیاتی و نرخ مالیات بر درآمد همیشه در حال تغییر است. همانگونه که سیستمهای خود را ارزیابی می کنید، از نحوه بروزرسانی نرم افزار خود و نحوه ارتباط آنها با این به روزرسانی ها مطلع شوید.
امنیت. سیستم خود چقدر امن است؟ آیا در ابر (احتمالا) است؟ چگونه اغلب آنها را بالا می برند؟
سایر خدمات اضافی شما ممکن است بخواهید
سرویس 1099 بعضی از این سیستم ها دارای یک افزودنی (برای هزینه اضافی) است که به شما اجازه می دهد تا به کارکنان قراردادی، فروشندگان و مترجمان آزاد پرداخت کنید و فرم های 1099-MISC را به آنها بدهید (مشابه فرم های W-2 برای کارکنان). این سرویس همچنین باید از فرم های 1099-MISC با IRS تهیه کند.
مخفی کردن پشتیبان اگر شما به غیر کارکنان پرداخت می کنید، ممکن است لازم باشد از پرداخت های خود گرفته شده پشتیبان گیری کنید. اگر سرویس 1099 دارید، سرویس شما باید بتواند این کار را انجام دهد و گزارشات را صادر کند.
برای بررسی خدمات بالقوه کجاست؟
هنگامی که انتخاب خود را به چند سرویس محدود کرده اید، آنها را چک کنید. رأی های آنلاین را بررسی کنید، اما به آنها وابسته نیستید. مکان بهتر برای چک کردن اداره بهتر است . ببینید چه شکایتی علیه این شرکت ثبت شده است و چگونه آنها حل شده اند
برخی از خدمات حقوق و دستمزد در نظر گرفته شده است؟
اگر در اینترنت جستجو کنید، بسیاری از خدمات حقوق و دستمزد را پیدا خواهید کرد. در اینجا چند نفر هستند که با جستجوی شما شروع می شوند. ما انتخاب کامل سرویس برای هر یک را انتخاب کردیم.
من حقوق و دستمزد کامل خدمات را نادیده می گیرم. این سرویس افزودنی به QuickBooks Online است. قیمت گذاری بستگی دارد به کدام نسخه از QBO شما می خواهید و سطح خدمات حقوق و دستمزد شما نیاز دارید. قیمت گذاری ماهانه است.
نرم افزار حقوق و دستمزد Patriot. سیستم حقوق و دستمزد کامل خدمات خود را از 25 دلار در ماه برای یک کارمند آغاز می کند و با تعداد کارکنان افزایش می یابد.
paychex سیستم آنها بر اساس تعداد کارکنان است. قبل از انتشار اطلاعات قیمت گذاری، آنها از یک مشتری بالقوه درخواست کتبی می کنند.
Gusto: قیمت آنها 39 دلار در ماه قیمت پایه به اضافه 6 دلار در ماه برای هر فرد (ما فرض می کنیم که به معنی هر فرد پرداخت می شود).
ADP دارای سه سطح حقوق و دستمزد، از جمله منابع انسانی است. قیمت گذاری در دسترس نبود.
چگونه یک سیستم حقوق و دستمزد را امتحان کنید
یکی از مسائل نهایی: مشکل با آزمایش این سیستم ها این است که آنها به شما نیاز دارند "به زندگی ادامه دهند" و شما نمیتوانید بیش از یک بار هزینه های پرداخت کنید. Patriot و Gusto نسخه آزمایشی را که می توانید امتحان کنید. ADP دو ماه حقوق ماهانه دارد، اما بدان معنی است که شما متعهد به اجرای سیستم با دو ماه می باشید.