هزینه های متحرک که باید پرداخت کنید
بهتر است فقط با بازپرداخت هزینه های متحرک تصویب شده توسط IRS به عنوان کسر از بازپرداخت مالیات کارکنان صورت گیرد.
با توجه به IRS ، هزینه های متحرک متحرک برای کارمندان فقط شامل می شود
"هزینه های معقول:
انتقال کالاهای خانگی و وسایل شخصی از خانه سابق به خانه جدید، و
مسافرت (از جمله مسکن) از خانه سابق به خانه جدید.
بازپرداخت هزینه های غیر مجاز همیشه برای کارمند مالیاتی است، حتی اگر بازپرداخت ممکن است به عنوان یک طرح پاسخگو (به عنوان شرح زیر) واجد شرایط باشد.
پیامدهای مالیاتی هزینه های بازپرداخت هزینه کارکنان
به طور کلی، هرگونه پرداختی که به کارکنان انجام می دهید، مالیات است و هزینه پرداخت هزینه کارکنان، مزایای مالیاتی محسوب می شود. اما یک راه برای ایجاد مزایای غیرمجاز برای کارمند وجود دارد.
اگر بخواهید هزینه های کارمند کارکنان را به کارمند غیر مالیاتی (IRS از اصطلاح "حذف شده") از مالیات استفاده می کند، شما باید از طریق IRS یک طرح پاسخگو را پرداخت کنید .
در این مورد، کارمند هزینه های خود را می پردازد و شما آنها را بازپرداخت می کنید.
برای برآوردن معیارهای یک طرح پاسخگو، هزینه ها باید مشخص شود و فقط هزینه های مشخصی پرداخت شود. هزینه ها نیز باید برای یک هدف تجاری باشد.
کارکنان باید هنگام انجام خدمات به عنوان یک کارمند شرکت شما، هزینه های کم هزینه ای را پرداخت کنند یا متحمل شوند. ممکن است لازم باشد سندی را که کسب و کارتان در حال حرکت است، نشان دهد.
همچنین برخی از روش های حسابداری وجود دارد که باید در نظر گرفته شود تا طرح بازپرداخت شود
- کارمند باید "به اندازه کافی برای این هزینه ها در مدت زمان معقولی حساب کند." به این ترتیب، کارمند باید کلیه هزینه های شما را دریافت کند.
- اگر شما به کارمندان این هزینه ها را پیش می برید، کارمند باید هر مقدار اضافی را در یک دوره معقولی از زمان بازگرداند.
به عنوان مثال، بگذارید بفروشیم که 5000 دلار برای جابهجایی هزینهها پیش برویم و کارمند به شما اجازه میدهد مبلغ 3،660 دلار دریافت کنید. کارمند باید یک تعادل (1350 دلار) را چک کند. اگر تمام معيارهايي براي طرح پاسخگويي مطابقت نداشته باشد، طرح يک طرح پاسخگو نيست. و " بازپرداخت هزینه های غیرمستقیم " (به کارمند) و کمک هزینه های متفرقه یا غیرقابل مشخص، به کارمند مالیات پرداخت می شود.
فقط کاملا واضح است: هر گونه بازپرداختی که به کارکنان تحت یک طرح غیرقابل پذیرش انجام می شود، باید به عنوان مالیات (از جمله اخراج) محاسبه شود، حتی اگر بازپرداخت برای هزینه هایی است که به کارمند قابل محاسبه است. و هر نوع پرداختی که توسط رسید ها اثبات نشده است، حتی اگر بخشی از یک طرح پاسخگو هستند، مالیات می گیرند و تمویل می شوند.
اخراج مالیات بر درآمد در پرداخت هزینه های متحرک به کارمندان
اگر پرداخت ها براساس معیارهای یک طرح پاسخدهی صورت پذیرد و تمام شرایط لازم برآورده شده است، پرداخت به کارکنان برای جابجایی هزینه ها مستلزم استقرار است.
پرداخت هزینه های متحرک که براساس معیارهای یک طرح پاسخگو (که در بالا شرح داده شده است) انجام نمی شود، مالیات بر درآمد فدرال، مالیات FICA (تامین اجتماعی و مدیکر) و مالیات بیکاری فدرال است.
گزارش پرداخت هزینه های متحرک در فرم W-2 کارمند
اگر بازپرداخت به کارمند با تمام شرایط یک طرح پاسخگو مطابقت دارد، همانطور که در بالا توضیح داده شد، مجبور نیستید این بازپرداختها را در W-2 کارمند ببندید. اگر کارمند حسابداری کافی برای هزینه ها را به شما ارائه می دهد اما بیش از حد مجددا بازپرداخت نمی شود، شما باید با استفاده از سرویس حقوق و دستمزد یا تهیه کننده مالیاتی خود برای تعیین نحوه گزارش دادن مقادیر مالیات و غیر مالیات، بررسی کنید. شما باید مبلغ این مزایا را در صورت گزارش مالی سالانه W-2 برای کارمند برای سال قبل تکمیل کنید.
نرم افزار Patriot توضیحات بیشتری در مورد چگونگی وارد کردن این هزینه ها به شکل W-2 کارمند فراهم می کند. ما از مثال فوق استفاده خواهیم کرد، جایی که کارمند 5000 دلار برای جابجایی هزینه ها دریافت می کند، دارای درآمد 3،660 دلار و نگهداری 1،350 باقی مانده است. مقدار کارمند نگه می دارد به کارمند مالیات می شود. ما فرض می کنیم این پرداخت تحت شرایط مورد نیاز برای یک طرح پاسخگو انجام شده است، همانطور که در بالا توضیح داده شد:
- مالیات بر ارزش افزوده 1،350 دلار در جعبه 1 W-2 (و در جعبه های 3، 5، و 16، اگر مالیات توسط دولت یا شهرستان) شامل می شود.
- مالیات بر درآمد فدرال و ایالتی و مالیات FICA باید برای 1،350 دلاری محاسبه و در جعبه های مناسب در W-2 محاسبه شود.
- شما باید مبلغ 3660 دلار (مبلغ برابر با مبلغ ثابت (مثلا بخش غیرقابل برگشت) در جعبه 12 فرم W-2 با استفاده از کد "L."
برای جزئیات بیشتر در مورد چگونگی این کار، به IRS Publication 15 (E Circular) مراجعه کنید.
دادن پول اضافی کارمند برای هزینه های متحرک
بعضی از شرکت ها به مجموعه کارکنان مبلغی را برای هزینه های حرکت می کنند، بسته به نوع حرکت و فاصله. پرداخت ممکن است برای کسب و کار شما به عنوان یک هزینه تجاری محاسبه شود.
اگر میخواهید هزینه کارکنان را برای کارکنان تعیین کنید و کارکنان تصمیم بگیرند که چگونه این پول صرف شود، طبق قوانین IRS، یک طرح غیرقابل پذیرش دارید. در این مورد، همانطور که در بالا ذکر شد، اگر شما نمی خواهید که کارمند مجبور باشد که رسیدگی کند، تمام پرداخت ها به نفع کارمند مالیات است. علاوه بر این، مالیات بر درآمد فدرال و مالیات FICA باید در پرداخت پرداخت شود.
در این مورد، ممکن است بخواهید یک مبلغ اضافی برای پرداخت اضافه کنید تا کارمند با مالیات اضافی که باید پرداخت شود کمک کند. این یک "چک کردن" به حساب می آید و این کار برای پرداخت دقیق مبلغ پرداخت پس از پرداخت مالیات انجام می شود.
به عنوان مثال، اگر مبلغ 2000 دلار را در هزینه های متحرک به کارکنان پرداخت کنید، می توانید یک محاسبه سنگین برای انجام دادن بیش از 2000 دلار برای پرداخت مالیات اضافی انجام دهید. Patriot Software دارای یک ماشین حساب بزرگ است که ممکن است به شما در این امر کمک کند.
هزینه های متحرک متحرک محاسبه می شود
پرداخت هزینه کارکنان متحرک هزینه کسب و کار مجانی برای کسب و کار شما است. کسر هزینه های کارکنان برای کارکنان باید محدود به مواردی باشد که کارمند می تواند بر درآمد مالیات خود حساب کند. این بدان معنی است که فقط هزینه های حمل کالاهای خانگی و هزینه های سفر به محل جدید برای کارمند و خانواده اش.
اعالم کردن کارمندان درباره طرح هزینه بازپرداخت هزینه های متحرک
همانند سایر مزایای کارکنان، همه کارکنان باید با همان رفتار رفتار کنند. شما می توانید معیارهای واجد شرایط برای طرح توسط نوع کارمند (به عنوان مثال حقوق و دستمزد به صورت ساعتی) را تعیین کنید، اما شما نمیتوانید یک کارمند را در طبقه بندی مشابه بیشتر از این سود بیشتر از دیگران قرار دهید.
همیشه این ایده خوبی است که این نوع مزایا را در نوشتن بگذارید و آن را در ارتباطات خود با کارکنان قرار دهید. راهنمای کارمند شما و یا دستورالعمل ها و دستورالعمل ها ، مکان خوبی برای توصیف این طرح است. فراموش نکنید که اطلاعات مربوط به مفاد مالیاتی این مزایا را شامل شود.
کمک به کارکنان با تخفیف هزینه های متحرک خود
مگر اینکه شما یک مأمور مالی معتبر هستید ، ارائه مشاوره مالیاتی به کارکنان درباره کسر مالیات بر درآمد، کار خوبی نیست. مشاغل خود را تشویق کنید تا مشاوره مالیاتی حرفه ای و یا استفاده از نرم افزار مالی حرفه ای داشته باشید . در اینجا چند چیز است که می توانید انجام دهید تا به کارکنان این مزایای متحرک را درک کنید و این که چگونه مالیات های آنها را تحت تاثیر قرار می دهد:
- به کارکنان یک بسته جابجایی شغلی ارائه می دهد که توضیح می دهد چگونه و چگونه هزینه های متحرک توسط شرکت شما بازپرداخت می شود.
- برای تأمین هزینه های بازپرداخت اولیه، فرصت را برای کارکنان در اختیار خود قرار دهید (در فرم W-4 ).